Krótki przewodnik po wielozadaniowych przepływach pracy

Wiele firm w dzisiejszych czasach szczyci się umiejętnością realizacji projektów za pomocą współpracy międzyfunkcyjnej.

Niezależnie od tego, czy jest to startup, czy wiodący gracz w branży, takie podejście do pracy zespołowej wyróżnia się jako atrakcyjna strategia osiągania celów biznesowych, ponieważ pozwala:

  • Spraw, aby projekty były bardziej przejrzyste i rozliczalne
  • Wydajniej przydzielaj zasoby
  • Promuj kulturę przynależności

Ostatni punkt jest najłatwiejszy do zrozumienia (i sprzedania), ponieważ współpraca międzyfunkcyjna daje poczucie celu wszystkim uczestnikom projektu.

Bycie częścią czegoś większego niż ty to potężny narkotyk!

cross-functional-projects-spacex

Z drugiej strony poprawiona wydajność i przejrzystość są nieco bardziej abstrakcyjne, ale równie ważne.

Mając to na uwadze, poświęcimy ten artykuł na pokazanie wszystkiego, co trzeba wiedzieć o wielofunkcyjnych przepływach pracy w projektach.

Od definicji i przykładów po praktyczne rozwiązania do zarządzania i automatyzacji zadań związanych z tą praktyką, dostarczymy Ci wszystkiego, co możesz o tym wiedzieć.

Zacznijmy!

Co to jest wielofunkcyjny przepływ pracy projektu? Dokładna definicja

Wielofunkcyjny przepływ pracy projektu to sekwencja działań roboczych angażujących członków organizacji o różnych funkcjach, których celem jest wykonanie zadań wymaganych do ukończenia projektu.

Rozłóżmy to dla jasności.

Przede wszystkim, międzyfunkcyjne przepływy pracy to – wybaczcie nadmiarowość – przepływy pracy. Dlatego przed wszystkim innym przedstawiamy sekwencje akcji (ponieważ przepływy pracy składają się z takich akcji roboczych).

Po drugie, istnieją dwie cechy, które sprawiają, że międzyfunkcyjne przepływy pracy w projektach są wyjątkowe.

Z jednej strony angażują ludzi z różnych zespołów w całej organizacji, a co za tym idzie, wiele narzędzi do wykonania niezbędnej pracy.

Z drugiej strony są nierozerwalnie związane z projektami. Oznacza to, że odpowiednie przepływy pracy zawierają rozpoznawalne wzorce, które można zastosować w większości projektów bez względu na specyfikę.

Podsumowując, wielofunkcyjny przepływ pracy projektu musi spełniać następujące warunki, aby można go było uznać za taki:

  • Odwołaj się do konkretnego projektu o jasno określonym zakresie
  • Zaangażuj menedżerów i specjalistów z różnych zespołów
  • Wymagaj użycia wielu narzędzi/aplikacji

To są podstawowe cechy. Od tego momentu przepływy pracy mogą wyświetlać różne poziomy rozszerzenia i złożoności.

Zanim przejdziemy do zawiłości i wyzwań, spójrzmy na kilka przykładów.

Przykłady wielofunkcyjnych przepływów pracy w projektach

Wielofunkcyjne przepływy pracy w projektach są tak stare, jak podział pracy, chociaż kiedyś nie były tak nazywane.

Jak możesz sobie wyobrazić (i prawdopodobnie doświadczyłeś), przykładów jest bez liku.

W rzeczywistości większość tego, co jest obecnie budowane, obejmuje współpracę między różnymi funkcjami zespołu: samochody, budynki, strony docelowe, systemy zarządzania zamówieniami, co tylko chcesz.

Wspólny projekt obejmujący wiele zespołów i kilka narzędzi, który wymaga wykonania jasno zdefiniowanych zadań w określonych ramach czasowych: Wszystkie powyższe przykłady znajdują się w polach wyboru między funkcjami przepływu pracy w projekcie.

cross-functional-collaboration-flowchart

Ale zamiast kopać w dół, wybierzmy prosty przykład projektu – powiedzmy tworzenie strony docelowej – i pokażmy, jak mógłby wyglądać wynikowy przepływ pracy.

