Przepływy pracy i procesy: jak je odróżnić?

Co to jest przepływ pracy? Czym jest proces? Jak odróżnić przepływ pracy od procesu?

Słowa „przepływ pracy” i „proces” są często używane zamiennie i chociaż są ze sobą ściśle powiązane, istnieją również różnice między nimi, które mogą być trudne do uchwycenia.

W tym artykule pomożemy Ci zrozumieć, czym są procesy i przepływy pracy, dlaczego tak często są ze sobą mylone i jak mogą być wykorzystywane przez firmy.

Gdy to omówimy, dotkniemy przepływu pracy i automatyzacji procesów.

Ale najpierw najważniejsze: jaka jest różnica między procesem a przepływem pracy?

Proces i przepływ pracy: definicje

Zamieszanie między tymi terminami wynika z ich bliskiego związku. Wszystko sprowadza się jednak do prostej definicji:

Procesy to wysokopoziomowe zestawy zadań zmierzające do celu organizacyjnego, podczas gdy przepływy pracy mają na celu wykonanie tych zadań w najbardziej efektywny sposób.

Pomyśl o tym jako o relacji rodzic/dziecko.

Procesy są na szczycie, zapewniając szeroką wizję biznesową, podczas gdy przepływy pracy dotyczą szczegółów i ulepszania tych procesów. Nie ma przepływu pracy bez powiązanego procesu.

Przyjrzyjmy się bliżej obu.

Czym jest proces?

Procesy dotyczą planowania strategicznego i zapewniania struktury Twoim działaniom:

Proces to zestaw powtarzalnych czynności lub zadań w kierunku wyjścia lub celu organizacji.

Mówiąc najprościej, procesy szczegółowo opisują kroki niezbędne do osiągnięcia celu biznesowego .

Wyobraź to sobie: siedzisz z działem HR, wymieniając wszystkie kroki związane z wdrażaniem nowych pracowników do Twojej firmy, aby stworzyć płynne, spójne środowisko dla nowych pracowników.

To jest przykład mapowania procesu.

Co to jest przepływ pracy?

Z drugiej strony przepływy pracy to bardziej szczegółowa, praktyczna seria zadań, które wdrażasz w celu ulepszenia określonych etapów procesu. Workflow definiujemy jako:

Określona sekwencja czynności wykonywanych w celu wykonania szeregu zadań.

Zasadniczo przepływy pracy są tym, co tworzysz i wdrażasz, aby usprawnić swoje procesy .

Wracając do przykładu onboardingu pracownika, przepływ pracy w tym procesie może wiązać się z przygotowaniem i wysłaniem umów, które musi podpisać nowy pracownik.

Jakie są różnice między procesem a przepływem pracy?

Istnieją trzy kluczowe różnice, które mogą pomóc odróżnić proces od przepływu pracy. To są:

  • Procesy są na wysokim poziomie, podczas gdy przepływy pracy są na poziomie mikro
  • Przepływy pracy potrzebują procesu, aby istnieć. Procesy niekoniecznie potrzebują przepływu pracy, aby zaistnieć
  • Procesy naturalnie zachodzą w organizacji, podczas gdy przepływy pracy wymagają proaktywnego planowania

Załóżmy, że jesteś właścicielem małej firmy, która sprzedaje ręcznie robioną biżuterię i chce usprawnić działalność. Aby to zrobić, robisz to w dwóch krokach.

Krok 1: Mapowanie procesów

Aby zrozumieć, jak działa Twoja firma i poprawić jej wydajność, postanawiasz zapisać każdy krok związany z wprowadzeniem produktu na rynek.

Robisz to, aby określić, gdzie firma może się poprawić, i lepiej przydzielać zadania swoim pracownikom.

Innymi słowy, piszesz procesy biznesowe. Nie trzeba dodawać, że posiadanie jasnego obrazu procesów pomaga w zrozumieniu firmy na wysokim poziomie – i to właśnie sprawia, że procesy są tak ważne.

schemat blokowy procesów biznesowych Źródło obrazu: Lucidchart

W naszym przykładzie z ręcznie robioną biżuterią możesz mapować coś takiego jak proces obsługi klienta, który może obejmować:

  • Otrzymuj prośbę o obsługę klienta
  • Powiadom dostępnego przedstawiciela obsługi klienta
  • Wyślij odpowiedź lub prośbę o więcej informacji
  • Kontynuacja z ankietą satysfakcji

Jest to powtarzalny proces, który zapewni strukturę Twojemu zespołowi, jednocześnie realizując jasny cel organizacji: Zapewnienie szybkiego i dokładnego wsparcia klientom.

