7 kroków do stworzenia wydajnego przepływu pracy dla Twojego zespołu

Jeśli jesteś kierownikiem zespołu, kierownikiem projektu lub właścicielem firmy, nadchodzi moment, w którym nie możesz już grać ze słuchu.

W końcu Twój zespół lub firma osiągnie etap wzrostu, w którym improwizacja wszystkich Twoich projektów i nadanie ludziom niewielkiego kierunku doprowadzi do zamieszania, nieefektywnej realizacji zadań i niespójnych wyników.

Może masz zamiar trafić (lub już osiągnąłeś) ten punkt krytyczny i poczujesz się przytłoczony, sfrustrowany, a nawet trochę beznadziejny. Ale nie bój się. Istnieje sposób na powrót na ścieżkę przejrzystości, wydajności i spójności, a wiąże się to z tworzeniem przepływów pracy.

Poniżej omówiliśmy kroki prowadzące do stworzenia optymalnego przepływu pracy dla Twojego zespołu, a także podkreśliliśmy korzyści wynikające z jego udokumentowania. Czytaj dalej, aby zacząć maksymalizować wydajność i produktywność swojego zespołu.

Co to jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to szczegółowa seria zadań, których celem jest ukończenie określonego etapu procesu.

Proces to wysokopoziomowy zestaw powtarzalnych czynności, których celem jest osiągnięcie celu biznesowego.

Weźmy na przykład tworzenie treści.

Jeśli tworzenie treści jest procesem, poszczególne etapy tworzenia pomysłów i publikacji artykułu reprezentują przepływ pracy.

Przepływy pracy mogą być złożone. Na przykład niektóre z (wielu) kroków do wymyślenia i opublikowania artykułu to:

  • Burza mózgów na temat
  • Wykonywanie badań słów kluczowych
  • Pisanie artykułu
  • Poprawianie i publikowanie artykułu

Nie trzeba dodawać, że aby czerpać pełne korzyści z przepływu pracy tworzenia treści, nie wystarczy go zbudować. Musisz to również udokumentować i zmapować.

Dlaczego powinieneś zaplanować przepływ pracy?

Twój zespół będzie mógł szybko opanować przepływ pracy

Mapowanie przepływu pracy umożliwia zespołowi odwoływanie się do niego za każdym razem, gdy musi go wykonać lub przestudiować. To pozwala im przyspieszyć proces uczenia się .

Mapowanie przepływu pracy zwiększa również szanse, że Twój zespół wykona go poprawnie i konsekwentnie, co jest kluczowe nie tylko dla opanowania, ale także dla maksymalizacji efektywności przepływu pracy.

Przepływy pracy są jak w zegarku — są zaprojektowane do wykonywania z chirurgiczną precyzją, więc wykonanie dowolnego z jego kroków w niewłaściwy sposób może wrzucić w nie klucz francuski.

Wracając do przykładu tworzenia treści, jeśli zaczniesz pisać artykuł przed zakończeniem badania słów kluczowych, możesz skierować go w kierunku, który obniży szanse jego rankingu dla podstawowego słowa kluczowego, które ostatecznie wybierzesz. W rezultacie będziesz musiał zmienić to, co do tej pory zapisałeś na papierze i rozpocząć proces pisania od nowa.

Nie będziesz musiał mikrozarządzać swoim zespołem

Autonomia, jedna z naszych podstawowych potrzeb psychologicznych, jest głównym czynnikiem szczęścia w miejscu pracy . Ludzie muszą mieć poczucie kontroli nad swoją pracą.

Na szczęście, nawet jeśli jesteś odpowiedzialny za kierowanie zespołem, zaplanowanie przepływu pracy może dać członkom zespołu autonomię, której tak bardzo pragną.

Jeśli Twój zespół wie, jak wykonać przepływ pracy, nie musisz być kierownikiem śmigłowca.

Dodatkowo, gdy członkowie Twojego zespołu wiedzą, jak powinien wyglądać efekt końcowy ich pracy, mogą wykonać swoje zadanie tak, jak chcą. Mogą kierować własnym procesem.

