Jak Integromat zmienia Notion w potężne narzędzie do zarządzania projektami

Czy Notion jest dobry do zarządzania projektami? Czy możesz używać Notion do zarządzania projektami dla zespołów?

Są to często zadawane pytania przez kierowników projektów, którzy badają ograniczenia nowej aplikacji.

Odpowiedź na oba pytania brzmi tak – jeśli chcesz.

Jako narzędzie o dowolnej formie, Notion można skonfigurować do zarządzania projektami (PM), nie ma co do tego wątpliwości.

Istnieje jednak luka między używaniem Notion do zarządzania projektami a jak najlepszym wykorzystaniem Notion jako narzędzia do zarządzania projektami.

Pojęcie zarządzania projektami: Główne wyzwania i ograniczenia

Chociaż Notion zapewnia interesujące funkcje do zarządzania projektami, poleganie wyłącznie na nim doprowadzi do wielu wąskich gardeł.

Przykłady tego obejmują:

  • Synchronizowanie Notion z Kalendarzem Google
  • Łączenie Notion z odpowiednimi narzędziami PM, dla których nie ma dostępnych natywnych integracji (takich jak Jira lub GitHub)
  • Śledzenie godzin pracy pracowników za pomocą popularnych aplikacji do śledzenia czasu (takich jak Harvest lub Toggl)

Teraz warto zauważyć, że istnieją rozwiązania tych problemów.

Na przykład, garść narzędzi do śledzenia czasu faktycznie zapewnia własne integracje rozszerzające możliwości Notion w tym zakresie. W podobny sposób znalezienie opcji połączenia Kalendarza Google i Notion nie wymaga wielu badań.

Mimo to, stawia to kierowników projektów przed dwoma dodatkowymi problemami. Z jednej strony brak jednolitego standardu przekształcenia Notion w pełnoprawne narzędzie do zarządzania projektami. Z drugiej strony konfigurowanie wielu różnych rozwiązań jest czasochłonne.

Innymi słowy, poleganie na oddzielnych rozwiązaniach będzie wymagało zastosowania różnych metod. Może to okazać się niepraktyczne w dalszej części drogi.

Integromat rozwiązuje wszystkie te problemy jednocześnie, rozszerzając możliwości zarządzania projektami Notion, utrzymując każdy dodatek w tym samym standardzie funkcjonalnym .

Co więcej, jesteśmy po to, aby to udowodnić.

W tym artykule znajdziesz sześć szablonów Integromat, które wspierają Notion jako narzędzie do zarządzania projektami.

Przyjrzyjmy się im.

Przekształcenie Notion w pełnoprawne narzędzie do zarządzania projektami dzięki Integromat

Wydanie Notion API na początku 2021 r. otworzyło nowe możliwości dalszego dostosowywania aplikacji. A nie ma lepszego sposobu na wykorzystanie mocy API niż użycie Integromatu. Nie musisz brudzić sobie rąk kodem ani tracić czasu na mniej wydajne opcje.

Mając to na uwadze, stworzyliśmy sześć szablonów Integromat, aby usprawnić kilka obszarów zarządzania projektami, w tym:

  • Plany drogowe
  • Zarządzanie zadaniami
  • Śledzenie zadań
  • Śledzenie czasu
  • Zarządzanie zawartością
  • Synchronizacja kalendarza

Szablony można wdrożyć w ciągu zaledwie kilku minut po zarejestrowaniu się w Integromat.

Ponadto są świetnymi przykładami tego, co możesz stworzyć z Integromat, ponieważ tylko zarysowujemy powierzchnię tego, co jest tutaj możliwe.

Teraz przejdźmy do akcji i zobaczmy, jak w kilka minut można przekształcić Notion w naprawdę dobre narzędzie do zarządzania projektami, korzystając z poniższych szablonów Integromat.

