Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy: jak wybrać najlepsze?

Wybór oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy nie jest łatwym zadaniem. Według G2 na rynku dostępnych jest ponad 169 rozwiązań iPaaS. Co gorsza, jest tylko garstka, które faktycznie dobrze pasują do Twojej firmy. Jak więc u licha wybrać najlepszą?

Poniżej podsumujemy aspekty, które należy wziąć pod uwagę i pokażemy, jak znaleźć odpowiednie informacje w Internecie. Czytaj dalej, aby znaleźć swoje następne oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy.

Dopasowanie do rynku

Dla każdego dostępne jest oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy. Niektóre rozwiązania są przeznaczone dla małych firm (np. Zapier), niektóre rozwiązania dla średnich firm (np. Elastic.io), a niektóre dla przedsiębiorstw (np. Pie Sync).

Istnieją również rozwiązania skierowane do wielu segmentów rynku.

Automate.io oferuje plany zarówno dla małych, jak i średnich firm. Workato oferuje plany dla średnich firm i przedsiębiorstw. Integromat oferuje plany dla firm każdej wielkości. Od ciekawskich początkujących, którzy korzystają z bezpłatnych i podstawowych planów, przez małe i średnie firmy, które korzystają ze standardowych biznesplanów, po przedsiębiorstwa korzystające z niestandardowych planów, każdy może użyć Integromatu do integracji swoich aplikacji i tworzenia automatyzacji.

Mając to na uwadze, upewnij się, że wiesz, która firma zajmująca się automatyzacją przepływu pracy dostosowała swój produkt do firm Twojej wielkości – ich koszty i funkcje będą najlepiej dopasowane do Twojej firmy. W G2 możesz to zrobić, filtrując według segmentu rynku.

g2-segmenty-rynku Źródło obrazu: G2

Ocena

Oczywiście, jeśli oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy ma wysokie oceny, jest to coś, na co należy zwrócić uwagę. Ale upewnij się, że mają znaczną liczbę ocen. Chcesz wybrać platformę, która jest wysoko oceniana przez wielu ludzi, a nie tylko garstkę super fanów.

capterra-integromat-recenzje-zrzut ekranu Źródło obrazu: Capterra

Opinie

Dwa rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy mogą mieć podobną ocenę, cenę i funkcje, ale pisemne i wideo recenzje dotyczące G2 i Capterra w rzeczywistości dają wgląd w to, jak bardzo usprawniają pracę ich klientów.

Recenzje mogą ujawnić, że klienci skutecznie rozwiązali te same problemy, z którymi masz do czynienia. Mogą również zaoferować cenne informacje zwrotne na temat rzeczy, które są istotne w Twojej konkretnej sytuacji, takich jak łatwość użytkowania i jakość obsługi klienta. Dodatkowo możesz zobaczyć entuzjazm klientów (lub jego brak) w sposobie, w jaki piszą lub mówią o produkcie. Jeśli każda opinia o produkcie jest świetna, to są szanse, że poczujesz się tak samo.

Rozwiązania z największą liczbą opinii klientów są prawdopodobnie również lepszym rozwiązaniem. Więcej ich klientów robi wszystko, aby się nimi zachwycać, niż klienci ich konkurentów. Dlatego pamiętaj, aby pochłonąć recenzje każdej platformy, zanim zdecydujesz się na jedną.

integromat-g2-recenzja-zrzut ekranu Źródło obrazu: G2

Cena i wartość

Oczywiście przystępność jest kluczowym aspektem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy. Ale równie ważna przy ocenie jest wartość każdego rozwiązania w stosunku do ceny lub zwrot z każdej zainwestowanej złotówki. Jedno oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy może zaoferować plan, który jest nieco droższy niż konkurencyjny plan innego rozwiązania, ale ten pierwszy może zapewnić znacznie więcej możliwości.

Mając to na uwadze, wybierz plan subskrypcji, który pasuje do Twojego budżetu, ale ma również najwyższy potencjalny zwrot z inwestycji. Każde oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy udostępnia swoje plany cenowe i odpowiadające im możliwości produktów na swojej stronie internetowej.

