12 sztuczek zwiększających produktywność, aby podnieść poziom Twojej małej [ale zajętej] firmy

Podczas prowadzenia małej firmy może się wydawać, że nie dzieje się tak szybko, jak byś tego chciał. Trudno jest wiedzieć, od czego zacząć i gdzie wdrożyć zmiany, aby zwiększyć produktywność w całej firmie.

Na szczęście istnieje sposób, aby osiągnąć więcej mniejszym kosztem.

Naszą pasją jest zwiększanie możliwości małych firm dzięki automatyzacji. Dlatego przygotowaliśmy listę 12 sposobów na zwiększenie produktywności bez zatrudniania nowych pracowników.

Listę podzieliliśmy na trzy kategorie porad dotyczących wydajności, przeznaczone specjalnie dla małych i średnich firm:

  • Produktywność biznesowa , dla ogólnej strategii i wydajności w całej firmie
  • Produktywność osobista , aby każdy współpracownik rozważył wdrożenie
  • Produktywność zespołu , dla wysiłków grupowych i celów nastawionych na wyniki

Weźmy się za to!

Jak zwiększyć produktywność biznesu dzięki automatyzacji

Zatrudnij i zatrzymaj najlepszych pracowników

Z ograniczonym personelem HR na pokładzie, małe firmy muszą skoncentrować się na optymalizacji procesów rekrutacyjnych bez uszczerbku dla jakości. Można to zrobić, automatyzując niektóre kroki za pomocą formularzy online, takich jak:

  • Wstępna kontrola: Wyeliminowanie kandydatów z pytaniami kwalifikacyjnymi
  • Pierwszy kontakt: pytanie potencjalnych pracowników o ich doświadczenie
  • Zbieranie informacji: Żądanie dokumentów urzędowych

Narzędzia do tworzenia formularzy, takie jak Cognito Forms , Survey Anyplace of Typeform, mogą być wykorzystane do wykonania niektórych prac pomocniczych i wstępnego wyboru najbardziej wartościowych kandydatów do pracy.

Włączenie tych formularzy do strategii automatyzacji pozwoli Ci pójść dalej.

W jaki sposób? Na przykład po zebraniu odpowiedzi będziesz mógł je automatycznie sortować na podstawie zestawu filtrów. Aby to osiągnąć, możesz polegać na poniższym szablonie.

Oczywiście zatrudnianie to dopiero początek. Kolejnym wyzwaniem będzie przyśpieszenie nowych pracowników, o czym pisaliśmy w naszym poście na blogu dotyczącym najlepszych praktyk w zakresie skutecznej zdalnej automatyzacji onboardingu .

Włączaj światła, nawet gdy Twój zespół śpi

Zatrudnienie kogoś do pracy w innych strefach czasowych poza godzinami pracy Twojego personelu może nie być opcją. Na szczęście automatyzacja może pomóc i upewnić się, że każde żądanie zostanie rozpatrzone lub przynajmniej potwierdzone.

Na przykład możesz skonfigurować automatyczne wiadomości na Facebooku, aby odpowiadać na wiadomości poza godzinami pracy. Możesz również skonfigurować swój adres e-mail pomocy technicznej, aby poinformować klientów, że ich prośba została odebrana i że Twój zespół pomocy technicznej odpowie na nie w godzinach pracy.

konfigurowanie-automatycznych-odpowiedzi za pomocą-facebook Źródło obrazu: katalog testowy

Ktoś jeszcze rano będzie musiał odpowiedzieć na pytania, ale klienci będą pewni, że ich prośba nie popadła w próżnię, co zdarza się częściej niż myślisz .

Uzyskaj wgląd w media społecznościowe bez spędzania godzin na osi czasu

Nikt nie lubi ręcznie wyszukiwać słów kluczowych online w celu znalezienia informacji o konkurentach. Jest to czasochłonne, nudne i nietrwałe: w końcu przestaniesz to robić i stracisz kluczowe informacje.

Jest na to prostszy sposób, na przykład za pomocą narzędzi takich jak Mention lub Mediatoolkit do śledzenia odpowiednich słów kluczowych w mediach społecznościowych.

wzmianka-media-społecznościowe-słuchanie Źródło obrazu: wzmianka

Możesz również użyć platformy automatyzacji, takiej jak Integromat, do monitorowania wzmianek o marce na Reddit lub skonfigurować powiadomienia za każdym razem, gdy konkurencja zostanie wymieniona na określonej stronie internetowej.

