Jak zautomatyzować zakupy w sklepie Shopify — część 1

Zaopatrzenie sklepu e-commerce z towarami, na które jest popyt, jest jednym z najważniejszych wyzwań, przed jakimi stają właściciele i menedżerowie e-commerce.

Niezastosowanie się do tego przekłada się na dwa największe koszmary, o których możesz pomyśleć: utracone przychody i złe doświadczenia klientów.

Oczywiście, sprawny system zaopatrzenia jest łatwiejszy do powiedzenia niż do zrobienia, ponieważ powiązane z nim procesy mogą stać się niezwykle złożone w krótkim czasie.

Na zakupy mogą mieć wpływ czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, takie jak nagłe wzrosty popytu, zatłoczone (i często niechlujne) systemy magazynowe i magazynowe oraz problemy związane z dostawcami, żeby wymienić tylko kilka.

Najbardziej irytujące jest jednak to, że podstawowa koncepcja funkcjonalnego systemu zaopatrzenia jest dość prosta: musi informować Cię, kiedy poziom zapasów dowolnego z Twoich produktów osiągnie określony poziom .

Realizacja tej koncepcji nie zawsze jest taka łatwa.

Pomyśl o sklepach, które mają do czynienia z tysiącami produktów lub których dostawcy są słabi. Należy wziąć pod uwagę nawet przewidywalne ewentualności, takie jak zachorowanie kierownika zapasów w niewłaściwym czasie.

To są dokładnie powody, dla których automatyzacja zaopatrzenia jest istotna, a także dlatego wydajemy ten czteroczęściowy samouczek dotyczący automatyzacji zaopatrzenia.

Zanim zakasujemy rękawy, rzućmy okiem na to, co robi nasz zautomatyzowany system zaopatrzenia i sprawdźmy, czy odpowiada on Twoim obecnym potrzebom.

Prosty system automatyzacji zakupów dla dostawców Shopify

Pokażemy Ci, jak zbudować zautomatyzowany system zamówień, który wykona dla Ciebie następujące czynności:

  • Śledź poziomy zapasów Shopify, dodając produkty do Airtable
  • Sprawdź, kiedy stany magazynowe każdego produktu osiągną określony punkt
  • Dodawanie produktów i dostawców do QuickBooks
  • Utwórz zamówienie zakupu po osiągnięciu wstępnie zdefiniowanych stanów magazynowych
  • Wyślij zamówienie zakupu do odpowiedniego dostawcy
  • Odbierz fakturę od dostawcy i wyślij ją do działu finansowego do zapłaty

Ten system będzie wymagał czterech różnych scenariuszy Integromat i będzie polegał na szeregu powszechnie używanych aplikacji, w tym Shopify, Airtable, QuickBooks i e-mail.

Są dwa powody, dla których dzielimy system na cztery części. Po pierwsze ze względu na zwięzłość. Udostępnianie wszystkich tych informacji w jednym lub dwóch postach jest zbyt trudne do zniesienia, ponieważ każdy scenariusz składający się na system wymaga wielu kroków konfiguracyjnych.

Po drugie i najważniejsze jest to, że cztery scenariusze składające się na system mogą być używane niezależnie lub łącznie. Niezależnie od tego, czy chcesz zautomatyzować zamówienia, czy śledzić stan zapasów, zapewnimy Ci ochronę.

Mając to na uwadze, czas zacząć.

Poniżej znajdziesz samouczek krok po kroku, jak zbudować pierwszy scenariusz, który automatycznie doda zapasy z Shopify do Airtable, aby osiągnąć nasz pierwszy cel: Śledzenie poziomów zapasów Shopify .

Aby go stworzyć, będziesz potrzebować:

Gotowy? Kontynuujmy!

Krok 1: Tworzenie scenariusza Integromatu

Po zalogowaniu się na swoje konto Integromat znajdziesz się w głównym panelu.

Tutaj kliknij przycisk „ Utwórz nowy scenariusz ” w prawym rogu ekranu.

utwórz-nowy-przycisk-scenariusza

Wylądujesz na kreatorze scenariuszy, w którym stworzymy automatyzację.

