Jak zautomatyzować zakupy w sklepie Shopify — część 4

Witamy w ostatniej części naszej serii automatyzacji zakupów!

W naszych poprzednich artykułach pokazaliśmy, jak sprawdzać poziomy zapasów w Shopify , dodawać informacje o produkcie i dostawcy do QuickBooks oraz automatycznie tworzyć zamówienia zakupu.

W końcowej części tej serii pokażemy, jak automatycznie oglądać swoją skrzynkę e-mail pod kątem faktur otrzymanych od dostawców, przesyłać je na Dysk Google i Airtable oraz przekazywać e-maile do zespołu finansowego, aby mógł przetworzyć odpowiednie płatności.

Zanim zakasujemy rękawy, rzućmy okiem na poniższy scenariusz i jak skonstruowane są kroki.

Automatyczne przekazywanie faktur otrzymanych e-mailem: Jak działa proces

W poniższym samouczku utworzymy scenariusz Integromat, który śledzi Twoją skrzynkę e-mail pod kątem faktur, przechowuje je w dwóch aplikacjach (Airtable i Google Drive) i wysyła je do Twojego zespołu finansowego (lub osoby) w celu przetworzenia.

w pełni skonfigurowany-scenariusz

Proces przebiega w następujący sposób. Po pierwsze, Integromat obserwuje faktury od dostawcy.

W tym celu filtr wyszukuje słowo „faktura” w temacie wiadomości e-mail i w scenariuszu przetwarzane są tylko wiadomości e-mail z załącznikami. Pamiętaj, że możesz zmienić słowo, którego chcesz używać do filtrowania wiadomości e-mail, aby dopasować je do swojej rzeczywistej sytuacji.

W tym samym czasie, gdy faktura trafi do skrzynki odbiorczej, Integromat tworzy zapis na Airtable i wysyła powiadomienie przez Gmaila.

Załącznik (faktura lub faktury) są następnie przesyłane do folderu Dysku Google odpowiadającego danemu dostawcy. Innymi słowy, każdy dostawca ma foldery Dysku Google, a faktury są automatycznie przekazywane do każdego z nich po ich przybyciu.

Faktury są również przesyłane do naszej głównej bazy Airtable i wymienione w tabeli „Faktury dostawcy”. Kiedy tak się dzieje, status ewidencji (faktury) jest ustawiany na „oczekujące na płatność”.

Na koniec do zespołu finansowego wysyłany jest e-mail z fakturą w celu dokonania płatności.

Jak widać, ta automatyzacja usunie z Twoich ramion ogromne obciążenie pracą i będzie pracować dla Ciebie 24/7 za ułamek tego, co kosztuje ręczne wykonywanie tego zadania.

Zanim zaczniemy to budować, pamiętaj, że wszystkie nasze scenariusze automatyzacji zamówień opierają się na tej samej bazie Airtable, którą możesz znaleźć (i skopiować) tutaj.

Teraz zabierzmy się do pracy i zobaczmy, jak to stworzyć.

Krok 1: Pobieranie faktur i przesyłanie ich na Dysk Google

Po utworzeniu nowego scenariusza z pulpitu nawigacyjnego, dodaj moduł „ Gmail > Oglądaj wiadomości e-mail ”.

Po nawiązaniu połączenia z Integromat skonfiguruj moduł w następujący sposób:

  • Wybierz folder skrzynki odbiorczej, w którym chcesz oglądać faktury
  • Wybierz filtr Gmaila jako typ filtra
  • W polu Zapytanie użyj zapytania, które wyszukuje określone słowo w wierszu tematu (np. „faktura”), aby zidentyfikować prawidłowe wiadomości e-mail. Oczywiście, jeśli e-mail dostawcy zawiera coś innego, odpowiednio dostosuj zapytanie
  • Możesz wybrać, czy chcesz, aby e-maile były oznaczane jako przeczytane po pobraniu
  • Możesz również zwiększyć maksymalną liczbę wiadomości zwrotnych podczas realizacji scenariusza (jeśli otrzymujesz dużo wiadomości e-mail, liczba ta powinna być wysoka)

konfiguracja-modułu-e-maili-gmail-watch

Teraz chcemy przetwarzać tylko wiadomości e-mail, które mają załączniki (faktury), aby uniknąć „fałszywych alarmów”.

