Jak szybko otrzymać zapłatę: automatyczny system fakturowania „zrób to sam”

Z ponad 50 milionami freelancerów w samych Stanach Zjednoczonych, są szanse, że niektórzy z nich nie lubią spędzać czasu na fakturowaniu zadań.

Łatwo zrozumieć, dlaczego: fakturowanie to wieloetapowy proces, który każdego miesiąca zabiera trochę czasu, a drobne błędy mogą łatwo przerodzić się w administracyjne koszmary. Czas to pieniądz i nikt nie wie o tym lepiej niż freelancer.

Sam charakter procesu fakturowania – nudny, powtarzalny, podatny na błędy – sprawia, że jest to główny cel automatyzacji i dlatego jesteśmy tutaj dzisiaj.

W tym przypadku użycia pokażemy, jak stworzyć automatyczny system fakturowania, który wykona dla Ciebie następujące czynności:

  • Oblicz przepracowane godziny
  • Utwórz fakturę
  • Zapisz fakturę na Dysku Google
  • Wyślij fakturę e-mailem do odpowiedniego interesariusza (tj. HR, księgowość)

To rozwiązanie do automatyzacji faktur okaże się przydatne dla freelancerów, ale także dla firm, które współpracują z freelancerami i chcą standaryzowanego procesu, który zapewni natychmiastowy wzrost wydajności.

A teraz zakasajmy rękawy i stwórzmy razem coś nowego.

Podstawowe wymagania

Nasz zautomatyzowany system fakturowania jest odpowiedni dla freelancerów, którzy pracują z aplikacjami do śledzenia czasu, takimi jak Harvest, Clockify czy Toggl.

Wynikowy zautomatyzowany scenariusz opiera się na Harvest , ale możesz zmienić tę aplikację na inną aplikację do śledzenia czasu, o ile jest obsługiwana przez Integromat .

Oprócz tego będziesz potrzebować konta Integromat (może być bezpłatne), konta Google oraz poniższego szablonu faktury .

Ważna uwaga: Nie proś o uprawnienia do edycji szablonu (nie zostanie on udostępniony).

Zalecamy wykonanie kopii szablonu i dodanie go do folderu na koncie Dysku Google przed kontynuowaniem.

Oto jak wygląda szablon faktury:

szablon faktury

Tekst opakowany w {{ }} to zmienne, które zmieniają się wraz z najnowszymi wartościami dla każdej nowej faktury zgodnie z danymi wygenerowanymi w scenariuszu. Dojdziemy do tego później, nie martw się.

Teraz zacznijmy tworzyć scenariusz Integromatu

Krok 1: Tworzenie scenariusza Integromatu

Pierwszym krokiem w tworzeniu scenariusza Integromat jest otwarcie kreatora scenariuszy.

Po zalogowaniu się na konto Integromat zostaniesz przeniesiony do pulpitu nawigacyjnego .

W prawym górnym rogu ekranu zobaczysz przycisk „ Utwórz nowy scenariusz ”. Kliknij go, a wylądujesz w kreatorze scenariuszy.

utwórz-nowy-scenariusz-przycisk-na-desce rozdzielczej

W kreatorze scenariuszy zauważysz okrąg ze znakiem plus oraz animowany kursor wskazujący, gdzie kliknąć, aby rozpocząć.

kreator scenariuszy

Po kliknięciu kółka pojawi się lista dostępnych aplikacji.

W polu wyszukiwania wpisz „ Zbiory ” i kliknij aplikację. Zobaczysz wszystkie dostępne moduły dla aplikacji (triggery, akcje i wyszukiwania).

moduły-zbiorowe-na-integromacie

Ponieważ ta automatyzacja pobierze wszystkie wpisy czasu z poprzedniego miesiąca, aby utworzyć dla Ciebie fakturę, jako starter scenariusza wybierzemy moduł „Lista wpisów czasu”.

moduł-działania-wpisów-czasu-listy

Po wykonaniu tej czynności będziesz musiał połączyć swoje konto Harvest z Integromat.