Krok 2: Dodawanie modułu Shopify

Tam kliknij znak plus na środku kreatora, wyszukaj aplikację Shopify w wyskakującym menu.

kreator scenariuszy

Gdy go znajdziesz, kliknij go. Lista dostępnych modułów Shopify (punktów końcowych) zostanie wyświetlona przed Tobą.

Tutaj wybierz moduł „ Wyszukaj produkty ”. Po wykonaniu tej czynności na ekranie pojawi się okno konfiguracji tego modułu.

shopify-wyszukiwarka-produktów-moduł-na-liście

Aby uzyskać dostęp do zasobów Shopify, musisz połączyć swoje konto Integromat z Shopify.

Aby to zrobić, kliknij przycisk „ Dodaj ” w polu konfiguracji.

łączenie-konta-shopify-z-integromat

Możesz nazwać swoje połączenie, jak chcesz. Aby nawiązać połączenie, musisz wprowadzić subdomenę swojego sklepu Shopify, aby kontynuować.

wejście-poddomenę-sklepu-shopify

Po nawiązaniu połączenia wystarczy zwiększyć liczbę w polu „ Limit ”.

To pole reprezentuje liczbę produktów, które Integromat ma pobierać przy każdym wykonaniu scenariusza.

W tym miejscu zalecamy wpisanie dużej liczby, aby zapewnić uwzględnienie wszystkich zasobów reklamowych.

konfiguracja-modułu-shopify

I to wszystko, czego potrzebujemy do skonfigurowania tego modułu. Gdy skończysz, kliknij przycisk „ OK ” i idźmy dalej.

Krok 3: Dodanie iteratora

Najczęściej produkty sklepu Shopify będą miały wiele wariantów i wszystkie powinny zostać uwzględnione podczas pobierania głównych produktów z Shopify.

Istnieje szczególny sposób na zapewnienie prawidłowego pobrania wszystkich wariantów.

Moduł Shopify wyprowadza element tablicy Variants[] zawierający kolekcję atrybutów wariantu, takich jak tytuł, cena itd.

W obecnej sytuacji tylko pierwszy wariant zostanie przetworzony, a to nie jest to, czego szukamy.

Dlatego musisz podzielić dane wariantów, aby każdy wariant mógł być przetwarzany osobno.

Aby to zrobić, dodamy do naszego scenariusza moduł „ Iterator ”. Znajdziesz go w menu „ Narzędzia ” na dole kreatora scenariuszy.

iterator-pod-menu-narzędzi

Po dodaniu iteratora do modułu Shopify po prostu zmapuj warianty[], jak pokazano poniżej.

mapowanie-w-iteratorze

I to wszystko, czego potrzebujemy, aby przejść do następnego kroku.

Krok 4: Dodawanie aplikacji Airtable

Podstawę i stolik Airtable w tym przypadku użycia pokazano poniżej. Kliknij tutaj i skopiuj bazę do swojej przestrzeni Airtable, aby upewnić się, że ta automatyzacja działa (możesz ją później dostosować, nie martw się).

airtable-podstawa-i-stół

Instruując Integromat, aby dodał produkty i warianty produktów do Airtable, ważne jest, aby nie były one duplikowane w tabeli za każdym razem, gdy wykonywany jest scenariusz.

Aby zapobiec dodawaniu jakichkolwiek duplikatów do tabeli, scenariusz musi przeszukać tabelę, aby sprawdzić, czy te produkty już tam są. Jeśli nie ma go na stole, zostanie dodany. Jeśli natomiast jest już na stole, zostanie zaktualizowany tylko stan magazynowy produktu/wariantu.

Zobaczmy teraz, jak dodać aplikację Airtable do swojego scenariusza.

Będziesz musiał kliknąć mały znak „plus ” obok modułu iteratora, a następnie wyszukać aplikację Airtable. Po znalezieniu wybierz moduł Airtable „ Search Records ” i kliknij go.

airtable-search-records-module

Airtable API Token jest potrzebny do połączenia konta Airtable z Integromat. Kliknij ikonę „ ? ” w polu konfiguracji modułu, aby uzyskać informacje o tym, jak go zdobyć.

ustawienie konta w airtable

Po uzyskaniu tokena nadaj swojemu połączeniu nazwę, wklej token w polu poniżej i naciśnij „ Kontynuuj ”.

airtable-api-token-połączenie

Teraz wszystko, co musisz zrobić, to wybrać bazę Shopify Inventory i tabelę Inventory , które dostarczyliśmy Ci na początku tego kroku.

konfiguracja-modułu-airtable

Zamiast szukać nazw produktów, dokładniejsze jest wyszukiwanie identyfikatorów pozycji w asortymencie .

