Jak zautomatyzować zakupy w sklepie Shopify — część 2

W naszym poprzednim artykule na temat automatyzacji zamówień omówiliśmy kluczowe wymagania, jakie muszą spełniać te systemy, a także przedstawiliśmy pierwszy scenariusz dotyczący Integromatu, który przygotuje Cię do zbudowania takiego systemu bez kodu.

Celem tego początkowego scenariusza było śledzenie poziomów zapasów Shopify za pośrednictwem Airtable i sprawdzanie, kiedy poziomy zapasów dla każdego produktu osiągną określony punkt.

zautomatyzowany-system-zamówień-bez-kodu

Teraz w drugiej części będziemy iterować system, pokazując, jak automatycznie dodawać produkty i dostawców z Airtable do QuickBooks.

Synchronizacja Airtable i QuickBooks pomoże Ci dostosować zapasy do finansów i stanowi poprzedni krok przed zautomatyzowaniem zamówień zakupu, a co za tym idzie, całego procesu zaopatrzenia.

Zanim przejdziemy do samouczka, przyjrzyjmy się, jak działa następujące rozwiązanie.

Synchronizacja QuickBooks i Airtable w celu śledzenia zapasów

Po nauczeniu się, jak wysyłać dane zapasów Shopify do Airtable, nadszedł czas, aby zobaczyć, jak wysłać niektóre wynikowe dane Airtable do QuickBooks.

Aby to osiągnąć, stworzymy dwa proste scenariusze z wykorzystaniem Integromatu.

Pierwszy doda elementy z Airtable do QuickBooks, a także doda identyfikatory przedmiotów z QuickBooks z powrotem do tabeli. Pomoże nam to zapobiegać duplikowaniu elementów w QuickBooks od samego początku.

airtable-quickbooks-sync

Z kolei drugi scenariusz doda dostawców z tabeli „Dostawca” w Airtable do QuickBooks.

Identyfikator dostawcy zostanie zwrócony do Airtable, a także sprawdzony, aby uniknąć duplikatów.

airtable-szybkie książki-sprzedawcy

Ponieważ tylko użytkownik końcowy wie, którzy dostawcy dostarczają każdy produkt, zadanie dodania „identyfikatora dostawcy” do każdego produktu w bazie magazynowej Airtable będzie musiało zostać wykonane ręcznie przez tę osobę.

Nie trzeba dodawać, że będziemy polegać na dokładnie tej samej bazie Airtable, której użyliśmy do stworzenia początkowego scenariusza w tej serii.

dostawca-id-airtable

Zdecydowanie zaleca się zapoznanie się z częścią 1 tej serii, aby dowiedzieć się, jak uzyskać dostęp do konstruktora scenariuszy, wyszukiwać aplikacje i moduły, tworzyć połączenia i nie tylko.

Teraz wskoczymy od razu do działania.

Scenariusz A: Automatycznie twórz produkty/przedmioty w QuickBooks z pozycji na Airtable

W tym scenariuszu zastosujemy trzy moduły Integromatu, którymi są:

  • Airtable > Szukaj rekordów
  • QuickBooks > Utwórz przedmiot
  • Airtable > Zaktualizuj rekord

Aby przejść dalej, zacznij od stworzenia nowego scenariusza Integromatu z pulpitu nawigacyjnego i przygotuj się do walki.

Krok 1: Dodawanie modułu Airtable

W kreatorze scenariuszy dodaj moduł „ Airtable > Search Records ”.

W polu konfiguracji wybierz bazę „ Shopify Inventory ” i wybierz tabelę „ Inventory ”.

Gdy przedmioty zostaną dodane do QuickBooks, „ Identyfikator przedmiotu ” zostanie również dodany do rekordu tego przedmiotu w Airtable.

Ważne jest, aby zdać sobie z tego sprawę, ponieważ jeśli w Airtable nie ma identyfikatora przedmiotu, oznacza to, że przedmiotowy przedmiot nie został jeszcze dodany do QuickBooks.

quickbooks-inwentarz-kolumna-identyfikatora-elementu-na-tabeli

Aby rozwiązać tę sytuację, użyjemy formuły, która będzie wyszukiwać rekordy w tabeli dla przedmiotów bez identyfikatora przedmiotu QuickBooks .