Tworzenie niestandardowego landing page’a angażuje kilku profesjonalistów z różnych dziedzin, w tym copywriterów, projektantów i specjalistów martech z zespołu marketingu, programistów z działu IT oraz przedstawicieli działu sprzedaży.

I oczywiście menedżerowie każdego obszaru.

W tym konkretnym przypadku przepływ pracy potrzebny do ukończenia projektu może mieć następującą strukturę:

  1. Zacznij od spotkania, aby przedstawić projekt interesariuszom z każdego obszaru
  2. Skonfiguruj kanały komunikacji i podkanały dla projektu
  3. Ustal zadania, terminy i aplikacje, które będą używane w projekcie
  4. Przejrzyj i dostosuj wymagania w oparciu o informacje zwrotne od interesariuszy
  5. Utwórz mapę drogową projektu / schemat blokowy z powyższymi informacjami (pasy pływania, schematy blokowe, wykresy Gantta)
  6. Utwórz projekt i przypisz zadania w narzędziu do zarządzania projektami
  7. Poinstruuj interesariuszy, aby kontynuowali działania swoich zespołów
  8. Przejrzyj rezultaty
  9. Uruchom projekt
  10. Zgłoś wyniki i zamknij projekt

Mimo że jest to elementarny przykład przepływu pracy, kondensuje kluczowe działania potrzebne do doprowadzenia projektu do końca.

Przyjrzyjmy się teraz wyzwaniom, które stoją na drodze wydajnych przepływów pracy i zobaczmy, jak automatyzacja może pomóc w ich rozwiązaniu.

5 najważniejszych wyzwań związanych z wielofunkcyjnymi przepływami pracy w projektach

Większość wielofunkcyjnych przepływów pracy w projektach musi sprostać pięciu wyzwaniom: komunikacji, informacji zwrotnej, udostępnianiu plików, zarządzaniu odpowiedzialnością i integracji aplikacji.

W zależności od charakteru projektu może być ich więcej, ale prawie zawsze pojawiają się kolejne.

Przyjrzyjmy się im szybko, zanim przejdziemy do rozwiązań.

1. Komunikacja

Jest to najważniejsze wyzwanie, z którym będziesz musiał się zmierzyć podczas tworzenia wielofunkcyjnych przepływów pracy w projektach.

Brak komunikacji i nadmierna komunikacja to dwie strony tego samego medalu i obie przyczynią się do opóźnienia projektu poza to, czego można się spodziewać.

Dlatego tworzenie kanałów i podkanałów projektu jest jednym z pierwszych zadań, które należy uwzględnić podczas projektowania i tworzenia przepływu pracy.

Przede wszystkim będziesz musiał uzgodnić z interesariuszami obszaru, jakie kanały komunikacji zostaną wykorzystane iw jakim celu.

Na przykład prosty projekt może być realizowany za pomocą udostępnionego kanału Slack lub Microsoft Teams w przypadku ogólnych pytań i wymiany, a także narzędzia do zarządzania projektami (na przykład Asana lub ClickUp) w przypadku konkretnych próśb i opinii związanych z zadaniami.

Bardziej złożone projekty mogą wymagać specyficznych dla obszaru podkanałów wiadomości błyskawicznych (IM), oddzielnych folderów/przestrzeni w narzędziu do zarządzania projektami, wirtualnych sal konferencyjnych i tak dalej.

Nie trzeba dodawać, że najlepsze praktyki komunikacyjne są ważne, ponieważ chcesz, aby projekt był możliwy do prześledzenia, interesariusze byli poinformowani, a obowiązki jasne dzięki odpowiedniej wymianie informacji.

2. Opinie i komentarze

Informacja zwrotna jest podzbiorem komunikacji projektowej i aby była użyteczna, musi spełniać jeden kluczowy warunek: odpowiedni kontekst.

W przypadku przepływów pracy o różnych funkcjach najlepszym scenariuszem jest zachowanie oddzielnych poziomów na potrzeby informacji zwrotnych.