Podsumowanie funkcji

Jeśli wiesz, jakich funkcji szukasz w oprogramowaniu do automatyzacji przepływu pracy, każda z ich witryn internetowych powinna mieć obszerny katalog funkcji produktów. Zarówno G2, jak i Capterra również wymieniają funkcje każdego rozwiązania w swoim profilu. Jeśli nie wiesz, jakich funkcji szukasz, sprawdź, jakie funkcje powinno posiadać typowe oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy.

Proces wdrażania do firmy nowego pracownika

Każde nowe oprogramowanie może być trudne do wdrożenia i rozpoczęcia pracy. Na szczęście, jeśli oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy zawiera wideo i dokumenty wprowadzające, które mogą pomóc Ci zainstalować ich produkt w swoich systemach i nauczyć Cię, jak z niego korzystać, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu, wycisnąć z produktu znacznie więcej i być bardziej produktywnym na dłuższą metę.

W Capterra informacje te można znaleźć w sekcji Wdrożenie i wsparcie w profilu każdego dostawcy. Powinieneś również zapytać zespół sprzedaży każdego dostawcy, w jaki sposób planują Cię dołączyć, jeśli się zalogujesz.

wdrożenie-i-wsparcie-capterra Źródło obrazu: Capterra

Innym aspektem do rozważenia jest to, czy natywne środowisko wdrażania każdego rozwiązania (pomyśl o mikrokopii, sugestiach i ścieżkach szkoleniowych) jest proste, jasne i łatwe do naśladowania. Może to pomóc spłaszczyć krzywą uczenia się bez pomocy jakichkolwiek dokumentów lub filmów wprowadzających, co potencjalnie może zająć dużo czasu.

Dodatkowo zrób trochę badań online i sprawdź, czy każde oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy ma aktywną społeczność użytkowników, którzy pomagają rozwiązywać problemy. Mogą być na grupie mediów społecznościowych, forum lub Reddit. Tego typu społeczności mogą szybko i dokładnie odpowiedzieć nawet na najbardziej palące pytania.

Obsługa klienta

Podobnie jak dokumenty i filmy wprowadzające, zespół obsługi klienta może zaoszczędzić mnóstwo czasu, wycisnąć z produktu znacznie więcej i zwiększyć produktywność na dłuższą metę, jeśli kiedykolwiek napotkasz problem z produktem.

Może jest jakaś funkcja, której nie wiesz jak używać. Lub stronę z dokumentacją, której nigdzie nie możesz znaleźć. W idealnym przypadku wybrane oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy będzie miało zespół obsługi klienta, który może Ci w tym pomóc.

Każde rozwiązanie powinno co najmniej wspierać Cię poprzez często zadawane pytania, bazę wiedzy na ich stronie internetowej, help desk i funkcję czatu na ich stronie internetowej.

Zrzut ekranu integromat-help-desk

W firmie Capterra informacje te można znaleźć w sekcji Wdrożenie i pomoc techniczna w profilu każdego oprogramowania do obsługi przepływu pracy. Należy zapytać zespół sprzedaży każdego rozwiązania, w jaki sposób zamierzają udzielić Ci wsparcia, jeśli się zalogujesz.

Należy jednak zauważyć, że wsparcie może być jedną rzeczą na papierze, a zupełnie inną rzeczą w rzeczywistości. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób każde rozwiązanie faktycznie wspiera swoich klientów, przejrzyj opinie użytkowników na G2 i Capterra, aby zobaczyć, w jaki sposób faktycznie traktują klientów – a nie tylko, jak twierdzą, że do nich dążą.

Społeczności

integromat-społeczność-facebook

Jeśli oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy ma aktywną społeczność poświęconą optymalizacji rozwiązania na Slacku, forum lub grupie mediów społecznościowych, to dobry znak, że ich produkt faktycznie pomaga ich klientom i zapewnia im ogromną wartość. To także dobry znak, że będziesz mógł w pełni wykorzystać ich produkt.

Inną wskazówką, że będziesz w stanie w pełni zoptymalizować ich rozwiązanie, jest dostępność szerokiej gamy konsultantów. Sprawdź Upwork i Fiverr, aby sprawdzić, czy jest dużo do wynajęcia i czy mają przystępną cenę.