Po prostu skopiuj i wklej poniższą formułę w module Airtable, aby to osiągnąć:

AND(NOT({Nazwa produktu} = "" ), ({Identyfikator pozycji magazynowej Quickbooks} = ""))

Ponadto zwiększ liczbę pól „ Limit ” do 100 .

formuła-w-tabeli-powietrznej-wyszukiwanie-rekordów-moduł-scenariusz-a

Gdy to zrobisz, kliknij "OK" i przejdź do następnego kroku.

Krok 2: Dodawanie modułu QuickBooks

Po skonfigurowaniu pierwszego modułu śmiało dodaj moduł „ QuickBooks > Utwórz element ” do swojego scenariusza.

W oknie konfiguracji, które nastąpi, naciśnij przycisk „ Dodaj ”, aby połączyć swoje konto QuickBooks z Integromat.

Następnie zmapuj element „ Nazwa produktu ” z Airtable do pola „ Nazwa ”, wybierz „ Zapasy ” jako „ Typ ” i konto „ Zasoby magazynowe ”.

Następnie ustaw „ Ilość pod ręką ” dla swoich produktów. Dla porównania, w tym samouczku użyta jest ilość 20 , ale możesz tutaj wprowadzić dowolną liczbę, ponieważ rzeczywisty poziom zapasów, którego szukamy, zostanie pobrany z Airtable, a nie z QuickBooks.

Upewnij się, że wybrana jest również opcja „Śledź ilość na rękę”.

quickbooks-utwórz-element-konfiguracja-modułu-1

Teraz przewiń w dół do pola „ Data rozpoczęcia zapasów ” i zmapuj zmienną „ Teraz ” znajdującą się pod funkcjami „ Data i godzina ” (patrz poniższy obrazek w celach informacyjnych).

Następnie skonfiguruj moduł w następujący sposób:

  • Wybierz swoje konto dochodowe (Typ konta w QuickBooks musi mieć wartość „Dochód”, a typ szczegółu „Sprzedaż dochodu z produktu”)
  • Wybierz swoje konto wydatków (Typ konta w QuickBooks musi być „Koszt sprzedaży”, a typ szczegółu „Dostawcy i materiały — KWS”)
  • Zamapuj element Nazwa wariantu na pole Opis
  • Zamapuj element Cena jednostkowa na pole Cena jednostkowa

quickbooks-utwórz-element-konfiguracja-modułu-2

W tym module są inne opcje, które możesz skonfigurować w razie potrzeby; jednak nie jest to wymagane w tym samouczku.

Gdy skończysz, naciśnij „ OK ”.

Ten moduł jest teraz gotowy do dodawania elementów do QuickBooks z poprzedniego modułu.

Teraz nadszedł czas, aby automatycznie dodać identyfikatory przedmiotów do Airtable.

Krok 3: Aktualizacja rekordów Airtable

Aby zaktualizować identyfikatory pozycji Airtable danymi QuickBooks, dodaj moduł „ Airtable > Aktualizuj rekord ” do swojego scenariusza.

W polu konfiguracji wybierz bazę „ Shopify Inventory ” i tabelę „ Inventory ”.

Moduł musi wiedzieć, który rekord musi zostać zaktualizowany, więc zmapuj element „ID ” z pierwszego modułu Airtable na pole „ Identyfikator rekordu ”.

airtable-update-a-record-configuration-record-id

Następnie mapować „Item ID” element do „Inventory QuickBooks Item ID” pole, a następnie kliknij „OK”, aby zakończyć konfigurację tego modułu.

airtable-update-a-rekord-konfiguracja-id-elementu

Zanim zakończymy ten scenariusz, musimy dodać filtr między pierwszym modułem Airtable a modułem QuickBooks.

trasa-do-dodania-filtra-włączona

Powód, dla którego potrzebujemy filtra, jest dość prosty: pomoże nam zapobiegać błędom.