Często oznacza to utrzymywanie informacji zwrotnych w granicach każdego obszaru biznesowego, aczkolwiek w przypadku blokowania zadań (gdzie zadania jednego zespołu nakładają się na zadania innego zespołu) oraz dzielenia się ukończoną lub prawie ukończoną pracą z innymi zespołami.

W większości przypadków informacje zwrotne działają lepiej, gdy są ograniczone do sekcji komentarzy narzędzia do zarządzania projektami.

Umożliwi to członkom zespołu zadawanie pytań i przekazywanie informacji zwrotnych związanych z określonymi zadaniami w ramach projektu, zamiast „zanieczyszczać” ogólny kanał Slack szczegółowymi pytaniami i obserwacjami.

3. Udostępnianie plików

Jeśli chodzi o udostępnianie plików, e-mail jest wrogiem publicznym numer jeden.

Plik udostępniony za pośrednictwem poczty e-mail między dwoma członkami wielozadaniowego projektu jest jak drzewo padające w lesie, gdy w pobliżu nie ma nikogo, kto by go usłyszał.

Równie dobrze mogłoby się nigdy nie wydarzyć.

Porada tutaj jest dość prosta: zapewnij niezbędne miejsca do udostępniania plików, wersji roboczych i ostatecznych wersji w przejrzysty i odpowiedzialny sposób.

file-sharing-workflows

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się polegać na repozytoriach Dropbox, Dysku Google czy Adobe XD, upewnij się, że korzystają z nich odpowiedni interesariusze.

Podobnie jak w przypadku komunikacji, dobrze jest wiedzieć, gdzie i jak pliki będą udostępniane, kto będzie za nie odpowiedzialny, a także dać dostęp tym, którzy tego potrzebują.

4. Zarządzanie odpowiedzialnością

Wielofunkcyjny przepływ pracy projektu musi od samego początku jasno określać obowiązki.

Z punktu widzenia przepływu pracy dobrze jest, aby każdy projekt miał jedną osobę odpowiedzialną, na którą odpowiadają interesariusze obszaru. Z kolei członkowie każdego zespołu będą odpowiadać przed odpowiednimi interesariuszami obszaru.

Kierownik projektu może interweniować w dynamikę danego obszaru, gdy wymaga tego sytuacja.

Jednak podział obowiązków musi być tak skonstruowany, aby każdy członek zespołu wiedział, czego się od niego oczekuje i kogo ma powtórzyć, gdy pojawi się problem.

Najważniejsze jest posiadanie członków zespołu ze zdefiniowanymi zadaniami, raportowanie do odpowiednich interesariuszy obszaru i wypełnianie funkcji, które mieszczą się w ich zakresie.

5. Aplikacje i integracje aplikacji

Wyzwanie związane z aplikacjami w wielofunkcyjnych przepływach pracy w projektach polega na tym, że różne zespoły w organizacji mają tendencję do używania różnych aplikacji do pracy.

Na przykład zespoły IT często polegają na Jira do śledzenia projektów, podczas gdy zespoły marketingowe mogą używać ClickUp, Asana lub Airtable.

Gdy tak się stanie, liderzy projektów stają przed dwiema możliwościami: albo zmusić wszystkie zaangażowane zespoły do korzystania z tych samych aplikacji, aby zachować spójność przepływu pracy, albo wdrożyć integrację aplikacji, aby upewnić się, że wszystkie informacje odpowiednio dotrą do interesariuszy.

Czasami i z wielu powodów nie można wybrać pierwszej opcji.

Właśnie tam błyszczą integracje aplikacji, umożliwiając udostępnianie kluczowych informacji, plików, przypomnień i spotkań w wielu zespołach i aplikacjach bez konieczności ręcznego robienia tego.

integromat-home-page

Z punktu widzenia przepływu pracy ważne jest, aby podczas spotkania inauguracyjnego omówić, które aplikacje będą używane w projektach i w jakim celu. Następnie nadejdzie czas na ocenę niezbędnych integracji aplikacji, które zapewnią przepływ danych i aktualność wszystkich.

