Jak eksportować z Jira do Excela za pomocą Integromatu [Samouczek]

Eksportowanie problemów Jira do Excela to ciągłe wyzwanie dla wielu kierowników projektów i właścicieli produktów odpowiedzialnych za śledzenie nowych i trwających projektów.

W rzeczywistości każdy, kto spędził czas na stanowisku raportowania, wie, jak męczące jest generowanie raportów w programie Excel i wysyłanie ich pocztą elektroniczną, i jak często to robi, jest to wielka strata czasu.

Najgorsze w tym jest to, że to wszystko prawda: eksport z Jira do Excela to niesamowita strata czasu, przynajmniej jeśli jest wykonywany ręcznie.

Nie trzeba dodawać, że nie musi tak być – ani nudne, ani ręczne.

Obecnie rozwiązania do eksportu z Jira do Excela są powszechnie dostępne i występują w wielu kształtach i formach, chociaż niewiele (jeśli w ogóle) jest tak potężnych jak Integromat.

W tym przypadku pokażemy, jak automatycznie eksportować z Jira do Excela. Ponadto dodaliśmy drugi scenariusz Integromat, który co tydzień wysyła e-maile z wynikami raportów Excela, dzięki czemu możesz informować interesariuszy bez kiwnięcia palcem.

Ale zanim przejdziemy do rzeczy, przyjrzyjmy się, czego będziesz potrzebować, aby raz na zawsze zautomatyzować Excel i Jira.

Łączenie Excela z Jira: Podstawowe wymagania

Aby wdrożyć następujące zautomatyzowane scenariusze, będziesz potrzebować:

  • Konto Integromatu
  • Konto Jira
  • Konto Microsoft (można również użyć programu Excel online)
  • Arkusz kalkulacyjny Excel

Dla uproszczenia użyjemy arkusza kalkulacyjnego z minimalną ilością danych, aby utworzyć prosty raport, ale możesz swobodnie skonfigurować arkusz kalkulacyjny tak, aby odpowiadał Twoim rzeczywistym potrzebom.

Wreszcie, ten przypadek użycia jest prosty, ale wymaga trochę czasu. Jeśli chcesz iść napić się kawy przed kontynuowaniem, jest to idealny moment, aby to zrobić!

arkusz-kalkulacyjny-excel-używany-do-przechowywania-danych-jira

Scenariusz pierwszy: dodawanie problemów Jira do Excela

Pierwszy scenariusz z Integromat wykona za Ciebie całą pracę, dodając nowe zgłoszenia Jira do programu Excel w miarę ich tworzenia.

Po aktywacji scenariusz będzie monitorował Jira pod kątem problemów i automatycznie doda je do programu Excel.

Krok 1: Tworzenie scenariusza

Aby rozpocząć, musisz zalogować się na swoje konto Integromat.

Na pulpicie kliknij przycisk „ Utwórz nowy scenariusz ” w prawym górnym rogu.

przycisk-utwórz-scenariusz-na-desce rozdzielczej

Zostaniesz przeniesiony do kreatora scenariuszy, w którym stworzysz swoje zautomatyzowane scenariusze.

budowniczy-scenariusz

Tam idź dalej i kliknij kółko na środku ekranu. Gdy to zrobisz, pojawi się lista gotowych do użycia aplikacji.

Na tej liście wyszukaj Jira , a gdy już ją znajdziesz, wybierz aplikację Jira Cloud Platform .

Po jego kliknięciu pojawią się przed Tobą wszystkie dostępne moduły Integromatu dla tej aplikacji.

dostępne-moduły-jira

Ponieważ celem jest tutaj automatyczne dodawanie nowych problemów Jira do arkusza kalkulacyjnego Excel, musisz wybrać z listy moduł „Obserwuj problemy ”.

jira-watch-issues-module

Zobaczmy teraz, jak skonfigurować moduł.

Krok 2: Konfiguracja modułu Jira

Aby uzyskać dostęp do danych Jira projektu, musisz połączyć swoje konto Jira z Integromat, a następnie utworzyć webhooka.

Zacznij od kliknięcia przycisku „ Dodaj ” pod „ Webhook ”, a następnie przycisku „ Dodaj ” obok selektora „ Połączenie ”.

łączenie-jira-do-integromatu

Połączenie będzie wymagało tokena API wraz z adresem URL usługi i nazwą użytkownika .

Musisz utworzyć token API na swoim koncie Jira. Jeśli nie wiesz, jak go uzyskać, zapoznaj się z tym dokumentem pomocy Jira.

tworzenie-połączenia-integromatu

Po przygotowaniu możesz utworzyć webhooka, który będzie używany do natychmiastowego odbierania nowych zgłoszeń w miarę ich tworzenia w Jira.

