Jak śledzić subskrypcje SaaS, aby zmniejszyć churn [samouczek]

Kilka słów wzbudza większe zaniepokojenie wśród menedżerów wzrostu i założycieli startupów niż „churn”.

Na każdy biznes oparty na subskrypcji jest przynajmniej jedna osoba, która z oddaniem patrzy na wskaźniki churn – mając nadzieję na najlepsze, a także (choć nie zawsze) przygotowująca się na najgorsze.

Ale czym jest rezygnacja?

W najszerszej akceptacji słowo churn odnosi się do „wskaźnika rezygnacji”, który uzyskuje się poprzez podzielenie liczby klientów rezygnujących z subskrypcji usługi przez całkowitą liczbę klientów, w określonym czasie.

Mówiąc prościej, churn jest miarą liczby osób, które anulują subskrypcję w określonym okresie . Taka usługa może obejmować wszystko, od umowy telefonicznej po produkt SaaS, którego już nie potrzebujesz, a okres można mierzyć w miesiącach, kwartałach i tak dalej.

Ponadto churn jest jednym z mierników definiujących długotrwałą wartość (LTV) klienta. Ponieważ liczba ta jest kluczem do przewidzenia sukcesu firmy i jej modelu biznesowego, śledzenie wskaźników churn z bliskiej odległości ma sens.

Problem oczywiście wiąże się z wysokimi wskaźnikami rezygnacji.

Kiedy tak się dzieje, całe zespoły starają się osiągnąć trzy cele:

  • Zidentyfikuj klientów, którzy anulują swoje subskrypcje
  • Przeanalizuj powody rezygnacji
  • Zmniejsz odpływ klientów

Istnieje wiele unikalnych powodów rezygnacji i równie wiele rozwiązań, które mogą ją ograniczyć.

Wyróżnienie tych, którzy anulują subskrypcję, jest jednak prostsze.

W tym przypadku użycia pokażemy, jak zidentyfikować odejście za pomocą:

  • Analizowanie danych płatniczych z bazy danych
  • Wysyłanie anulowanych subskrybentów do arkusza kalkulacyjnego Arkuszy Google
  • Tworzenie zadania w narzędziu do zarządzania projektami dla każdego subskrybenta, który odszedł

W ten sposób będziesz mógł stworzyć podstawy niezbędne do odzyskania dawnych klientów.

Gotowy? Nie traćmy więc kolejnej minuty.

Podsumowanie scenariusza: Budowanie narzędzia do zarządzania subskrypcjami SaaS

Stworzony przez nas scenariusz analizuje płatności kartą kredytową/debetową dokonywane do usługi opartej na subskrypcji, wyróżnia klientów, którzy anulowali subskrypcję i tworzy zadanie w narzędziu do zarządzania projektami dla każdej anulowanej subskrypcji.

W ten sposób będziesz mógł tworzyć niestandardowe programy winback i wprawiać je w ruch w chwili, gdy subskrybent opuszcza Twoją usługę.

Zanim zaczniemy, będziesz potrzebować:

  • Konto Integromatu
  • Poświadczenia dostępu do bazy danych PostgreSQL (gdzie przechowywane są dane dotyczące płatności; zakłada się, że baza już istnieje)
  • Konto Google
  • Konto narzędzia do zarządzania projektami (w tym przykładzie używamy ClickUp)

Podsumowując, nasz scenariusz działa co miesiąc. Oznacza to, że Integromat pobierze wszystkie płatności dokonane w tym zakresie dat, wybierze te ze statusem „Anulowana” lub „Płatność nie powiodła się” i dla każdej z nich utworzy zadania na ClickUp.

analiza-danych-odwołanych-płatności

Nie trzeba dodawać, że możesz dostosować scenariusz do swoich potrzeb. Na przykład, jeśli używasz Asany zamiast ClickUp, możesz zastąpić tę drugą poprzednią.

Teraz spójrzmy, jak to stworzyć.

Krok 1: Tworzenie scenariusza Integromat i dodanie aplikacji PostgreSQL

W panelu Integromatu kliknij przycisk „ Utwórz scenariusz ” w prawym górnym rogu ekranu.

przycisk tworzenia scenariusza

Po wykonaniu tej czynności wylądujesz w kreatorze scenariuszy. Tutaj kliknij niebieskie kółko, które wyświetli listę dostępnych aplikacji na Integromacie.

kreator scenariuszy

lista-aplikacji-na-integromacie

Tam wyszukaj aplikację PostgreSQL i wybierz moduł „ PostgreSQL > Wykonaj zapytanie (zaawansowane) ”.

postgresql-execute-a-query-(zaawansowany)-moduł

Następnym krokiem jest połączenie konta PostgreSQL z Integromat.

Administrator konta PostgreSQL będzie mógł podać Ci dane uwierzytelniające potrzebne do dodania połączenia.

dodanie-połączenie-do-konta-postgresql

W Twojej bazie danych PostgreSQL będzie tabela zawierająca wszystkie dane, których szukasz. Dostęp do tej tabeli uzyskasz za pomocą specjalnego polecenia w module PostgreSQL, który właśnie dodałeś.

