Jak automatyzacja wydarzeń pomaga tej firmie za kulisami

Avalanche ma misję tworzenia nowatorskich koncertów i konferencji. Ponieważ występy na żywo podgrzewają atmosferę i ponownie pozwalają ludziom chłonąć muzykę na żywo, firma wie, że każdy aspekt imprezy musi być dobrze zsynchronizowany.

Ale gdy tylko uderza rzeczywistość, wybór artystów wymaga czasu, zarządzanie wolontariuszami okazuje się pomieszane, a siła robocza jest ograniczona.

Aby pozostać na szczycie listy rzeczy do zrobienia, Avalanche musiało wyjść poza tradycyjne zarządzanie wydarzeniami i zautomatyzować czasochłonne zadania .

Czytaj dalej i dowiedz się, jak technologia automatyzacji utorowała drogę do lepszej organizacji wydarzeń, oszczędzając 40 godzin pracy ręcznej miesięcznie.

Platforma startowa dla wschodzących kanadyjskich talentów

Avalanche to firma specjalizująca się w tworzeniu i produkcji wysokiej rangi festiwali i konferencji. Według założyciela Sebastiana Nasry, celem firmy jest „stworzenie możliwości zaprezentowania i eksportu kanadyjskich talentów w świat”.

Obejmuje to programowanie, produkcję i promocję wydarzeń takich jak HUB Montreal , M jak Montreal i Mundial Montreal , które zostały uznane za odskocznię dla kanadyjskich artystów, wykonawców i przedsiębiorców cyfrowych.

m-pour-montreal-festival

Niektórzy z artystów biorących udział w festiwalach Avalanche to między innymi The Franklin Electric , Kiwi Jr. , Mac DeMarco i Bokanté .

Ale pomimo całego artyzmu, który dzieje się na scenie, istnieją inne mniej znane aspekty, które mają miejsce za kulisami, takie jak:

  • Wywoływanie i wybieranie artystów i projektów
  • Zarządzanie zaproszeniami, podróżami i noclegami
  • Programowanie składów i treści
  • Zarządzanie pracownikami, wolontariuszami i partnerstwami

Jak możesz sobie wyobrazić, tworzenie zdarzeń to szybka, wymagająca czynność, która wymaga dużej ilości danych.

Oznaczało to kłopoty dla Avalanche, ponieważ odpowiedzialność za obsługę wszystkich danych spadła na jedną osobę w organizacji.

Ostatecznie sytuacja stworzyła kilka wąskich gardeł, które skłoniły firmę do wprowadzenia nowych aplikacji i zautomatyzowania szeregu kluczowych procesów.

Przyjrzyjmy się niektórym problemom, z jakimi się zmierzyli, oraz rozwiązaniom, które udało im się stworzyć za pomocą narzędzi takich jak Integromat, Typeform i Mailchimp.

Automatyzacja zdarzeń: od długich zadań do zautomatyzowanych przepływów pracy

Oprócz ograniczonej siły roboczej, niektóre platformy używane przez Avalanche nie nadawały się do automatyzacji, ponieważ ich możliwości integracji były bardzo ograniczone.

Powtarzające się zadania, takie jak wysyłanie potwierdzeń do sprzedawców, zarządzanie formularzami lub importowanie rekordów do arkusza kalkulacyjnego, wymagały dużej ilości pracy ręcznej, co z kolei skutkowało stratami czasu i nieporęcznymi procesami.

Po dokładnym rozważeniu zespół zarządzający Avalanche zdecydował się na wdrożenie nowych narzędzi do zarządzania procesami i zautomatyzowania przepływów pracy w celu uzyskania szybszych i lepszych wyników.

Na przykład jednym z najbardziej czasochłonnych procesów w produkcji festiwalowej jest przejrzenie tysięcy zgłoszeń artystów, które muszą zostać zatwierdzone lub odrzucone.

Aby uprościć ten proces, Avalanche zaczęło od ustanowienia jednego punktu kontaktowego dla aplikacji: formularza stworzonego za pomocą Typeform.

Każdy artysta, który chce zagrać na jednym ze scen M for Montreal, zgłasza się teraz za pośrednictwem tej formy, po czym integracje zaczynają działać swoją magią.

event-automation-example

Przede wszystkim odpowiedzi z formularzy są automatycznie wysyłane i ustrukturyzowane w Airtable .

Oznacza to, że po zgłoszeniu się artysty dane aplikacji są natychmiast wysyłane do Airtable, a także ustrukturyzowane w sposób przyjazny dla użytkownika, który pozwala na szybszą ocenę.

Jednocześnie dane kontaktowe wnioskodawcy są przechowywane w Mailchimp . Następnie e-maile są wysyłane automatycznie w zależności od statusu aplikacji .

Wreszcie, Integromat służy do automatycznej aktualizacji statusu płatności wniosków z danymi Stripe, a także do wysyłania paragonów po dokonaniu płatności.

Zaangażowanie człowieka nie jest już potrzebne do tych podzadań, ponieważ integracja aplikacji zajmuje się tym wszystkim.

Wnioski i wyniki

Według założyciela Avalanche, integracja aplikacji bardzo ułatwiła przejście przez proces słuchania artystów i oglądania ich pracy.

Do tej pory automatyzacja pozwoliła firmie zaoszczędzić 40 godzin pracy ręcznej miesięcznie.

Jeśli weźmiemy za punkt odniesienia średnią stawkę godzinową analityka danych w Kanadzie , suma zaoszczędzonych pieniędzy to aż 16 464 USD rocznie.

„Przetwarzanie danych stało się przyjemnością. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić dwie godziny dziennie i to jest piękne”, powiedział Nasra. „Jak ten kawałek w Fantazji, gdzie miotły same zaczynają sprzątać ”.

Odpowiednie zakończenie opowieści o przemianie i triumfie – jak w bajce.

Jeśli chcesz przeczytać więcej o podróży do automatyzacji Avalanche, gorąco polecamy jej omówienie przez Typeform .

Miłej automatyzacji!