Krok 2: Konfiguracja modułu Harvest

W oknie konfiguracji kliknij przycisk „ Dodaj ” po prawej stronie, a pojawi się okno autoryzacji.

W tym miejscu będziesz musiał udzielić autoryzacji Integromat, aby mieć dostęp do danych swojego konta.

pole-autoryzacji zbiorów

Po autoryzacji nadszedł czas na konfigurację modułu.

W polu „ Liczba wpisów do zwrotu ” nie musisz wpisywać liczby, ponieważ prawdopodobnie nie będziesz wiedział, ile wpisów będzie w danym miesiącu.

Aby to ominąć, kliknij pole i zmapuj funkcję słowa kluczowego „ignoruj” znajdującą się w zakładce „ Funkcje ogólne”.

moduł-zbierania-ignoruj-funkcję-konfigurację

Pozostałe pola pozostały niezmienione z wyjątkiem pól daty „ Od ” i „ Do ” (do których należy przewinąć w dół).

Wprowadzanie statycznych dat w tych polach nie zadziała, ponieważ daty będą musiały się zmieniać co miesiąc, a w module nie ma opcji wyboru dat z poprzedniego miesiąca.

Tak więc, aby wyprowadzić poprawną datę, będziemy musieli użyć jednej z wbudowanych funkcji Integromatu – podobnych do tych, które można znaleźć w Excelu.

Zobaczmy, jak to zrobić.

Gdzie znaleźć funkcje na Integromacie

Konfigurując dowolny moduł aplikacji, wystarczy kliknąć jedno z pól, a pojawi się okno ze wszystkimi dostępnymi funkcjami.

wbudowane funkcje-integromatu

Integromat ma wiele funkcji, które pozwalają manipulować danymi na różne sposoby, dzięki czemu Twoje scenariusze mogą działać dokładnie tak, jak chcesz.

Wracając do modułu Harvest, aby wyprowadzić dokładne daty, będziesz musiał użyć kilku funkcji z kategorii „ Data i godzina ”. To są:

  • addDays : Zwraca nową datę w wyniku dodania do daty określonej liczby dni. Dni są odejmowane przez wpisanie liczby ujemnej
  • setDate : Zwraca nową datę z dniem miesiąca określonym w parametrach
  • formatDate : Zwraca datę w żądanym formacie i opcjonalnie w określonej strefie czasowej
  • parseDate : Przetwarza ciąg z datą i zwraca datę

Przerażony? Rozumiemy, że przyzwyczajenie się do formuł zajmuje trochę czasu, więc aby rozwiązać ten problem, możesz po prostu skopiować i wkleić następującą formułę w polu „ Od ” w module:

{{parseDate(formatDate(setDate(addDays(teraz; -1; 1); "DD/MM/RRRR"); "DD/MM/RRRR")}}

W polu „ Do ” po prostu zmapuj zmienną „ now ”, która zwraca bieżącą datę i godzinę wykonania scenariusza.

konfiguracja-daty-i-czasu-zbioru

Gdy to zrobisz, kliknij „ OK ”, a moduł Harvest zostanie skonfigurowany.

Prawdopodobnie myślisz, że za pomocą zmiennej „teraz ” scenariusz pobierze wpisy czasu odpowiadające pierwszemu dniu miesiąca. Wkrótce pokażemy, jak rozwiązać ten problem, ale nie pomijajmy żadnych kroków, zanim to zrobimy.

Krok 2: Całkowita liczba godzin według kalkulacji stawki godzinowej

W pierwszym kroku z Harvest pobierane są wszystkie poszczególne godziny dla zakresu dat.

W drugim kroku godziny są sumowane i mnożone przez stawkę godzinową, aby uzyskać łączną kwotę faktury.

Zacznijmy od obliczenia całkowitej liczby godzin .

Integromat posiada narzędzie, które z łatwością zajmie się tym za Ciebie. Aby dodać to narzędzie do scenariusza, najedź kursorem na aplikację Harvest i kliknij znak plus po prawej stronie. Wyszukaj „ Narzędzia ” i wybierz agregator liczbowy .