Zrozumiałe jest, że Twoja tabela prawdopodobnie będzie zawierać inne pola i dane niż tabela używana w tym samouczku.

Nasza tabela posiada następujące pola: .

  • Nazwa tabeli – Subskrypcje
  • Identyfikator organizacji
  • Ważny_od
  • Ważne do
  • Ilość
  • Następna_kwota
  • Właściciel_e-mail
  • Kod waluty
  • Owner_user_id
  • Metoda płatności
  • Status płatności
  • Payment_created_at
  • Dodano wiersz

Zalecamy zastąpienie pól/danych w tekście odpowiednimi polami/danymi w tabeli podczas tworzenia tego scenariusza.

Wracając do modułu PostgreSQL, musisz dodać polecenie, które będzie pobierało szczegóły wszystkich utworzonych płatności dla określonego zakresu dat.

W tym przykładzie ten zakres będzie wynosił jeden miesiąc kalendarzowy. Np. 1 lipca do 1 sierpnia.

pole-polecenia w module-postgresql

Ręczne wprowadzenie dat w poleceniu spowoduje, że dane dla tych dat będą wywoływane przy każdym wykonaniu scenariusza.

Dlatego zakres dat będzie musiał być określany dynamicznie w poleceniu.

Oto jak to zrobić.

W poleceniu pobierane są dane payment_created_at z tabeli (zawierające wszystkie daty dla każdej płatności w tabeli).

Ponieważ wymagasz tylko płatności z określonego zakresu dat, daty te można wydobyć z powyższych danych za pomocą wbudowanych funkcji Integromatu, które można znaleźć klikając w dowolne pole.

wbudowane funkcje-integromatu

Przyjrzyjmy się najpierw, jak polecenie wygląda w module, aby uzyskać przejrzysty obraz, a następnie podzielimy go.

funkcja-polecenia w module-postgresql

Jak widać, funkcje „ addMonths ” i „ formatDate ” są połączone ze zmienną „ now ” w celu utworzenia polecenia.

Poświęćmy chwilę na wyjaśnienie celu:

  • now variable – Wyprowadza bieżącą datę i godzinę
  • addMonths – Służy do zmiany bieżącego miesiąca, który zmienna now wyprowadza na poprzedni miesiąc na początku zakresu
  • formatDate — zmienia datę na RRRR-MM-DD i usuwa czas wyprowadzany przez zmienną now

Teraz, gdy masz prawidłowe miesiące dla zakresu, dni zakresu zależą od tego, kiedy ustawisz swój scenariusz do wykonania.

Jak wspomniano wcześniej, zakres będzie wynosił od 1 do 1, więc scenariusz musi być realizowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

Pokażemy Ci, jak to skonfigurować później.

Poniżej znajduje się polecenie, które możesz skopiować i wkleić do swojego modułu:

SELECT * FROM subskrypcje WHERE(payment_created_at BETWEEN '{{formatDate(addMonths(now; -1); "RRRR-MM-DD")}};'AND'{{formatDate(now; "RRRR-MM-DD")} }')

Po prostu zastąp „ subskrypcje ” nazwą swojej tabeli, a „ płatność_tworzenie_at ” polem w tabeli, które zawiera te same dane.

Po skonfigurowaniu modułu wykonaj scenariusz, klikając przycisk „ Uruchom raz ”, aby pobrać niektóre dane.

Musisz to zrobić, aby zmapować dane w następnym kroku.

Jeśli moduł nie wyświetla żadnych danych, może być konieczne dostosowanie zakresu dat w poleceniu.

przycisk-jednokrotnego-wykonania-scenariusza

Wynik powinien wyglądać tak:

Postgresql-wykonanie-wyjście

Przejdźmy teraz do kolejnego kroku tej automatyzacji.

Krok 2: Dodawanie aplikacji Arkusze Google

Po skonfigurowaniu modułu „ PostgreSQL ” następnym krokiem jest dodanie wynikowych danych do arkusza kalkulacyjnego Google Sheets.

W swoim scenariuszu Integromat kliknij mały znak plus obok modułu „ PostgreSQL ”, aby dodać kolejny moduł.

Następnie wyszukaj aplikację Arkusze Google. Z wyświetlonej listy modułów wybierz moduł „ Dodaj wiersz ”.

google-arkusze-moduły

W polu konfiguracji modułu dodaj połączenie do swojego konta Google. Po połączeniu możesz wybrać arkusz kalkulacyjny i arkusz, których chcesz użyć.

Upewnij się, że stworzyłeś je przed konfiguracją modułu, w przeciwnym razie nie pojawią się one na liście dostępnych opcji!

konfiguracja-modułów-google-arkuszy

Następnie przewiń w dół, aby zobaczyć pola w arkuszu.

Tutaj musisz zmapować dane wyprowadzane przez moduł „ PostgreSQL ” do odpowiednich pól, jak widać poniżej.

Moduł mapowania-w-arkuszach-google-1

mapowanie-w-arkuszach-google-module-2

Po zakończeniu mapowania wartości kliknij przycisk „ OK ”.

Umożliwi to automatyczne przeniesienie danych z bazy danych PostgreSQL do arkusza.