Jeśli nie ma rekordów pasujących do formuły w module „ Airtable > Search Records ” podczas wykonywania scenariusza, filtr uniemożliwi przejście scenariusza do modułu QuickBooks i spowoduje błąd.

Tak więc po dodaniu filtra zacznij od nadawania mu nazwy, gdy pojawi się przed tobą okno konfiguracji filtra.

Następnie zmapuj element „ Łączna liczba wiązek ”, wybierz operator liczbowy „ Większe niż ” i wpisz „ 0 ” w dolnym polu.

Jeśli łączna liczba paczek wynosi 0, oznacza to, że nie znaleziono żadnych rekordów i scenariusz zatrzyma przetwarzanie na filtrze.

konfiguracja-filtrów

Krok 4: Testowanie scenariusza

Zakładając, że Twój stół Airtable jest już wypełniony danymi z początkowego scenariusza w tej serii, nadszedł czas, aby nowy scenariusz umożliwiał dodanie produktów do QuickBooks.

Naciśnij przycisk „ Uruchom raz ” — scenariusz powinien działać tak, jak pokazano poniżej.

dodawanie-produktów-do-podręczników-wykonanie-scenariusza

Jeśli scenariusz działa poprawnie, wystarczy go zapisać i zaplanować do wykonania zaraz po wykonaniu scenariusza początkowego .

W ten sposób uwzględni wszystkie nowe produkty, które mogłeś dodać do Shopify.

Krok 5: Przypisanie częstotliwości rotacji do pozycji

W Twoim sklepie maksymalna ilość (SKU) dla każdego przedmiotu jest różna. Gdy ilość zmniejszy się do pewnego poziomu, należy utworzyć zamówienie zakupu dla towaru.

Rozumiemy, że w Twoim sklepie mogą znajdować się setki produktów, a minimalne poziomy ilości, które powodują zamówienia zakupu, mogą się różnić.

Załóżmy na przykład, że masz produkt A, B i C. Być może chcesz, aby system wysyłał zamówienia zakupu, gdy poziom zapasów produktu A osiągnie 10 jednostek. Z drugiej strony dla produktu B chcesz, aby system zrobił to samo, ale gdy stan zapasów osiągnie 25 sztuk.

Nasz system pozwala Ci tym zarządzać.

Dla zwięzłości określiliśmy trzy rodzaje częstotliwości rotacji, które można przypisać do pozycji pasujących do każdej z poniższych kategorii:

  • Wysoka : Zamów te przedmioty, gdy ilość spadnie poniżej 50% maksymalnej ilości (możesz odpowiednio dostosować wartość procentową)
  • Średni : Zamów te przedmioty, gdy ilość spadnie poniżej 20% maksymalnej ilości (możesz odpowiednio dostosować procent)
  • Niski — nie zamawiaj ponownie tego produktu (lub rób to ręcznie)

Zawsze możesz dodać więcej kategorii zgodnie z potrzebami i zmienić poziom rotacji elementu w dowolnym momencie zgodnie ze swoimi konkretnymi potrzebami.

obrotowa-kolumna-na-airtable

Teraz przejdźmy do drugiego scenariusza tego posta i trzeciego z serii.

Scenariusz B: Automatycznie twórz dostawców/dostawców w QuickBooks na podstawie danych dostawców w Airtable

Ten scenariusz jest bardzo podobny do powyższego. Główna zmiana polega na tym, że zamiast danych produktu wysyła dane dostawcy do QuickBooks.

W tym celu opiera się na następujących modułach:

  • Airtable > Szukaj rekordów
  • QuickBooks > Utwórz dostawcę
  • Airtable > Zaktualizuj rekord

Teraz zajmijmy się tym ponownie.

Krok 1: Dodawanie modułu Airtable

scenariusz-b-dodawanie-dostawców-do-airtable
Tak jak poprzednio, utwórz nowy scenariusz z pulpitu Integromat i dodaj moduł „ Airtable > Search Records ”.

W polu konfiguracji wybierz bazę „Shopify Inventory ”, ale tym razem wybierz tabelę „ Suppliers ”.

