Jak automatyzacja może pomóc skrócić czas reakcji leadów o 99%

Gdy potencjalny klient pyta o produkt, nic nie jest ważniejsze niż udzielenie szybkiej i odpowiedniej odpowiedzi.

Istnieje jednak wiele czynników, które uniemożliwiają firmom osiągnięcie tego celu, w szczególności:

  • Źle zaprojektowane formularze online (gdzie zwykle zbierane są dane potencjalnych klientów)
  • Nieobsługiwane strefy czasowe
  • Nieefektywne procesy

Możesz myśleć, że łatwo jest naprawić formularz online (i miałbyś rację), ale zarządzanie wieloma strefami czasowymi i ulepszanie procesów przy ograniczonych zasobach to zupełnie inna historia.

Dotyczy to w szczególności dwóch rodzajów firm.

Po pierwsze, dla firm, które łączą scentralizowany lejek sprzedaży z siecią dystrybutorów i przedstawicieli rozsianych po całym świecie.

Po drugie, dla firm, które zajmują się produktami niszowymi lub luksusowymi, ponieważ popyt może pochodzić z dowolnego miejsca na świecie, ale nie jest wystarczająco duży, aby uzasadnić globalny zespół.

W tym momencie firmy zaczynają rozważać automatyzację w celu skrócenia czasu reakcji. Tam też popełniane są pierwsze błędy, których można uniknąć.

W tym studium przypadku pokażemy Ci rolę automatyzacji w skróceniu czasu reakcji na leady, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniego przekazu i jego wartości.

Skrócenie czasu reakcji leadów bez utraty celu

Jak większość technologii, automatyzacja może mieć pozytywny wpływ, jeśli jest używana we właściwy sposób. Ważne jest, aby to wyjaśnić, ponieważ wiele firm w rzeczywistości automatyzuje odpowiedzi, ale zapomina o ich znaczeniu.

Na przykład, ile razy otrzymałeś automatyczną wiadomość ogólną po wysłaniu zapytania dotyczącego produktu lub usługi?

Coś w stylu „Dziękujemy za przesłanie nam zapytania, wkrótce się z Tobą skontaktujemy”.

Jest to dokładnie taki rodzaj automatycznych odpowiedzi, który nie ma większego znaczenia, jeśli chodzi o przekształcanie potencjalnych klientów w klientów. Dostarczana jest szybka wiadomość, ale nigdzie nie można znaleźć treści.

Pozostaje więc pytanie: jak udzielać szybkich odpowiedzi, które są również odpowiednie i istotne dla leada?

To jest problem, który LeAndolini Solutions – izraelska firma konsultingowa zajmująca się automatyką – rozwiązała dla jednego ze swoich głównych klientów.

Przyjrzyjmy się temu głębiej.

Zrównoważona energia, niezrównoważone procesy biznesowe

HomeBiogas jest jedną z wiodących firm na rynku domowych systemów biogazowych .

Firma sprzedaje innowacyjne systemy biogazowe, obsługując tysiące klientów na całym świecie z ich siedziby w Izraelu i globalnej sieci dystrybutorów.

homebiogas-website-screenshot

W aspekcie sprzedażowym zarządzają scentralizowanym lejkiem, w którym przychodzące leady docierają do firmy za pośrednictwem formularzy online rozsianych po witrynie firmy i kilku stronach docelowych.

lead-generation-form-homebiogas-website

Tutaj był główny problem.

Z jednej strony ręczna klasyfikacja i przypisanie namiarów do odpowiedniego interesariusza (na przykład przedstawiciela kraju) zajęło zbyt dużo czasu. Przeciętnie leady musiały czekać 24 godziny na otrzymanie prawdziwej odpowiedzi.

Z drugiej strony HomeBiogas musiał zachować kontrolę nad początkowymi etapami podróży klienta ze względów strategicznych.

Mając za cel lepsze i szybsze zaangażowanie, skontaktowali się z firmą LeAndolini Solutions, która dokonała przeglądu niezbędnych procesów za pomocą Integromatu, Pipedrive i Airtable.

Wykorzystując moc tych narzędzi, LeAndolini wymyślił rozwiązanie dla HomeBiogas które przyniosły prowadzenie czas reakcji od 24 godzin do zaledwie kilku minut s.

Zobaczmy teraz, jak działa nowy system śledzenia sprzedaży.

Zautomatyzowany system monitorowania potencjalnych klientów, który każdy może zbudować z Integromat

Pierwszą rzeczą, jaką zrobił LeAndolini, było upewnienie się, że zwykłe zmiany w zespole sprzedaży nie wpływają już na proces kontroli.

Jak wiecie, przedstawiciele handlowi przychodzą i odchodzą, a podstawowa konfiguracja zautomatyzowanego systemu monitorowania musiała uwzględniać tę ewentualność i uodparniać się na nią.

Zaczęli więc od stworzenia stołów na Airtable dla przedstawicieli handlowych i dystrybutorów krajowych.