Jeśli chodzi o webhooka, możesz go nazwać, jak chcesz. Następnie wybierz „ Issue ” w selektorze „ Hook type ” i zaznacz opcję „ Created ” w opcjach „ Events ”.

Po wykonaniu tej czynności naciśnij „ Zapisz ”, aby kontynuować.

tworzenie-webhooka

Webhook Jira jest teraz skonfigurowany do natychmiastowego odbierania nowych problemów.

Przejdźmy do następnego kroku w procesie.

Krok 3: Konfiguracja modułu Excel

Tutaj zintegrujemy Microsoft Excel i Jira.

W Twoim scenariuszu zauważysz znak plus, gdy przesuniesz kursor obok modułu Jira.

Kliknij go i wyszukaj aplikację Excel , tak jak wcześniej w aplikacji Jira.

Ponieważ chcesz dodać sprawy Jira do arkusza Excel, wybierz moduł „ Dodaj wiersz arkusza ” z listy opcji.

moduł-rzędu-dodania-arkuszy-programu-Excel

Teraz będziesz musiał dodać połączenie i przyznać pewne uprawnienia, aby Integromat mógł wykonać za Ciebie ciężkie prace.

excel-połączenie-integromat

Po wykonaniu tej czynności wybierz skoroszyt i arkusz, w którym chcesz dodać problemy Jira.

Uwaga : Przed skonfigurowaniem scenariusza konieczne będzie utworzenie skoroszytu i arkusza roboczego.

wybór skoroszytu i arkusza roboczego

Arkusz, którego używamy w tym przykładzie, zawiera następujące kolumny:

  • Identyfikator wydania
  • Data
  • Streszczenie
  • Robaki
  • Całkowita liczba błędów
  • Poprawa
  • Całkowite ulepszenia
  • Nowe funkcje
  • Całkowicie nowe funkcje
  • Mandatariusz

Najważniejszą rzeczą jest tutaj zmapowanie danych z modułu Jira do odpowiednich pól w module Excel.

Zrozumiałe jest, że Twój arkusz może mieć różne pola, więc musisz odpowiednio zmapować dane.

Jeśli zdecydujesz się użyć tych samych pól w arkuszu, oto sposób mapowania elementów danych.

  • Wydanie: ID > pole ID sprawy
  • Zmienna Now (pod zakładką Data i czas) > Pole Data
  • Zagadnienie: pola: Podsumowanie > Pole podsumowania
  • Problem: pola: Osoba przypisana: displayName > Pole cesjonariusza

Zobacz obraz poniżej w celach informacyjnych:

mapowanie-modułów-Excel

W przypadku pól Błąd, Ulepszenie i Nowa funkcja należy użyć jednej z wbudowanych funkcji Integromatu, aby upewnić się, że tylko w przypadku, gdy typ sprawy pasuje do nazwy pola, w tym polu na arkuszu zostanie wpisany tekst „Tak”.

Jeśli nie, pozostanie puste.

Np. Typ sprawy = Błąd, pole „ Błąd ” w arkuszu = ' Tak ', a pozostałe dwa pola pozostają puste.

jeśli-funkcja-używana-w-module-excel

Jak widać na powyższym obrazku, funkcja „ JEŻELI ” znajdująca się w zakładce „Funkcje ogólne ” jest tutaj używana, aby uzyskać pożądane wyniki.

Poniższy obrazek pokazuje, gdzie znaleźć funkcję i inne używane elementy.

Upewnij się, że zmieniłeś nazwę po operatorze „ równa się ” na nazwę tego pola.

Słowo kluczowe „ pusty ciąg ” znajduje się w zakładce „ Funkcje tekstowe i binarne”.

konfiguracja-jeśli-funkcji

Trzy pola „ Suma ” zostaną obliczone w innym scenariuszu (dojdziemy tam niedługo!).

Pierwszy scenariusz jest już gotowy, więc zobaczmy, jak go przetestować przed utworzeniem kolejnego.

Krok 4: Testowanie pierwszego scenariusza

Ponieważ ten scenariusz wykorzystuje webhooka, musisz nacisnąć przycisk „ Uruchom raz ” znajdujący się w lewym dolnym rogu ekranu.

Następnie udaj się do Jiry i stwórz problem.