Skopiuj i wklej poniższą formułę do pola „ Formuła ”, aby wyszukać dostawców bez identyfikatora dostawcy w tabeli (i jeszcze raz, aby upewnić się, że nie duplikujesz rekordów dostawców w QuickBooks):

AND(NOT({Nazwa dostawcy} = "" ), ({Identyfikator dostawcy Quickbooks} = ""))

airtable-search-records-configuration-scenario-b

Gdy będziesz gotowy, kliknij „ OK ”.

Krok 2: Dodawanie modułu QuickBooks

Teraz nadszedł czas, aby dodać moduł „ QuickBooks > Utwórz dostawcę ”.

W polu konfiguracji zmapuj elementy Nazwa dostawcy, E-mail, Numer telefonu i Adres rozliczeniowy do odpowiednich pól, jak pokazano poniżej:

quickbooks-utwórz-konfigurację-modułu-dostawcy-1

quickbooks-utwórz-konfigurację-dostawcy-modułu-2

Gdy to zrobisz, naciśnij przycisk „ OK ” i dodaj ostatni moduł.

Krok 3: Dodawanie modułu Airtable

Aby zakończyć ten scenariusz, dodaj moduł „ Airtable > Update a Record ”.

W polu konfiguracji zmapuj odpowiednio identyfikator rekordu i identyfikator dostawcy .

airtable-update-a-rekord-moduł-konfiguracja-scenariusz-b

Podobnie jak w poprzednim scenariuszu, dodaj filtr między pierwszym a drugim modułem i skonfiguruj go dokładnie tak samo, jak wcześniej, aby zapobiec błędom .

Krok 4: Testowanie scenariusza

Po zakończeniu naciśnij przycisk „ Uruchom raz ”, aby sprawdzić, czy scenariusz działa zgodnie z oczekiwaniami.

Ponownie, twoja tabela „Dostawcy” powinna zawierać jakieś rekordy; w przeciwnym razie w QuickBooks nie zostaną stworzeni dostawcy.

Poniżej możesz zobaczyć, jak to wygląda, gdy dostawcy są tworzeni jako dostawcy w QuickBooks, a identyfikatory dostawców są dodawane do tabeli.

dodawanie-dostawców-do-podręczników-wykonanie-scenariusza

Możesz zaplanować wykonanie tego scenariusza w tym samym czasie, co scenariusz A.

Zanim to zakończymy, nie zapominajmy o bardzo ważnym szczególe, który jest również jedynym ręcznym zadaniem wymaganym do tego, aby to zadziałało.

Krok 5: Dodanie dostawcy/sprzedawcy do pozycji na stole

Teraz, gdy masz przedmioty z odpowiadającymi im identyfikatorami QuickBooks i dostawców/dostawców z ich identyfikatorami na odpowiednich stołach, przejdźmy do bazy Airtable i otwórz tabelę Inventory.

Tutaj musisz ręcznie dodać dostawcę dla każdego produktu do odpowiednich rekordów produktów.

Aby to zrobić, po prostu wprowadź identyfikator dostawcy z karty Dostawcy w kolumnie Identyfikator dostawcy QuickBooks.

Te dane są ważne, ponieważ zostaną wykorzystane w części 3 tej serii, gdzie zautomatyzujemy tworzenie zamówień zakupu.

Nie trzeba dodawać, że możesz tutaj wprowadzić nazwy dostawców (zamiast identyfikatorów dostawców), jeśli chcesz tworzyć zamówienia ręcznie.

quickbooks-dostawca-kolumna-identyfikator

Wniosek

Jeszcze raz gratulacje! Jesteś teraz bliżej celu, jakim jest posiadanie własnego w pełni zautomatyzowanego systemu zaopatrzenia, który:

  • Sprawdza poziomy zapasów Twojego sklepu Shopify
  • Informuje, kiedy określone artykuły osiągną określony poziom zapasów
  • Tworzy zamówienia zakupu i wysyła je do odpowiednich dostawców

Czekaj na następny post z tej serii i pamiętaj, aby dodać ten post do zakładek.

Miłej automatyzacji!