Wskazówka : Agregator liczbowy można również wybrać z menu „ Narzędzia ” na dole kreatora scenariuszy.

moduł-agregatora-numerycznego-w-menu-narzędzi

Aby skonfigurować moduł, wystarczy wybrać opcję „ SUM ” w „ Funkcja agregacji ” i zmapować element danych „Godziny ” z modułu Harvest na pole „ Wartość ”.

konfiguracja numeryczna agregatora

Pamiętasz punkt na końcu kroku 1 dotyczący używania zmiennej „ teraz ” i przypadkowego przeciągania wpisów z pierwszego dnia nowego miesiąca? Zobaczymy teraz, jak temu zapobiec.

Integromat ma inne wbudowane narzędzie o nazwie „ Filtr ”, w którym można ustawić warunki, które muszą spełniać dane, zanim będzie można kontynuować scenariusz.

Innymi słowy, możesz skonfigurować filtr, aby przepuszczać tylko wpisy czasu z poprzedniego miesiąca, pomijając wpisy pierwszego dnia nowego miesiąca, w którym scenariusz jest wykonywany.

Krok 3: Konfiguracja filtra

Aby skonfigurować filtr , kliknij trasę między 2 modułami, aby otworzyć okno konfiguracji.

trasa-między--2-modułami

Możesz zacząć od nadawania filtrowi nazwy.

W pierwszym polu pod „ Warunkiem ” należy użyć funkcji „ formatDate ” połączonej z funkcją „ addDays ”, aby wyświetlić tylko nazwę poprzedniego miesiąca.

Oto wzór do użycia w tym polu:

{{formatDate(addDays(teraz; -1); "MMM")}}

Poniżej wybierz operator tekstowy „ Równe ”.

górne-pole-stanu-w-ustawieniu-filtru

W dolnym polu musisz zmapować element danych „ Utworzono o ” z modułu Żniwa, a także przekonwertować go na samą nazwę miesiąca.

W ten sposób Filtr porówna miesiąc w górnym polu (który jest miesiącem poprzednim) z miesiącem, w którym wpisy zostały utworzone w dolnym polu (którym może być poprzedni lub bieżący miesiąc).

Tylko wpisy, które zostały utworzone w poprzednim miesiącu, spełnią warunek i przejdą do kolejnych modułów, natomiast wpisy utworzone pierwszego dnia zostaną zatrzymane na Filtrze .

Aby to osiągnąć, użyj następującej formuły i zamapuj element danych „ Utworzono w ” w nawiasach, jak pokazano na poniższym obrazku.

{{formatDate(;"MMM")}}

Dolne-pole-stanu-w-ustawieniu-filtra

Krok 4: Konfigurowanie zmiennych do obliczania należności

Po skonfigurowaniu Filtra czas obliczyć łączną kwotę, mnożąc łączną liczbę godzin przez stawkę godzinową.

Musisz utworzyć kilka zmiennych do obliczeń, aby móc użyć tych zmiennych w następnym module do tworzenia faktury.

Moduł, którego należy tutaj użyć, to „ Ustaw wiele zmiennych ”, który znajduje się również w menu „ Narzędzia ”.

ustaw-wiele-zmiennych-moduł-w-menu-narzędzi

Będziesz tworzyć 5 zmiennych:

  • godziny
  • Ilość
  • Miesiąc
  • Nazwa
  • Adres

Zacznijmy od dodania zmiennej dla Hours . Najpierw kliknij przycisk „ Dodaj element ”.

Musisz ręcznie wprowadzić nazwy wszystkich zmiennych, które dodajesz w polu „ Nazwa zmiennej ”.

Poniżej znajduje się wzór, którego możesz użyć w polu „ Wartość zmiennej ”, aby zaokrąglić całkowitą liczbę godzin wygenerowanych przez poprzedni moduł.

Odwzoruj element danych „ wynik ”, który zawiera całkowitą liczbę godzin z modułu agregatora liczbowego w nawiasach.