W przeciwnym razie projekt będzie stale zagrożony awariami komunikacji i pojawieniem się silosów informacyjnych.

Czas rozwiązań: Automatyzacja przepływu pracy w projektach wielofunkcyjnych

Wyzwania przedstawione powyżej mogą skutkować wieloma problemami, które wpłyną zarówno na projekt, jak i na przepływ pracy, który ma go przyspieszyć.

Podstawowe pytanie jest tutaj proste: z jakimi problemami boryka się Twój przepływ pracy?

Odpowiedź będzie zależeć od czynników obejmujących cechy kultury firmy, aplikacje używane w organizacji, protokoły komunikacyjne i inne.

Oczywiście nie możemy udzielić Ci dopasowanej odpowiedzi na problemy, które możesz mieć lub nie.

To, co możemy zrobić, to pokazać, w jaki sposób integracje aplikacji oparte na Integromat rozwiązują wiele problemów, które często występują w przepływach pracy o różnych funkcjach.

Przyjrzyjmy się trzem prostym przykładom.

1. Aktualizacja interesariuszy obszaru z odpowiednimi zadaniami nad Slack

Wielofunkcyjne projekty wymagają wykonania wielu zadań, czasem setek, a nawet tysięcy.

Śledzenie wszystkiego może być trudne, szczególnie gdy odbywa się to ręcznie. Poniższy szablon zajmuje się tym, powiadamiając Ciebie (lub kogoś innego) przez Slack o zadaniach, które należy wykonać następnego dnia.

Jest to łatwe rozwiązanie zapewniające terminowe wykonanie zadań.

Opiera się na Asanie i Slacku, ale możesz dostosować szablon i zastąpić te aplikacje tymi, których używasz, w tym Microsoft Teams do komunikacji i poniedziałek lub Teamwork do zarządzania projektami.

2. Uzyskaj listę otwartych zadań i podzadań dla każdego członka projektu w Microsoft Teams

Poprzedni szablon pozwala zająć się pilnymi zadaniami, a następny daje przegląd wszystkich zadań, które musi wykonać zespół wielofunkcyjny.

Wysyłając codziennie listę otwartych zadań do Microsoft Teams, zyskujesz możliwość błyskawicznego śledzenia postępów i dowiedzenia się, kto co robi i w jakim tempie.

Jest to łatwy sposób, aby dowiedzieć się, jak przebiega projekt i sprawdzić, czy przestrzega się harmonogramu.

3. Otrzymaj wiadomość Slack i zadanie ClickUp dla plików przesłanych na Dysk Google

Połączenie kilku zespołów często oznacza, że wiele folderów Dysku Google będzie używanych do przechowywania wersji dokumentów, obrazów i innych.

Jest to całkiem normalne i działa dobrze… dopóki nie trzeba będzie przejrzeć ostatecznych wersji każdego utworu. Poruszanie się po labiryncie dokumentów nie jest zabawne!

Aby rozwiązać ten problem, wystarczy poinstruować każdy zespół, aby utworzył folder Dysku Google dla wersji ostatecznych i przesłał te ostatnie, gdy będą gotowe.

Integromat będzie monitorować te foldery z „ostatecznymi wersjami”, utworzy zadanie na ClickUp dla każdego nowego pliku i wyśle wiadomość Slack, informującą odpowiedniego interesariusza, aby go przejrzał.

Wniosek: dobry przepływ pracy pomoże za każdym razem przezwyciężyć niespójności

Przepływy pracy to świadomy wysiłek, aby dostarczać szybsze, lepsze projekty.

Zrozumiałe jest, że projekty angażujące różne zespoły będą trudniejsze niż te, które tego nie robią, ponieważ tarcia mogą wynikać z różnych praktyk, aplikacji i metod stosowanych w całej organizacji.

Automatyzacja pomoże Ci uporać się z niektórymi z nich poprzez poprawę komunikacji, udostępniania plików i raportowania (między innymi), ale kluczem jest wiedzieć, co należy najpierw naprawić.

Gdy już to osiągniesz, rozwiązania są tylko kolejnym krokiem do szczuplejszego przepływu pracy.