Elastyczność subskrypcji

Zawsze ważne jest, aby przeczytać drobnym drukiem. Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy może z pewnością zablokować Cię umową na czas niewykonalny dla Twojej firmy. Nie będziesz w stanie anulować subskrypcji, nawet w tragicznych okolicznościach.

Najlepiej byłoby spróbować nawiązać współpracę z oprogramowaniem do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia rezygnację, tak jak w przypadku Netflix lub innych usług subskrypcji konsumenckich. Jeśli nie, upewnij się, że długość umowy nie jest niczym nierozsądnym.

Wizja firmy

Integromat-firma-wizja

Wybierając dostawców oprogramowania, chcesz współpracować z tymi, którzy będą się rozwijać razem z Tobą, co oznacza, że oboje będziecie się rozwijać, będziecie ze sobą ściśle współpracować. Jeśli chodzi o Twojego dostawcę oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy, jednym z największych wskaźników, które pozwolą Ci wspólnie się rozwijać, jest to, czy identyfikujesz się z tą samą wizją przyszłości automatyzacji lub dzielisz ją z nimi.

Zazwyczaj ich wizję automatyzacji można znaleźć na stronie „O programie” lub w deklaracji misji. Możesz również zapytać zespół sprzedaży rozwiązania, jaka jest jego wizja. Jeśli nie dadzą jasnej odpowiedzi, to prawdopodobnie znak, że organizacja jest teraz niewłaściwa lub zbyt krótkowzroczna.

Rozwój i stabilność firmy

Wiedza o tym, czy dostawca ma solidną sytuację finansową, czy nie, jest kolejnym krytycznym aspektem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy.

Na przykład Integromat był rentowny przez większość swojego istnienia i nigdy nie korzystał z pomocy jakiegokolwiek zewnętrznego finansowania. Firma rozwijała się w stałym, zrównoważonym tempie przez lata, zanim Celonis je przejął . Teraz mają pełne wsparcie firmy z ponad 1,4 miliarda dolarów finansowania, co pozwala im wprowadzać innowacje i rozwijać się w bezprecedensowym tempie.

Dla innych firm, które są wspierane kapitałem wysokiego ryzyka, ważne jest, aby dowiedzieć się, czy czekają na kolejny zastrzyk kapitału, czy też działają na oparach. Nie chcesz współpracować z firmą, która walczy o przetrwanie lub, co gorsza, wisi na włosku.

Wybór odpowiedniego narzędzia do automatyzacji przepływu pracy dla Twojej firmy

Z biegiem lat rynek iPaaS doświadczył eksplozji wzrostu i przewiduje się, że będzie rósł w zawrotnym tempie . Coraz więcej firm zaczyna zdawać sobie sprawę, że oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy nie jest już tylko czymś, co warto mieć. To pozycja obowiązkowa.

Ale nie możesz po prostu wybrać najbardziej popularnego lub uznanego rozwiązania i oczekiwać wyników. Musisz wybrać odpowiedni dla swojej firmy. W tym celu zalecamy wykonanie następujących czterech kroków:

1. Oceń każde rozwiązanie w każdym z omówionych powyżej aspektów w skali 1-5. Następnie skróć listę do rozwiązań, które mają najwyższe wyniki.

2. Przetestuj bezpłatne wersje swoich najlepszych rozwiązań. Bardzo ważne jest, aby wyczuć ich produkt.

3. Zanurz się w społecznościach swoich najlepszych rozwiązań. Dowiedz się, w jaki sposób użytkownicy wchodzą w interakcję z produktem, jakie są wspólne problemy i jakiego rodzaju wsparcie zapewniają.

4. Sprawdź, czy istnieją jakieś szczególne plany lub korzyści dla Twojej konkretnej sytuacji . Na przykład Integromat oferuje bezpłatne plany premium dla studentów i wykładowców .

Jesteśmy pewni, że po przeprowadzeniu tego procesu będziesz w stanie wybrać odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy dla swojej firmy.