Aby przeprowadzić to wyszukiwanie, potrzebujesz prostej formuły, którą możesz skopiować z poniższego obrazu.

Element „ Identyfikator pozycji magazynowej ” jest mapowany z modułu Iterator; wybierz go z listy elementów, które pojawią się podczas wprowadzania formuły w odpowiednim polu.

formuła-wyszukiwania-w-module-airtable

Istnieją dwa możliwe wyniki z modułu „ Search Records ”:

  • Nie znaleziono identyfikatora pozycji magazynowej w tabeli (należy dodać produkt)
  • Identyfikator pozycji magazynowej znajduje się w tabeli (należy zaktualizować sumę zapasów produktów)

Pamiętaj, że jeśli istnieje rekord zawierający identyfikator pozycji magazynowej , moduł „Wyszukaj rekordy ” również wygeneruje identyfikator rekordu .

Jeśli nie ma rekordu, identyfikator rekordu będzie pusty.

Aby scenariusz obejmował oba wyniki, należy użyć natywnego narzędzia Integromat o nazwie „ Router ”.

To narzędzie podzieli scenariusz na wiele tras, aby zapewnić te wyniki.

Router znajdziesz w sekcji narzędzi na dole wizualnego kreatora. Gdy dołączysz go do swojego scenariusza, kliknij go, aby dodać dwie nowe trasy, których będziemy potrzebować.

Krok 5: Dodawanie modułów i filtrów na trasach

Teraz, gdy masz już router, użyjmy trasy górnej, aby dodać nowe produkty do tabeli.

Musisz upewnić się, że ta trasa zostanie podjęta tylko wtedy, gdy produkt nie zostanie znaleziony na stole .

W tym celu użyjemy Filtra, który jest kolejną natywną funkcją Integromatu.

Pamiętasz wspomniany powyżej identyfikator rekordu?

Filtr zweryfikuje, czy identyfikator rekordu istnieje, czy nie. Jeśli nie ma identyfikatora rekordu, dane przejdą tą trasą, a produkt zostanie dodany do tabeli.

Dodanie filtra wymaga kliknięcia małego znaku klucza na górnej trasie.

górna-trasa-scenariusza

Spowoduje to otwarcie okna konfiguracji filtra.

Zaczniemy od nazwania naszego filtra (w naszym przypadku nazwa to „Dodaj produkt”).

Następnie zmapuj identyfikator rekordu wyprowadzony przez moduł „Wyszukaj rekordy ” Airtable do górnego pola.

Następnie wybierz z menu podstawowy operator „Nie istnieje ” i kliknij przycisk „ OK ”, aby zakończyć konfigurowanie filtra.

konfiguracja-dodaj-filtr-produktu

Ostatnią rzeczą do zrobienia z górną trasą jest dodanie modułu „ Airtable > Utwórz rekord ”.

Po wybraniu tej samej bazy i tabeli , co w module „ Search Records ” Airtable, musimy zmapować niektóre dane do pól w polu konfiguracji.

Najpierw zmapuj element danych „ Tytuł ” z modułu „ Shopify ” na pole „ Nazwa produktu ”.

Następnie zmapuj dane z iteratora na odpowiednie pola, jak pokazano poniżej.

Zwróć uwagę na następujące kwestie:

W przypadku „Maksymalna ilość” w polu „Pozycja” możesz zmapować element SKU, jeśli wprowadziłeś maksymalną kwotę dla wariantu w tym polu w Shopify, lub użyć elementu „Ilość zapasów” , ponieważ zazwyczaj zawiera on maksymalną kwotę, gdy dodasz nowy produkt do swojego sklepu.

W przypadku pola „Cena jednostkowa” : Moduł wyprowadza tylko cenę sprzedaży, a nie koszt własny towaru. Jako szybkie obejście problemu wprowadź koszt własny w polu „Porównaj w cenie” w Shopify (znajdującym się obok pola ceny).