Jeśli twój scenariusz jest skonfigurowany poprawnie, wyniki powinny wyglądać tak:

scenariusz-1-wykonanie

Jeśli jesteś zadowolony z wyników, po prostu włącz scenariusz, jak pokazano poniżej:

scenariusz-przełącznik-przycisk

Dobry! Twój pierwszy scenariusz już działa i wyśle nowe problemy Jira (wraz z odpowiednimi danymi) do arkusza kalkulacyjnego Excel.

Teraz stwórzmy drugi scenariusz, który obliczy sumy, wygeneruje raporty i wyśle je pocztą elektroniczną.

Scenariusz drugi: tworzenie i wysyłanie raportów w programie Excel za pośrednictwem poczty e-mail

Ten scenariusz uzupełnia pierwszy, tworząc cotygodniowe raporty na podstawie danych zebranych z Jira.

Po utworzeniu raportów wysyła je również do zdefiniowanych przez Ciebie odbiorców, dzięki czemu nie musisz kompilować i przesyłać danych.

Oczywiście możesz dostosować szczegóły scenariusza do swoich potrzeb. Na przykład, jeśli stosujesz zwinną metodologię i wolisz raporty dwutygodniowe niż tygodniowe, jest to całkowicie wykonalne.

Przyjrzyjmy się, jak to stworzyć.

Krok 1: Obliczanie i aktualizowanie arkusza z sumami

Aby stworzyć drugi scenariusz, będziesz musiał powtórzyć ten sam proces.

W swoim panelu utwórz nowy scenariusz.

Następnie wyszukaj aplikację Excel i wybierz moduł „Obserwuj wiersze arkusza roboczego ”.

Ten moduł pobierze wszystkie nowe wiersze danych z tego samego arkusza roboczego, który zbiera problemy z Jira.

Excel-watch-worksheet-rows-module

Ponieważ już połączyłeś swoje konto Microsoft podczas tworzenia poprzedniego scenariusza, wybierz swoje połączenie, a także ten sam arkusz kalkulacyjny Excel w module.

Następnie zaznacz opcję „Pomiń puste wiersze ” iw polu „ Limit ” wpisz maksymalną liczbę spraw, które chcesz pobrać po wykonaniu scenariusza. Im większa liczba spraw, którymi Twój zespół zajmuje się co tydzień, tym wyższa liczba, którą musisz tutaj wprowadzić.

konfiguracja-modułu-obserwacji-arkuszy-wierszów

Następnie będziesz musiał użyć jednego z wbudowanych narzędzi Integromatu – agregatora Array – do agregacji danych.

Istnieją dwa powody agregowania danych w tym miejscu:

  1. Agreguje nowe identyfikatory wierszy, aby można było użyć prawidłowego zakresu do obliczenia sum w następnym module
  1. Jeden e-mail z raportem zostanie wysłany z zagregowanymi wynikami (zamiast wielu e-maili dla każdego nowego wiersza)

Agregator Array znajduje się w menu Narzędzia na dole kreatora scenariuszy.

agregator-tablic-w-menu-narzędzi

Po dodaniu go do scenariusza będziesz musiał wykonać:

  • Zaznacz pola „ Identyfikator wiersza ” i „ Wiersz
  • Wybierz „ Pokaż ustawienia zaawansowane ” i zaznacz opcję „ Zatrzymaj przetwarzanie po pustej agregacji ”

konfiguracja agregatora tablic

Po Array Aggregator dodaj moduł „ Excel > Aktualizuj wiersz arkusza roboczego ”.

W tym module suma błędów , suma ulepszeń i suma nowych funkcji jest obliczana dynamicznie przy użyciu funkcji ILE.NIEPUSTYCH.

Funkcja musi być dynamiczna, aby obliczenia obejmowały tylko nowe wiersze danych, z wyłączeniem wierszy, które były już używane w poprzednich raportach.

Aby to zrobić, wybierz opcję „ Formuły lokalne ” w „ Typy wprowadzanych wartości ”, a następnie „ Identyfikator wiersza ”.

Excel-update-a-worksheet-wiersz

Teraz wprowadź formułę ILE.NIEPUSTYCH we wszystkich polach „Suma ” i zamapuj Array[1]: Identyfikator wiersza za kolumną, tak aby liczył się od pierwszego nowego wiersza.

Aby zapoznać się z konfiguracją, zobacz poniższy obrazek:

funkcja-liczba-w-module

Krok 2: Pobieranie i wysyłanie e-mailem skoroszytu programu Excel

Zanim przejdziemy do pobrania skoroszytu, w treści wiadomości e-mail zostanie również dostarczony raport podsumowujący odzwierciedlający sumy.