7 kroków do stworzenia wydajnego przepływu pracy

Teraz, gdy już wiesz, czym dokładnie są przepływy pracy i dlaczego ważne jest ich mapowanie, oto jak możesz je utworzyć w zaledwie ośmiu krokach.

Będziemy nadal używać tworzenia treści jako przykładu, aby pomóc utrwalić kroki.

1. Ustaw cele swojego przepływu pracy

Twój przepływ pracy powinien mieć na celu zakończenie określonej części procesu w wydajny i skuteczny sposób.

Kiedy po raz pierwszy zaczniesz budować swój przepływ pracy, upewnij się, że udokumentujesz:

  • Którą część procesu chcesz zakończyć (wymyśl i opublikuj artykuł)
  • Ile czasu ma zająć każdy krok (łącznie 1 tydzień pracy podzielony na mniejsze zadania, z przydzielonymi limitami czasowymi)
  • Produkt końcowy, który chcesz, aby Twój zespół wyprodukował po zakończeniu przepływu pracy (artykuł opublikowany na blogu)
  • Wpływ, jaki chciałbyś, aby Twój przepływ pracy miał na cały proces (Uznaj na pierwszej stronie Google i zwiększ nasze autorytet wyszukiwania i widoki organiczne)

2. Zbuduj przepływ pracy ze swoim zespołem

Podczas opracowywania przepływu pracy nie wystarczy pamiętać o członkach zespołu. Potrzebujesz ich do informowania procesu twórczego. W końcu to oni będą ją konsekwentnie realizować.

Rozważ najpierw zbudowanie podstaw swojego przepływu pracy, przypisując każde zadanie i przypisując do każdego odpowiednich członków zespołu .

Następnie doprecyzuj przepływ pracy, dodając brakujące kroki i zmieniając jego strukturę , jeśli zajdzie taka potrzeba.

Powinieneś również zapytać swój zespół, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania i czy ktoś inny musi być zaangażowany w każde zadanie.

Ponownie, oto jak wyglądałby skrócony przepływ pracy związany z pisaniem artykułu, wraz z przypisanymi członkami zespołu i przewidywaną osią czasu:

  • Temat burzy mózgów: Manuela, menedżer treści | 4 godziny
  • Przeprowadź badanie słów kluczowych: Martin, strateg treści i redaktor | 4 godziny
  • Napisz artykuł: Clifford, autor content marketingu | 1 dzień
  • Popraw i opublikuj artykuł: Clifford, autor content marketingu | 4 godziny

3. Utwórz wizualny diagram przepływu pracy

Ludzie są wzrokowcami. W rzeczywistości ponad 50% kory mózgowej zajmuje się przetwarzaniem informacji wizualnych. Pomóż swojemu zespołowi szybko i mocno zrozumieć przepływ pracy, tworząc jego wizualny diagram w oprogramowaniu do przepływu pracy, takim jak Miro lub InVision .

Ponadto naszkicowanie przepływu pracy może pomóc w jego dalszym udoskonaleniu. Dosłownie będziesz w stanie zobaczyć, czy ma jakieś wąskie gardła lub nieefektywności, co prowadzi nas do następnej sekcji…

4. Dowiedz się, które zadania możesz zautomatyzować

Jeśli Twój przepływ pracy zawiera zadanie, które jest ręczne, najprawdopodobniej możesz je zautomatyzować za pomocą platformy integracyjnej.

Automatyzacja zadań ręcznych nie tylko oszczędza Twój czas, ale także eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, który rośnie wykładniczo, gdy próbujemy wykonać monotonne zadania.

W Integromat mamy setki wstępnie zaprojektowanych szablonów, które mogą zautomatyzować tego rodzaju pracowitą pracę z dowolnego przepływu pracy.

Na przykład podczas pisania artykułu możesz użyć jednego z tych szablonów, aby zautomatyzować ostatni etap przepływu pracy: Publikowanie artykułu.