Salesforce-proces-obsługi-klienta Źródło obrazu: ScienceSoft

Krok 2: Wdrażanie przepływów pracy

Teraz, gdy masz jasny przegląd procesów, nadszedł czas, aby ulepszyć je za pomocą przepływów pracy.

Przepływy pracy podzielą każdy krok na bardziej szczegółowe zadania i konkretne działania. Wracając do naszego przykładu sklepu jubilerskiego i procesu obsługi klienta, powiązane przepływy pracy mogą obejmować:

  • Wysyłanie klientom linku do sekcji często zadawanych pytań (FAQ) i zapraszanie ich do otwarcia zgłoszenia lub skontaktowania się z pomocą techniczną na żywo, jeśli nadal mają problem
  • Identyfikowanie, którzy przedstawiciele obsługi klienta są dostępni i powiadamianie ich o oczekującym kliencie
  • Gdy klient czeka, automatyczne wysyłanie wiadomości „Dziękuję za oczekiwanie”, aby zapewnić satysfakcję i zyskać na czasie

Są to przykłady przepływu pracy mające na celu usprawnienie procesu obsługi klienta za pomocą konkretnych, wykonalnych kroków.

microtool-business-process-workflow Źródło obrazu: MicroTOOL

Być może zauważyłeś również, że podane przykłady są w większości powtarzalne i zasobochłonne, co czyni je doskonałymi kandydatami do automatyzacji.

Różnice między automatyzacją przepływu pracy a automatyzacją procesów biznesowych

Temat automatyzacji często pojawia się, gdy mówimy o przepływach pracy i procesach. Jednak nie służy to tym samym celom obu.

Dzięki automatyzacji procesów biznesowych chcesz ulepszyć całe obszary swojej firmy i zwiększyć ich wydajność . Oznacza to pracę nad automatyzacją dużych projektów z udziałem wielu osób: obsługa klienta, księgowość, zasoby ludzkie i tak dalej.

W międzyczasie możesz wykorzystać automatyzację przepływu pracy, aby dany proces przebiegał płynniej i wydajniej . W naszym przykładzie obsługi klienta może to być tak proste, jak skonfigurowanie automatycznych odpowiedzi na e-maile otrzymane poza godzinami pracy.

Świetnym sposobem na zobrazowanie różnicy między zautomatyzowanymi przepływami pracy i procesami jest myślenie w kategoriach zadań i kontekstu:

  1. Automatyzacja zadań : Pociąga za sobą automatyzację pojedynczego elementu pracy. Na przykład zbieranie danych z formularza cyfrowego.

  2. Automatyzacja przepływu pracy : to miejsce, w którym więcej niż jedno zadanie zostaje zautomatyzowane w kontekście procesu. Na przykład zbieranie danych z formularza i wysyłanie ich do arkusza kalkulacyjnego w celu dalszej analizy.

  3. Automatyzacja procesów : Pociąga to za sobą automatyzację wielu zadań i przepływów pracy w celu osiągnięcia celu organizacyjnego. Na przykład zbieranie danych z formularza, wysyłanie ich do arkusza kalkulacyjnego, tworzenie zadania do wykonania i terminu dla pracownika, który musi zareagować na te informacje.

Większość firm zaczyna od automatyzacji dyskretnych zadań i przepływów pracy, otwierając drogę do automatyzacji procesów, ponieważ ich system wewnętrzny staje się bardziej holistyczny.

Jeśli chodzi o powody, dla których warto to zrobić – korzyści z automatyzacji są dobrze udokumentowane, od zwiększonej produktywności po efektywność kosztową.

Jeśli jesteś ciekawy i chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji przepływu pracy, ten blog jest doskonałym miejscem do nauki i inspiracji. Od prowadzenia całej firmy po wdrażanie hacków zwiększających produktywność małych firm , przekonasz się, że zawsze istnieje proces i przepływ pracy do zautomatyzowania!

Wniosek

To była krótka przejażdżka, ale teraz znasz różnicę między przepływem pracy a procesem.

Mamy nadzieję, że te informacje zainspirują Cię do nowego spojrzenia na swoją firmę i zobaczenia, w jaki sposób automatyzacja przepływu pracy może poprawić produktywność, wydajność i marże.

Nie trzeba dodawać, że nadal będziesz napotykał niewłaściwe użycie tych słów w różnych miejscach, ale nie musisz się tym martwić. Dopóki rozumiesz kontekst i jasno się komunikujesz, szansa na pomyłkę zostanie znacznie zmniejszona.

Miłej automatyzacji!