Formuła: {{okrągły((* 100)) / 100}}

godziny-zmienna-w-zestawie-wiele-zmiennych-module

Następnie dodaj drugą zmienną dla Amount .

Ponownie użyj poniższej formuły zaokrąglania, zmapuj element danych „wynik ” i zastąp bit „Twoja stawka godzinowa” rzeczywistą stawką godzinową (liczba bez symboli).

Formuła: {{(okrągła((3.wynik * 100)) / 100) * "{stawka godzinowa}"}}

kwota-zmienna-w-zestawie-wiele-zmiennych-module

Trzecia zmienna to Miesiąc . Ponieważ chcesz wyprowadzić poprzedni miesiąc, użyj tej formuły, aby to zrobić:

{{formatDate(addDays(teraz; -1); "MMM")}}

zmienna-miesięczna-w-zestawie-moduł-wielu-zmiennych

W przypadku zmiennych „ Nazwa ” i „ Adres ” po prostu wprowadź dane, które mają być wyświetlane na fakturze za każdym razem, gdy jest ona tworzona.

nazwa-i-adresu-zmienne-w-zestawie-wielu-zmiennych

Krok 5: Tworzenie faktury

Teraz przejdźmy do części soczystej, przejdźmy do faktycznej części faktury.

Ponieważ szablon faktury to Google Doc, wyszukaj aplikację Google Doc i wybierz moduł „ Utwórz dokument z szablonu ”.

google-docs-moduł

Kliknij przycisk „ Dodaj ” i połącz swoje konto Google z Integromat.

połączenie z dokumentami google

W menu „ Utwórz dokument z szablonu ” wybierz „ Według listy rozwijanej ”.

W menu „ Wybierz dysk ” wybierz „ Mój dysk ”.

W polu „ ID dokumentu ” wybierz szablon faktury, który podaliśmy na początku (i który zapisałeś na Dysku Google).

konfiguracja-modułu-google-docs

W tym momencie musisz zmapować dane do pól w module „ Dokumenty Google ”.

Skopiuj i wklej następujące formuły daty i godziny w odpowiednich polach modułu:

  • faktura_id : {{formatDate(teraz; "RRRRMMDD")}}
  • bill_date : {{formatDate(teraz; "DD/MM/RRRR GG:MM")}}
  • due_date : {{formatDate(addDays(teraz; 14); "DD/MM/RRRR")}}

Powyższy termin płatności jest ustawiony na 15 dzień każdego miesiąca, który możesz zmienić w formule zgodnie z własnymi preferencjami.

Śmiało i zmapuj dane z modułu „ Ustaw wiele zmiennych ”, jak pokazano poniżej:

Google-docs-moduł-mapowanie-1

Google-docs-moduł-mapowanie-2

W polu „ Lokalizacja nowego dokumentu ” wybierz, gdzie chcesz przesłać nową fakturę na Dysk Google.

Po wykonaniu tej czynności moduł Dokumentów Google zostanie w pełni skonfigurowany. Kontynuujmy scenariusz.

Krok 6: Pobierz i wyślij fakturę e-mailem

Pod koniec poprzedniego kroku nowa faktura zostanie przesłana na Dysk Google . W bieżącym kroku faktura zostanie pobrana z jej lokalizacji i przesłana e-mailem do odbiorcy (lub odbiorców, jeśli jest ich więcej).

Najpierw musisz wyszukać aplikację Dysk Google i wybrać moduł „ Pobierz plik ”.

google-drive-moduł

Po wybraniu konta Dysku Google zmapuj element danych „ Identyfikator dokumentu ” z modułu Dokumentów Google na pole „ Identyfikator pliku ”.

Następnie zaznacz opcję „ Pokaż ustawienia zaawansowane ” na dole modułu i wybierz „ PDF ” w opcji „ Konwertuj pliki Dokumentów Google na format ”.

konfiguracja-modułu-dysku-google

To wszystko, czego potrzebujemy do skonfigurowania tego modułu. Przejdźmy do ostatniego kroku tej automatyzacji!