Wszystko, co musisz zrobić, to przesłać gotowy projekt do folderu – nazwijmy go folderem „Opublikowane” – a Integromat automatycznie opublikuje go w WordPress.

5. Uruchom nowy przepływ pracy i wprowadzaj niezbędne poprawki na bieżąco

Jeśli Twój przepływ pracy jest zautomatyzowany, możesz go przetestować w zamkniętym lub częściowo zamkniętym środowisku za pomocą Integromatu. To łatwy, prosty i elastyczny proces.

Wszystko, co musisz zrobić, to zbudować swój przepływ pracy i kliknąć przycisk. Zobaczysz, czy to działa w ciągu kilku minut.

Jeśli jednak Twój przepływ pracy nie jest zautomatyzowany, sprawy stają się nieco bardziej skomplikowane.

Szanse są takie, że nie będziesz mieć czasu ani zasobów, aby przetestować przepływ pracy, dopóki nie będziesz w stanie doprowadzić go do idealnego stanu. A jeśli dopiero zaczynasz opracowywać przepływy pracy, może to spowodować, że poczujesz się zimny. Jednak naprawdę nie ma potrzeby się martwić. Możesz po prostu uruchomić nowy przepływ pracy i przetestować go w najbardziej pragmatycznym środowisku — rzeczywistości.

Na pierwszy rzut oka może to brzmieć absolutnie przerażająco, ale wysłuchaj nas: kiedy poprawiasz swój przepływ pracy, nie tylko otrzymujesz najbardziej praktyczną informację zwrotną na ten temat, jak to tylko możliwe, ale także unikasz poświęcania produktywności, która jest związana z testowanie go w kontrolowanym środowisku.

Na przykład testowanie nowego przepływu pracy na rzeczywistych artykułach zamiast na próbnych artykułach jest znacznie lepsze zarówno pod względem udoskonalenia przepływu pracy, jak i utrzymania produktywności.

Nie oznacza to, że nie złapiesz kilku zaczepów tu i tam. Będziesz. Wkrótce jednak będziesz w stanie dopracować swój przepływ pracy do dobrze naoliwionej maszyny i jednocześnie utrzymać wydajność.

6. Przeanalizuj wyniki swojego przepływu pracy

Teraz nadszedł czas na zabawną część: zobaczenie wyników pracy .

Aby ocenić jego skuteczność i wydajność, śledź średni czas potrzebny na wykonanie każdego kroku, jakość produktu końcowego utworzonego przez zespół oraz wpływ, jaki przepływ pracy miał na cały proces.

Po przeprowadzeniu analizy wykorzystaj te wyniki, aby w następnej iteracji przepływu pracy. Co działa dobrze? A co wymaga poprawy?

Jeśli chodzi o tworzenie treści, być może Twoje artykuły nie są wystarczająco pozycjonowane na pierwszej stronie. Może to oznaczać, że poświęcisz więcej czasu pracy na badanie słów kluczowych, a mniej na tworzenie konspektów lub pisanie/edycję, ponieważ zajmują one najwięcej czasu.

7. Poproś swój zespół o stałą informację zwrotną

Pod koniec dnia Twój zespół wykonuje przepływ pracy. Będą mieli jasny wgląd w to, co działa dobrze, a co wymaga poprawy. Rozważ poproszenie ich o opinię za każdym razem, gdy wykonują przepływ pracy.

Budowanie optymalnego przepływu pracy dla Twojego zespołu

Opracowywanie przepływów pracy dla Twojego zespołu zapewnia przejrzystość, maksymalizuje wydajność i pomaga generować spójne wyniki. A jeśli zaplanujesz swoje przepływy pracy, Twój zespół odniesie jeszcze więcej korzyści. Mianowicie szybkie opanowanie nowych przepływów pracy i praca na zdrowym poziomie autonomii.

Mając tylko osiem kroków do wykonania, możesz zrewolucjonizować sposób działania swojego zespołu lub firmy. Zacznij więc tworzyć przepływy pracy i automatyzuj jak najwięcej zadań ręcznych.

Twój harmonogram, budżet i kariera będą Ci wdzięczne.