Zbudowany za pomocą Integromatu: zautomatyzowanego systemu zarządzania zamówieniami Habitium

W pewnym momencie firmy z branży e-commerce stają przed trudnym pytaniem: Jak zarządzać zamówieniami?

Zwykłe odpowiedzi na to pytanie to zdobycie systemu zarządzania zamówieniami w puszkach lub zbudowanie od podstaw niestandardowego.

Obie opcje mają swoje plusy i minusy, o których na pewno słyszałeś.

Produkty w puszkach mogą być trudne do skalowania i mogą nie być elastyczne (co oznacza, że firmy muszą dostosowywać swoje procesy do produktu, a nie odwrotnie).

Z drugiej strony stworzenie systemu zarządzania zamówieniami od podstaw jest ryzykowne, długotrwałe i na pewno kosztowne.

Kompromisy są prawdziwe, ale na tym nie kończą się wybory.

Trzecią alternatywą jest wykorzystanie produktu do zbudowania spersonalizowanego systemu zarządzania zamówieniami . Innymi słowy, rozwiązanie pośrednie, które łączy w sobie to, co najlepsze z obu światów.

To właśnie zrobił wschodzący gracz na europejskim rynku materiałów budowlanych i akcesoriów, aby konkurować z takimi gigantami jak Amazon, Orimat i Ikea.

Co więcej, firma ta nie pogodziła się z budową solidnego systemu zarządzania zamówieniami. Zamiast tego wymyślili zautomatyzowany, który:

  • Odzwierciedla ich koncepcje efektywności w biznesie
  • Dostarcza w tych pomieszczeniach

Oto historia Habitium i tego, jak wykorzystali Integromat do automatyzacji zarządzania zamówieniami i nie tylko.

Model biznesowy skierowany bezpośrednio do konsumenta: Sekret tkwi w procesach

Habitium (znana również jako Materialesdefabrica w Hiszpanii) to hiszpańska firma e-commerce, która sprzedaje materiały budowlane, akcesoria i urządzenia prosto od producentów.

Od momentu powstania w 2014 roku firma rozszerzyła swoją działalność na wiele krajów strefy euro, w tym Hiszpanię, Włochy, Francję, Belgię i Portugalię.

habitium-homepage-screenshot

Ich wysokonakładowy, niskomarżowy model biznesowy uczynił z nich doskonałą opcję dla konsumentów w całej strefie euro, ale także pokazał ograniczenia tradycyjnych procesów.

Wśród nich zarządzanie zamówieniami wyróżniało się jako najistotniejsze, ponieważ czas spędzony na zamówieniach znacząco wpływał na terminy realizacji i dostaw.

Aby konkurować z takimi firmami jak Amazon, pierwszym krokiem było przyspieszenie realizacji zamówień na zupełnie nowy poziom.

W tym momencie założyciele zobaczyli siebie na rozdrożu.

Kodowanie od podstaw zautomatyzowanego systemu zarządzania zamówieniami nie wchodziło w rachubę, biorąc pod uwagę związane z tym ryzyko i zasoby, a rozwiązania w puszkach nie ograniczały go.

Po zbadaniu wielu opcji zdecydowali się stworzyć swoje rozwiązanie przy użyciu Integromatu oraz szeregu innych dobrze znanych narzędzi, takich jak Trello i Arkusze Google.

Teraz zajrzyjmy pod maskę ich zautomatyzowanego systemu zarządzania zamówieniami.

Automatyzacja zamówień, uproszczona przez Integromat

Nowy system zarządzania zamówieniami firmy działa w zachwycająco prosty sposób.
W momencie, gdy klient składa zamówienie, Integromat analizuje informacje i tworzy kartę Trello ze wszystkimi szczegółami zamówienia, w tym:

  • Imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail
  • Zakupiony produkt (lub produkty)
  • Forma płatności i zapłacona kwota
    Karta zamówienia jest umieszczana w kolumnie „marka” na tablicy w dedykowanym folderze Trello.
    Równolegle Integromat przesyła dane zamówienia do arkusza kalkulacyjnego Google Sheets, w którym przechowywane są wszystkie zamówienia.

Tak wygląda system:

automated-order-management-system-ecommerce

Ponieważ każdy menedżer firmy jest odpowiedzialny za folder, automatycznie otrzymuje wszystkie istotne informacje.

Mając wszystkie dane, kierownik sprawdza, czy wszystko jest w porządku i przystępuje do badania logistycznej wykonalności zamówienia.

Po uporządkowaniu logistyki do firm lub dostawców, którzy produkują i przechowują produkty, wysyłana jest wiadomość e-mail.

Następnie firmy te wysyłają produkt do magazynu dystrybucyjnego lub bezpośrednio do klienta (w zależności od tego, co jest wygodniejsze).

Wreszcie menedżer, który zarządzał logistyką, nadzoruje dostawę poprzez system śledzenia, aż zamówienie dotrze do miejsca przeznaczenia.

Ponadto system zarządzania zamówieniami został wzbogacony o inne scenariusze Integromatu, które zostały wdrożone w celu radzenia sobie z oczekiwanymi zdarzeniami, takimi jak zmiany w zamówieniach i anulowane zamówienia.

Całkiem fajnie, co?

Namacalne wyniki i inne względy

Według założycieli Habitium automatyzacja oszczędza im „niezliczone godziny” powtarzalnej pracy na co dzień.

Najciekawszym osiągnięciem jest jednak skrócenie czasu realizacji zamówień.

Przed wdrożeniem tego systemu pełne przetworzenie każdego zamówienia zajmowało około 15 minut. Teraz zajmuje to 1 minutę.

Odzwierciedla to również poziom zadowolenia klientów, o czym świadczą tysiące znakomitych recenzji .
To skłoniło Habitium do rozpoczęcia prac nad dalszą automatyzacją za pomocą Integromatu.

Firma obecnie opracowuje automatyzację zarządzania zapasami we współpracy z niektórymi ze sprzedawanych przez siebie marek, więc za każdym razem, gdy produkt wyczerpie się, strona internetowa wyświetli to w ciągu kilku sekund.

automated-incident-management-ecommerce

Uwagi końcowe: Zarządzanie zamówieniami proste i na temat

Łatwo jest przesadzić z zarządzaniem zamówieniami, ale główne wymagania takich systemów pozostają mniej więcej stałe:

  • Dane do zamówienia należy przekazać na miejscu
  • Incydenty muszą być rejestrowane i przekazywane odpowiednim interesariuszom
  • Kopię zapasową danych należy wykonać ze względów bezpieczeństwa i operacyjnych

Integromat nie tylko na to pozwala, ale także pozwala budować na bieżąco.

W ten sposób unikasz płacenia za funkcje, z których nie będziesz korzystać, i rozbudowujesz swoją infrastrukturę IT w miarę rozwoju Twoich potrzeb.

Lepsze procesy się opłacają , a po rozpoczęciu automatyzacji nie ma odwrotu.

Miłej automatyzacji!