Czasami są to wszystkie informacje, których chcą odbiorcy, a dołączając je automatycznie, oszczędzimy im konieczności pobierania skoroszytu.

Tak więc następny moduł w scenariuszu wygeneruje tabelę z sumami, które mają być zawarte w treści wiadomości e-mail.

Tutaj musisz dodać „ Agregator tekstu ” do scenariusza. Tę funkcję znajdziesz w menu Narzędzia u dołu ekranu lub wyszukując ją na liście dostępnych aplikacji po kliknięciu małego znaku plus w przepływie pracy.

agregator-tekstu-w-menu-narzedzi

Po dołączeniu modułu „ Text agregator ” do modułu „ Excel > Aktualizuj wiersz arkusza roboczego ”, czas go skonfigurować.

W module „ Agregator tekstu ” zaznacz opcję „Pokaż ustawienia zaawansowane ” i wybierz „ Nowy wiersz ” jako separator wierszy .

konfiguracja agregatora-tekstu

Niektóre kody HTML będą musiały zostać użyte do zebrania wszystkich tygodniowych błędów , ulepszeń i nowych funkcji , aby można je było wykorzystać w tabeli. Oczywiście możesz dostosować go do swoich konkretnych potrzeb.

Po dodaniu kodu kliknij „ OK ”.

html-i-łączne-elementy-danych

Następnie dodaj moduł „ Excel > Pobierz skoroszyt ”.

W nim wybierz opcję „ Wybierając ze ścieżki ”, a następnie Skoroszyt .

Po wykonaniu tej czynności kliknij „ OK”.

konfiguracja-modułu-pobrania-zeszytu-excel

Na zakończenie dodaj moduł „Gmail > Wyślij e-mail ”.

Dodaj połączenie do swojego biznesowego konta Gmail (w przypadku osobistych kont Gmail wymagane są dodatkowe kroki).

Możesz użyć zmiennej „Teraz ” w wierszu „Temat ”, aby wyświetlić bieżącą datę i godzinę.

Pole „ Treść ” zawiera kod HTML do utworzenia wspomnianej wcześniej tabeli.

Na końcu kodu HTML po prostu zmapuj element danych „ text ” wyprowadzany przez moduł „ Text Aggregator ”.

Jeśli nie chcesz korzystać z tabeli, po prostu zmapuj wszystkie wymagane dane z modułu „ Excel > Prześlij skoroszyt ”, aby utworzyć wiadomość e-mail.

konfiguracja-modułu-gmail

Aby dołączyć pobrany skoroszyt, kliknij „ Dodaj załącznik ” i wybierz opcję „ Excel> Pobierz skoroszyt ” jako plik źródłowy .

gmail-dodaj-pole-załącznika

Krok 3: Testowanie scenariusza

Ten scenariusz nie wykorzystuje webhooka, więc wystarczy nacisnąć przycisk „ Uruchom raz ”, aby rozpocząć automatyzację.

Powinno to wyglądać tak:

scenariusz-wykonanie-2

Oto bliższe spojrzenie na raport w e-mailu:

raport-w-e-mailu

Po włączeniu tego scenariusza pojawi się „ Ustawienia harmonogramu”. Tutaj możesz wybrać, kiedy chcesz, aby ten scenariusz był wykonywany (raz w tygodniu, raz na dwa tygodnie lub jakakolwiek częstotliwość najbardziej Ci odpowiada.

Po skonfigurowaniu kliknij przycisk „ Aktywuj ”.

zaplanowane ustawienie

I to wszystko!

Te dwa scenariusze pomogą Ci wyeksportować problemy z Jira do Excela, a następnie automatycznie zgłosić je do odpowiednich interesariuszy w Twojej organizacji.

Wniosek

Jeśli przejrzałeś przypadek użycia, możesz czuć się nieco przytłoczony wszystkimi informacjami wyświetlonymi powyżej.

Rozumiemy – uruchomienie tej automatyzacji wymaga trochę pracy.

Jednak to nic w porównaniu z ilością godzin, które zaoszczędzisz dzięki automatycznemu eksportowaniu danych Jira do Excela.

Spędzanie kilku godzin na majsterkowaniu z Integromatem często przekłada się na ogromną oszczędność czasu, a integracje Excel – Jira nie są wyjątkiem.

Z drugiej strony, jeśli pomyślnie wykonałeś kolejne kroki i masz ochotę na więcej, możesz zacząć od zapoznania się z naszymi najnowszymi artykułami dotyczącymi automatyzacji i automatycznego raportowania w programie Excel.

Kiedy już opanujesz Integromat, nie ma odwrotu.

Miłej automatyzacji!