Na przykład dostawca może chcieć omówić coś na temat faktury i dołączyć w temacie słowo „faktura”. Ponieważ chcemy uniknąć przetwarzania tych e-maili przez nasz scenariusz, będziemy polegać na określonym module.

Aplikacja Integromat Gmail posiada własny moduł iteratora. Użyjemy go do iteracji załączników, aby można je było przesłać na Dysk Google.

Dodaj więc do scenariusza moduł „Gmail — iteracja załączników”. Nie ma tutaj potrzeby dalszej konfiguracji, ponieważ poprzedni moduł jest wstępnie wybrany. Tak więc po dodaniu tego modułu wystarczy nacisnąć przycisk „ OK ” i przejść do następnego kroku.

gmail-iterate-attachments-module

Krok 2: Dodawanie modułów Dysku Google

Na Dysku Google możesz mieć podfoldery dla każdego ze swoich dostawców, dzięki czemu możesz zapisywać ich faktury w pasujących folderach:

Folder: Faktury
Podfolder: Integromat

Zobaczymy teraz, jak wgrać faktury do odpowiednich folderów.

Pamiętaj, że nazwy podfolderów muszą być zgodne z nazwami nadawcy w wiadomościach e-mail, aby działało to poprawnie.

Zacznij od dodania modułu „ Dysk Google – Wyszukaj pliki/foldery ” do swojego scenariusza.

Po podłączeniu konta Google Drive do Integromatu postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

  • Wybierz Wybierz z listy pod metodą
  • Wybierz Mój dysk
  • Wybierz folder nadrzędny/główny
  • Wybierz foldery w sekcji Pobierz
  • Szukaj w nazwach plików/folderów

konfiguracja-dysku-google-wyszukiwarka-plików-folderów-moduł-część-1

Następnie:

  • Zmapuj element Sender: Nazwa nadawcy na pole Zapytanie
  • Wyszukaj nazwę zawierającą wyszukiwane hasło
  • Zwiększ maksymalną liczbę wiadomości e-mail zwracanych w wykonaniu w polu Limit do 10 (lub więcej)

konfiguracja-dysku-google-wyszukiwarka-plików-folderów-moduł-część-2

Gdy to zrobisz, naciśnij przycisk „ OK ” i dodaj moduł „Dysk Google — prześlij plik ” do swojego scenariusza.

Tutaj po prostu zmapuj identyfikator pliku na pole identyfikatora folderu. Plik źródłowy jest już wybrany.

Konfiguracja-modułu-przesyłania-pliku-napędu-Google

Po wykonaniu tej czynności naciśnij przycisk „ OK ” i przejdź do następnego kroku.

Krok 3: Utwórz rekord w Airtable i wyślij e-mail, aby sfinansować płatność

Aby utworzyć w Airtable rekord zawierający imię i nazwisko nadawcy, adres e-mail i plik faktury, najpierw potrzebujemy linku Dysku Google do pliku.

Aby uzyskać ten link, dodaj do swojego scenariusza moduł „Dysk Google > Uzyskaj link do udostępniania”.

W polu konfiguracji zmapuj identyfikator pliku z modułu „ Dysk Google — prześlij plik ” do pola identyfikatora pliku i upewnij się, że rola jest ustawiona na „ Czytnik ” a typ na „ Każdy ”.

konfiguracja-dysku-google-uzyskaj-udostępnianie-modułu-linków

Po zakończeniu naciśnij „ OK ” i przejdź do następnego kroku.

Krok 4: Dodawanie danych do faktury do Airtable

Teraz nadszedł czas, aby dodać moduł „ Airtable > Utwórz rekord ” do swojego scenariusza.