Nie martw się, nie zostanie to pokazane Twoim klientom. Następnie można zmapować element Porównaj w cenie do pola Cena jednostkowa. Zawsze możesz to usunąć w Shopify, gdy produkt znajdzie się na stole.

I to tyle w przypadku najlepszej trasy!. Przejdźmy teraz do dolnej trasy.

Skonfiguruj filtr również dla tej trasy i nazwij go „ Aktualizuj sumę zapasów ”.

Jedyna różnica polega na tym, że musisz wybrać podstawowy operator „Istnieje ” zamiast „ Nie istnieje ”.

aktualizacja-inwentaryzacji-całkowitej-konfiguracji-filtrów

Pamiętaj, że na tej trasie aktualizowane są sumy zapasów, więc wybierz moduł „Airtable > Update a Record ” i dodaj go do dolnej trasy.

Ponownie wybierz bazę i tabelę, tak jak poprzednio, i zmapuj identyfikator z modułu „ Wyszukaj rekordy ” Airtable na pole „ Identyfikator rekordu ”, które wskazuje, który rekord musi zostać zaktualizowany.

airtable-update-a-record-module-id-mapping

To normalne, że zmienia się nazwa produktu lub wariantu i zawsze chcesz mieć zaktualizowaną nazwę w tabeli.

Aby się upewnić, że tak się stanie, zmapuj element „Tytuł ” z modułu „ Shopify > Wyszukaj rekordy ” na pole „ Nazwa produktu ”, a element „ Tytuł ” z iteratora na pole „ Nazwa wariantu ”.

Zobacz obraz poniżej w celach informacyjnych:

W najważniejszej części tej konfiguracji zmapuj element „Ilość zapasów ” z iteratora na pole „ Ilość ”, jak widać tutaj:

Wszystko gotowe!

Teraz zrealizujmy scenariusz i zobaczmy, jak działa automatyzacja.

Krok 6: Realizacja scenariusza

Prawdopodobnie zauważyłeś duży niebieski przycisk „Graj ” na dole kreatora scenariuszy. Czas kliknąć i sprawdzić, jak działa scenariusz.

Uruchom-raz-przycisk, który wykonuje-scenariusz

Po kliknięciu wykonanie powinno wyglądać tak:

realizacja-scenariusza

Jeśli wykonanie doda produkty i warianty z Shopify do tabeli Airtable, Twój scenariusz jest poprawnie skonfigurowany.

Nie zapomnij zapisać scenariusza, naciskając przycisk „ Zapisz ” znajdujący się w menu sterowania!

przycisk-zapisz-pod-menu-kontroli

Na koniec nadszedł czas, aby zdecydować, jak często chcesz wykonywać ten scenariusz. Innymi słowy, musisz określić, jak często Integromat będzie sprawdzał Twój sklep Shopify pod kątem produktów, wariantów i ilości oraz wysyłał te informacje do Airtable.

Niezależnie od tego, czy jest to raz dziennie, dwa razy w tygodniu, czy raz w miesiącu, możesz to ustawić w ustawieniach harmonogramu.

Aby to zrobić, włącz scenariusz, przełączając przełącznik planowania.

przełącznik-planowania-w-budownictwie-scenariuszy

Spowoduje to otwarcie menu ustawień harmonogramu, w którym można określić częstotliwość uruchamiania scenariuszy.

Gdy to zrobisz, naciśnij przycisk „ Aktywuj ”, a wszystko będzie gotowe.

planowanie-ustawienia-konfiguracji-box

Wniosek

Udało ci się! Ta automatyzacja nakieruje Cię na czerpanie korzyści z automatyzacji zakupów, w tym:

  • Mniej czasu poświęcanego na zarządzanie zapasami
  • Ochrona przed ewentualnością
  • Lepsze zrozumienie profilu popytu Twojego sklepu

Upewnij się, że dodałeś ten post do zakładek, ponieważ dodamy również linki do kolejnych kroków w tym artykule.

Życzymy miłej automatyzacji i do zobaczenia na naszym następnym poście poświęconym automatyzacji zakupów!