Krok 7: Konfiguracja modułu Gmail

I na koniec, możesz wysłać fakturę e-mailem do kogo potrzebujesz, dodając do swojego scenariusza moduł Gmail „Wyślij e-mail”.

gmail-wyślij-e-mail-moduł

Ten moduł jest dość prosty w konfiguracji.

Po dodaniu połączenia Google wpisz adresata, do którego chcesz wysłać fakturę.

Jeśli masz wielu odbiorców, musisz dodać każdego z osobna (po jednym na raz).

gmail-moduł-odbiorca-pole

Możesz utworzyć wiadomość e-mail, dodając „ Temat ” i „ Treść ” w odpowiednich polach.

Wszystkie potrzebne dane można zmapować z modułu „ Ustaw wiele zmiennych ”, jak na poniższym obrazku.

Uwaga: Nasz przykład używa kodu HTML dla spacji i akapitu, ale możesz to pominąć, jeśli chcesz i wpisać dowolny tekst.

gmail-temat-pola-treści

Ostatnią rzeczą do zrobienia w tym module (i najważniejszą) jest dołączenie pobranej faktury do maila.

Aby to zrobić, kliknij „ Dodaj załącznik ” i wybierz „ Dysk Google > Pobierz plik ” jako plik źródłowy .

Opcja-pliku źródłowego-pod-załącznikiem

Masz również możliwość wybrania odbiorców CC i Blind CC w polach pod załącznikiem.

pola cc-and-blind-cc-

Gdy to zrobisz, po prostu naciśnij przycisk „ Zapisz ” u dołu kreatora scenariuszy, aby zapisać wszystkie ustawienia swojego scenariusza.

przycisk automatycznego wyrównywania i zapisywania

Już prawie tam! Wszystko, co musimy w tym momencie zrobić, to upewnić się, że automatyzacja działa.

Krok 8: Testowanie scenariusza

Ostatnim krokiem jest przetestowanie scenariusza i upewnienie się, że działa dokładnie tak, jak chcesz.

Najlepszy dzień do sprawdzenia tego będzie pierwszego dnia, więc scenariusz pobiera dokładne wpisy dotyczące czasu.

Jednak nadal możesz przetestować scenariusz w dowolnym innym dniu, aby sprawdzić, czy faktycznie została wysłana faktura (zignoruj wpisy).

Po prostu naciśnij przycisk „ Uruchom raz ”, który znajdziesz w lewym dolnym rogu scenariusza.

Wykonanie powinno wyglądać tak:

realizacja scenariusza

Jeśli wykonanie zakończyło się sukcesem, możesz zaplanować automatyczne uruchomienie pierwszego dnia miesiąca.

Aby zaplanować scenariusz, najpierw włącz scenariusz, przełączając przełącznik pod przyciskiem „ Uruchom raz ”.

przełącznik scenariusza

W polu konfiguracji ustawień harmonogramu wybierz „ Dni miesiąca ” w obszarze „ Uruchom scenariusz ”, zaznacz „ 1 ” w obszarze „ Dni ” i wprowadź godzinę, o której ma zostać uruchomiony scenariusz.

Następnie naciśnij „ Aktywuj ”.

scenariusz-harmonogram-ustawienie

I to wszystko, przyjaciele.

Jeśli dotarłeś tak daleko, stworzyłeś od podstaw własny system automatycznego fakturowania.

Wniosek

Ponieważ w przeszłości omawialiśmy aplikacje do automatyzacji faktur i śledzenia czasu, było tylko kwestią czasu, aby połączyć te narzędzia w rozwiązanie, które może pomóc milionom ludzi pracujących godzinami.

Ponadto firmy współpracujące z freelancerami i wykonawcami mogą również skorzystać z tego zautomatyzowanego scenariusza, ponieważ to rozwiązanie można wielokrotnie klonować.

Lepsze procesy prowadzą do lepszych wyników – wystarczy trochę cierpliwości i potężne narzędzie.

Miłej automatyzacji!