Następnie stworzyli scenariusz Integromat, który dodaje nowych przedstawicieli handlowych z Pipedrive do odpowiedniej tabeli w Airtable, oszczędzając HomeBiogas konieczności kopiowania danych nowego przedstawiciela handlowego do Airtable.

pipedrive-webhook-airtable

Następnie zbudowali dwie dodatkowe bazy w Airtable: jedną do sprzedaży, a drugą do rozwoju biznesu.

Każdy stół posiada:

  • Lista krajów (którą można łatwo rozszerzyć)
  • Link do właściciela tego kraju (spoza listy przedstawicieli handlowych), kierownika krajowego i dystrybutora (jeśli istnieje dla tego kraju)
  • Identyfikator potoku Pipedrive, w którym zostaną otwarte odpowiednie transakcje

Tabela alokacji wyglądała tak:

airtable-sales-pipeline

Bazy te stanowią podstawową infrastrukturę systemu śledzenia potencjalnych klientów.

Gdy bazy były już gotowe, LeAndolini wykorzystał Integromat do zbudowania automatyzacji, która:

  • Klasyfikuje przychodzące leady (w zależności od kraju i potrzeb leada)
  • Umieszcza je w odpowiednim lejku (sprzedaż lub rozwój biznesu)
  • Przypisuje je do odpowiedniego interesariusza (na podstawie lokalizacji potencjalnego klienta i innych szczegółów)

W rezultacie powstał scenariusz Integromat, który przyjmuje nowe żądania pochodzące z formularzy online za pomocą webhooka.

Tak wygląda scenariusz:

automated-lead-follow-up-system-integromat

Zobaczmy teraz, jak to działa, krok po kroku.

Przede wszystkim odbiera przychodzące leady i odpowiedzi na ich formularze za pośrednictwem webhooka (dołączonego do każdego formularza HomeBiogas).

Po otrzymaniu danych Integromat klasyfikuje żądanie jako sprzedaż lub rozwój biznesu.

Następnie wysyła zapytanie do odpowiedniej bazy Airtable (sprzedaż lub BD) o szczegóły kraju (punkt danych określony przez leady w formularzu).

Po ustaleniu kraju Integromat pobiera listę przedstawicieli handlowych odpowiedzialnych za ten kraj i przypisuje im potencjalnych klientów (warto zauważyć, że wykorzystuje mechanizm okrężny, dzięki czemu potencjalni klienci są równomiernie rozmieszczeni wśród przedstawicieli handlowych).

Jeśli kraj nie zostanie znaleziony w odpowiedniej bazie Airtable, potencjalny klient jest następnie przypisywany domyślnemu właścicielowi (menedżerowi ds. sprzedaży).

Z drugiej strony, jeśli kraj znajduje się w tabeli, Integromat sprawdza lokalnych dystrybutorów i automatycznie wysyła dystrybutorowi e-mail ze szczegółami leadów .

Równolegle Integromat wysyła również leadowi e-mail z danymi lokalnego dystrybutora .

Oba te e-maile są kopiowane do umowy Pipedrive, a przedstawicielowi handlowemu zostaje przydzielone zadanie śledzenia potencjalnego klienta.

Wszystko to dzieje się natychmiast po wypełnieniu leadu i wysłaniu jednego z formularzy online znajdujących się na stronie internetowej lub landing pages HomeBiogas.

Całkiem fajnie, co? Przyjrzyjmy się teraz rezultatom, jakie ten system generuje dla HomeBiogas.

Wniosek: dążenie do natychmiastowości i trafności

Zasilany przez Integromat system monitorowania odprowadzeń bezbłędnie spełnił początkowe oczekiwania.

Czas reakcji leadów został skrócony aż o 99% – z 24 godzin (średnio) do mniej niż 3 minut.

W krajach, w których istnieje dystrybutor HomeBiogas, potencjalni klienci otrzymują teraz dane dystrybutora natychmiast e-mailem, co pozwala im bezzwłocznie skontaktować się z nimi w ich lokalnym języku .

Ponadto system znacznie zmniejsza zależność od pracy ręcznej.

Menedżerowie ds. sprzedaży spędzali godzinę dziennie na klasyfikowaniu leadów i przydzielaniu zadań. Ten czas jest teraz w pełni zaoszczędzony, ponieważ Integromat automatycznie wykonuje zadania .

Te ulepszenia zaowocowały również lepszym widokiem profilu popytu, umożliwiając HomeBiogas przydzielanie zasobów marketingowych z większą precyzją niż wcześniej.

Co więcej, pozytywne wyniki zaobserwowane dzięki tej automatyzacji działały jako dowód wartości. Teraz HomeBiogas chce zautomatyzować więcej procesów wewnętrznych, takich jak realizacja, obsługa klienta i sukces klienta.

Kluczowym wnioskiem z tego studium przypadku jest jednak łatwość adaptacji tego systemu.

Każda firma generująca leady za pośrednictwem formularzy online może wykorzystać Integromat do ich replikacji; pomyśl o firmach zajmujących się obrotem nieruchomościami, salonach samochodowych, ubezpieczycielach i nie tylko.

Dopóki przy sprzedaży pracują przedstawiciele regionalni/lokalni, firmy będą czerpać korzyści z lepszych, szybszych odpowiedzi.

A co najważniejsze, klienci też.

Miłej automatyzacji!