1. Tworzenie map drogowych za pomocą Notion: Automatycznie udostępniaj zasoby interesariuszom

Roadmapping to chleb powszedni zarządzania projektami. Pomaga określić potrzeby, działania i zasoby w celu przekształcenia projektu w rzeczywistość w jasnych ramach czasowych.

To ekscytujący proces, ale także bardzo wymagający dla czasu innych ludzi.

Notion zapewnia już kluczowe funkcje do tworzenia map drogowych, takich jak tablice Kanban i bloki przełączania. To jednak najłatwiejsza część.

Najtrudniejsze jest to, aby wszyscy byli na tej samej stronie we właściwym czasie.

Ponieważ proces tworzenia mapy drogowej opiera się na wkładach kilku osób, kluczowe jest zaangażowanie wszystkich odpowiednich interesariuszy w jasno określony sposób. Właśnie w tym miejscu nierozerwalnie ginie czas w śnieżnej kuli e-maili, rozmów telefonicznych i spotkań.

Aby rozwiązać ten problem, stworzyliśmy szablon, który zajmuje się przydzielaniem zadań i aspektami komunikacyjnymi, których wymaga skuteczne planowanie.

Szablon działa na prostej zasadzie:

  • Wymieniasz wszystkie elementy roadmappingu, które wymagają danych wejściowych od interesariusza w bazie danych (pomyśl na przykład, pomysły projektowe, dla których potrzebujesz opinii eksperta UX)
  • Następnie określasz nazwę interesariusza potrzebnego dla każdego elementu/zadania i klikasz pole wyboru w bazie danych
  • Gdy to zrobisz, Integromat wyśle wiadomość Slack do interesariusza z prośbą o wprowadzenie danych i innymi szczegółami

Umożliwi to zautomatyzowanie i przyspieszenie pielęgnacyjnych aspektów procesu tworzenia mapy drogowej.

2. Zarządzanie zadaniami: Dwukierunkowa synchronizacja między poniedziałkiem a Notion

Synchronizacja Notion z innymi narzędziami do zarządzania projektami ułatwia pracę w wielu okolicznościach.

Przede wszystkim nie każdy w zespole może korzystać z Notion. Po drugie, nawet ci, którzy używają Notion, mogą również użyć innego narzędzia na boku.

Na przykład, jeśli jesteś zatrudniony w organizacji, która korzysta z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Monday.com, ale chcesz zarządzać zadaniami z Notion, poniższe szablony będą dla Ciebie interesujące.

Zapewniają one dwukierunkową synchronizację między poniedziałkiem a Notion.

W ten sposób za każdym razem, gdy element zostanie utworzony w poniedziałek, ten sam element zostanie zreplikowany w Notion.

Drugi szablon działa na odwrót. Za każdym razem, gdy element zostanie dodany do bazy danych Notion, ten sam element zostanie dodany do tablicy w poniedziałek.

Szablony wyposażone w poniedziałek, ponieważ jest to popularne narzędzie do zarządzania projektami na poziomie organizacyjnym, ale można zastąpić go z innymi narzędziami, w tym ClickUp, Asana, Trello i Basecamp, między innymi .

3. Zwinny rozwój: kontynuacja zagadnień Jira z Notion

Każdy projekt rozwoju oprogramowania spowoduje serię problemów, błędów i błędów. Są one nieco oczekiwane, ale to nie znaczy, że powinny stać się niemożliwe do zarządzania.

Aby upewnić się, że projekty pozostają elastyczne, stworzyliśmy dwa przydatne szablony dla zespołów korzystających z Jira do śledzenia problemów.

Pierwsza robi bardzo prostą rzecz. Monitoruje Jira pod kątem problemów i za każdym razem, gdy tworzony jest problem, dodaje go do bazy danych Notion. Jest to przydatne dla kierowników projektów, którzy chcą uzyskać widok problemów z lotu ptaka bez opuszczania Notion.

Drugi szablon idzie nieco dalej.