W polu konfiguracyjnym wybierz Bazę i tym razem wybierz tabelę Faktury od dostawców, ponieważ w tym miejscu Integromat będzie tworzył rekordy dla nowo otrzymanych faktur.

Następnie zmapuj elementy Nadawca: Nazwa nadawcy i Nadawca: Adres e- mail odpowiednio na pola Nadawca i E-mail.

Wpisz Oczekiwanie na płatność w polu Status.

wybór-tabeli-i-mapowanie-w-tabeli-powietrznej-utwórz-nagranie-moduł

W polu Faktura kliknij Dodaj element i zmapuj element Link do treści internetowych wygenerowany przez moduł „ Dysk Google — Utwórz łącze do udostępniania ” na pole Adres URL pliku.

Następnie zmapuj element Nazwa z modułu „ Dysk Google – Prześlij plik ” do pola Nazwa pliku.

add-item-field-in-the-airtable-create-a-record-get-a-share-link-module

Krok 5: Automatyczne przekazywanie faktury do zespołu finansowego

Na koniec dodaj do swojego scenariusza moduł „Gmail > Wyślij e-mail”.

W polu konfiguracji dodaj odbiorcę (lub odbiorców), do którego chcesz wysłać faktury do przetworzenia. Możesz wpisać dowolny temat i treść.

Przewiń w dół do Załączników , kliknij Dodaj załącznik, a zobaczysz, że „ Gmail > Iteruj załączniki ” jest automatycznie wybierane jako plik źródłowy , więc po prostu kliknij Dodaj i wszystko jest w porządku.

Następnie kliknij „ OK ” i przejdź do następnego kroku.

konfiguracja-modułu-wysyłania-e-maila-gmail

Krok 6: Testowanie scenariusza

Jeśli masz w skrzynce e-mail pasujący do zapytania w module wyzwalacza (tj. temat: faktura), wykonaj scenariusz.

Oto, co powinieneś zobaczyć:

wykonanie-scenariusza

Następnie odpowiednio zapisz i zaplanuj scenariusz.

Po dokonaniu płatności na rzecz dostawcy status rekordu można ręcznie zmienić w tabeli Faktury dostawców na Opłacone .

Możesz również stworzyć inny scenariusz Integromatu, aby obserwować dokonywane płatności i automatycznie zmieniać statusy; jednak nie jest to omówione w tej serii.

Bonus: powiadomienia o luzie

Możesz mieć kilka zespołów w swojej firmie i prawdopodobnie używasz narzędzia IM, takiego jak Slack, do łatwej komunikacji między działami.

W takim przypadku możesz również powiadomić zespół finansowy o nowej fakturze przez Slack.

Dodaj więc do scenariusza moduł „Prześlij plik” Slack.

Po połączeniu konta z Integromat kliknij Dodaj element w sekcji Kanały .

Tutaj wybierz odpowiedni typ kanału i zaznacz kanał/e, na które chcesz wysłać fakturę. Możesz także dodać tytuł i komentarz do wiadomości.

konfiguracja-modułu-luzu

Po zakończeniu naciśnij „ OK ”, zapisz i aktywuj scenariusz.

Na wynos

Gratulacje! Dotarłeś do końca naszej serii automatyzacji zaopatrzenia.

Po wdrożeniu scenariuszy będziesz miał ładny mały system, który automatycznie będzie zarządzał ciężarem procesu zaopatrzenia: od monitorowania poziomu zapasów dla wszystkich produktów po wysyłanie zamówień zakupu i przekazywanie odpowiednich faktur do przetworzenia.

Jesteśmy przekonani, że im krócej to wdrożysz, tym szybciej zaczniesz czerpać korzyści z automatyzacji zakupów, w tym mniej czasu i zasobów przeznaczanych na rutynowe czynności.

Ostatecznie wierzymy, że posiadanie tego systemu odciąży Cię i pozwoli Ci skupić się na tym, co najważniejsze: sukcesie Twojego sklepu Shopify.

Miłej automatyzacji!