Ponieważ potrzebujemy tylko szczegółów anulowanych i nieudanych płatności, będziemy musieli dodać filtr do scenariusza. Zobaczmy, jak to zrobić.

Krok 3: Dodawanie filtrów w scenariuszu

Zwróćmy ponownie naszą uwagę na moduł „ PostgreSQL ”.

Jak wiecie, polecenie pobiera szczegóły płatności mieszczących się w podanym zakresie dat, więc kolejnym zadaniem jest wyodrębnienie płatności z tego zakresu dat, które spełniają następujące kryteria:

  • Statusy Anulowano lub Płatność nie powiodła się z kwotami 299 USD lub wyższymi.

Do arkusza zostaną dodane tylko płatności należące do tej kategorii.

Używając filtra, możemy zapobiec przekazywaniu płatności z innymi kombinacjami statusu i kwoty do modułu Arkuszy Google.

Aby dodać filtr, kliknij link między dwoma modułami.

link-otwierający-ustawienie-filtru

W ustawieniach filtra nadaj nazwę filtrowi, a następnie dodaj pierwszy warunek:

  • Mapowanie elementu danych status_płatności na górne pole
  • Wybór operatora tekstowego Równe (bez uwzględniania wielkości liter)
  • Wprowadzanie Anulowano w dolnym polu

konfiguracja-filtrów-1

Ponieważ status płatności, po którym się znajdujemy, może zostać anulowany lub płatność nie powiodła się , kliknij " Dodaj LUB regułę " i ustaw warunek tak jak wcześniej, ale tym razem wpisz Płatność nie powiodła się w dolnym polu.

Zobacz obraz poniżej w celach informacyjnych:

konfiguracja-filtrów-2

Każdy z tych statusów płatności musi również mieć kwotę 299 USD lub więcej, aby spełnić kryteria. Dlatego musisz użyć tutaj „ Dodaj ORAZ ”.

Po dodaniu go do filtru zmapuj element danych kwoty na górne pole, wybierz operator liczbowy Większy lub równy i wprowadź kwotę w dolnym polu, tak jak pokazano poniżej:

konfiguracja-filtrów-3

Po wykonaniu tej czynności kliknij „ OK ”.

Masz teraz filtr, który pozwala na przepuszczanie i dodawanie do arkusza kalkulacyjnego tylko płatności spełniających kryteria.

anulowane-płatności-arkusz kalkulacyjny

Teraz dodajmy do scenariusza ostatni moduł.

Krok 4: Dodawanie aplikacji ClickUp

W podobny sposób, jak wcześniej, dodaj aplikację ClickUp i wybierz z opcji moduł „Utwórz zadanie”.

kliknij-utwórz-zadania-moduł

Po połączeniu konta ClickUp z Integromat możesz wybrać w module:

  • Obszar roboczy
  • Przestrzeń
  • Teczka
  • Lista

Podczas przewijania w dół masz możliwość wpisania nazwy zadania, treści i wybrania cesjonariusza lub cesjonariuszy.

konfiguracja-modułu-kliknięcia

Możesz mapować dowolne dane z poprzednich dwóch modułów, aby skomponować nazwę i treść zadań zawierających anulowane subskrypcje.

Zobacz przykład poniżej w celach informacyjnych:

wpisanie-nazwy-zadania-i-tresci

Po wykonaniu tej czynności kliknij „ OK ”, a ten moduł zostanie teraz w pełni skonfigurowany. Czas sprawdzić, czy ten scenariusz działa zgodnie z oczekiwaniami.

Krok 5: Testowanie scenariusza

Ponownie naciśnij przycisk „ Uruchom raz ” w kreatorze scenariuszy, aby rozpocząć automatyzację.

Jeśli masz płatności, które mieszczą się w zakresie dat i spełniają kryteria filtru, zostaną one dodane do arkusza kalkulacyjnego i zostaną również utworzone zadania ClickUp.

realizacja scenariusza

Pracuje dobrze? Dobry!

Zapisz scenariusz, naciskając przycisk „ Zapisz ” u dołu kreatora.

przycisk-zapisz-w-budowcu

Na koniec przełącz przełącznik harmonogramu, który znajduje się pod przyciskiem „ Uruchom raz ”.

przycisk harmonogramu

Spowoduje to wyświetlenie okna ustawień harmonogramu, w którym można ustawić automatyczne wykonanie scenariusza, kiedy tylko zechcesz.

Po ustawieniu naciśnij przycisk „ Aktywuj ”, a wszystko będzie gotowe.

Harmonogram-ustawienie-box

Wniosek

Gdy już uruchomisz ten scenariusz w tle, będziesz mógł na miejscu tworzyć strategie, które zmniejszą odpływ klientów.

Integromat zajmie się za Ciebie całym ciężarem, identyfikując anulowane subskrypcje i tworząc zadania, które możesz przypisać osobom odpowiedzialnym za projektowanie programów winback.

Czy to rozwiązanie do zarządzania subskrypcjami SaaS wymaga trochę pracy? Pewnie! Ale po wdrożeniu już nigdy nie będziesz musiał wracać do tego typu danych.

Miłej automatyzacji!