Obserwuje tę samą bazę danych Notion, w której pojawiają się problemy Jira (z poprzedniego szablonu) i generuje tygodniowy raport ze statusem każdego problemu („do zrobienia”, „w toku” lub „zrobione”).

Spędzasz zbyt dużo czasu na biletach? Jest to szansa na odzyskanie go i generowanie aktualnych raportów, aby posunąć projekty do przodu.

4. Śledzenie czasu: otrzymuj raporty Toggl bezpośrednio na Notion

Menedżerowie projektów muszą być na bieżąco, w tym wiedzieć, co członkowie zespołu robią ze swoim czasem.

Czy to jest ładne? Nie zawsze, ale ktoś musi to zrobić.

Poniższy szablon automatycznie doda raporty Toggl do baz danych Notion, skutecznie dostarczając niezbędnych informacji do analizy wyników pracowników w przyjazny dla użytkownika sposób.

Szablon jest uruchamiany codziennie o 6 rano. W ten sposób możesz zobaczyć, co wszyscy robili dzień wcześniej, ciesząc się porannym naparem.

5. Zarządzanie treścią: Nagrywaj i przechowuj wszystkie swoje posty na Notion

Firmy produkują dziś mnóstwo treści. To błogość dla twórców treści, ale koszmar dla kierowników projektów, którzy muszą co tydzień przeglądać, poprawiać i analizować dziesiątki postów.

Mając to na uwadze, wydaliśmy serię szablonów, które automatycznie organizują wszystkie Twoje posty w bazach danych Notion.

Tak więc, zamiast przewijać kanał strony na Facebooku lub walczyć z Tweetdeck, możesz teraz otworzyć stronę w swojej przestrzeni Notion i uzyskać wszystkie potrzebne informacje w mgnieniu oka.

Umożliwi to uzyskanie wglądu i przekształcenie projektów publikacji w mediach społecznościowych w projekty oparte na danych.

6. Planowanie: Twórz wydarzenia w Kalendarzu Google z Notion

Kalendarze i kierownicy projektów są przeznaczone do współpracy, chociaż relacje nie zawsze są różowe.

Ponadto jesteśmy w pełni świadomi istnienia innych rozwiązań łączących Kalendarz Google i Notion. Jednak w tym miejscu pojawiają się korzyści z normalizacji.

Poniższe szablony umożliwiają automatyczne tworzenie, aktualizowanie i usuwanie wydarzeń Kalendarza Google z bazy danych Notion.

Jak widać, nie ma potrzeby polować na wiele rozwiązań. Integromat zadba o wszystko za Ciebie.

Uwagi końcowe: Zarządzanie projektami, automatyzacja i Notion

W pewnym sensie Integromat i Notion są bardzo podobne. W obu przypadkach:

  • Uzyskaj elastyczną platformę, aby usprawnić pracę na niezliczone pozytywne sposoby
  • Może wdrażać rozwiązania z szablonów lub tworzyć własne od razu
  • Można z nich korzystać za darmo

Te cechy sprawiają również, że narzędzia są trudne do określenia – są tak samo dobre do zarządzania projektami, jak do prowadzenia mediów społecznościowych , tworzenia raportów i tak dalej. Co więcej, są niesamowicie potężne i niedrogie.

Jesteśmy przekonani, że połączenie Integromatu z Notion pomoże Ci lepiej zarządzać i lepiej zarządzać.

Ten artykuł to tylko przykład tego, jak możesz ulepszyć obszary projektu, takie jak planowanie, wykonanie, dokumentacja i raportowanie.

Kluczem, jak ze wszystkim, jest wygodne poruszanie się po platformie i odkrywanie możliwości, jakie daje.

Jeśli jesteś użytkownikiem Notion, wiesz, jak to może wyglądać. Ale co najważniejsze, wiesz, jakich rezultatów możesz się spodziewać w zamian.

Miłej automatyzacji!