Zaangażuj swój zespół w podjęcie decyzji, którą automatyzację wdrożyć

Aby automatyzacja działała w każdej firmie, ważne jest, aby każdy pracownik był na pokładzie i czuł się włączony w proces. Aby to zrobić, dlaczego nie wdrożyć kwartalnego audytu procesów, które mogłyby skorzystać na automatyzacji z całym zespołem?

To świetny sposób na zaangażowanie wszystkich i zebranie cennych informacji na temat obszarów, w których można zwiększyć produktywność dzięki automatyzacji.

Zapoznaj się z naszym poprzednim postem o tym, jak zdefiniować strategię automatyzacji , i przejrzyj nasz blog, aby znaleźć pomysły na to, co małe zespoły mogą zautomatyzować w miejscu pracy .

Jak zwiększyć osobistą produktywność dzięki automatyzacji

Automatyczne blokowanie rozpraszania uwagi

Niektórzy mogą mieć trudności ze skupieniem się na pracy z pokusą obejrzenia filmu z kotem na Youtube za jednym kliknięciem.

Podczas gdy przeglądanie stron internetowych niezwiązanych z pracą może być konieczne do niektórych zadań (na przykład wyszukiwania tematu na Reddicie), blokowanie rozpraszania za pomocą narzędzi takich jak Cold Turkey lub StayFocused może być świetnym sposobem na zachowanie pełnej koncentracji.

Nie jest to dobre rozwiązanie dla wszystkich, ale warto z nim poeksperymentować, o ile uważasz na to, co blokujesz i na jak długo. Nie chciałbyś zostać zablokowany w YouTube na dłużej niż kilka godzin, prawda?

To tylko jeden z wielu sposobów kreatywnego promowania produktywności za pomocą aplikacji, ponieważ istnieją setki. Po prostu wybierz jeden i używaj go właściwie !

Przełącz się z bezużytecznych powiadomień na celowe

W ruchliwym środowisku małych i średnich firm sytuacja może stać się gorączkowa, a zadania cały czas pozostają w tyle. Te karteczki samoprzylepne na twoim biurku po prostu nie będą już go ciąć, gdy będzie ich 50 walczących o twoją uwagę.

Prawdopodobnie korzystasz wewnętrznie z aplikacji do komunikacji (jeśli nie, zajmij się tym od razu ).

Jedną z największych zalet narzędzi takich jak Slack lub Microsoft Teams jest możliwość integracji z innymi narzędziami, zarówno natywnie, jak i za pomocą platformy takiej jak Integromat. Dzięki temu możesz ustawić alerty i powiadomienia dotyczące praktycznie wszystkiego, o czym chcesz otrzymywać przypomnienia:

  • Zadania do wykonania na dzisiaj
  • Spotkania, w których należy uczestniczyć
  • Przychodzące żądania klientów
  • Rozpoczęcie nowych pracowników
  • Zbliżają się terminy

Ustawienie niestandardowych powiadomień pozwala przychodzić do Ciebie ważnych informacji, zamiast tracić czas na ich szukanie.

slackbot-przypomnienie-przykład Źródło obrazu: Slack

Pozbądź się bałaganu w e-mailach

Codziennie czytamy dziesiątki maili, z których większość nie jest dla nas istotna (patrzę na Was, ludzi, którzy za każdym razem śledzą całą firmę).

Jest to nie tylko główny kruszec czasu, ale może również przerwać pasma produktywności, odwracając nas od tego, nad czym faktycznie pracujemy.

Może się to wydawać oczywiste, ale zorganizowanie skrzynki odbiorczej e-mail tak, aby działała dla Ciebie, jest niezbędne:

  • Porządkowanie folderów i etykiet
  • Tworzenie reguł i filtrów
  • Rezygnacja z subskrypcji bezużytecznych łańcuchów e-mail

Wszyscy kochamy biuletyny, ale sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli. Czy kiedykolwiek otworzyłeś cotygodniowy e-mail na temat niejasnego tematu, który naprawdę interesowałeś przez 3 tygodnie dwa lata temu? Jeśli nie otwierałeś e-maila od X w ciągu ostatnich kilku miesięcy, czas się go pozbyć.

Narzędzia takie jak Unsubscriber mogą pomóc Ci z nich zrezygnować, a Integromat może zapewnić, że nie przegapisz ważnych wiadomości e-mail.

Usprawnij zarządzanie czasem, śledząc swoją pracę

Jak często zastanawiałeś się, gdzie minął twój dzień, zanim się skończył? Gdy zadania nawarstwiają się, a dni wypełniają się pilnymi sprawami, łatwo jest się rozproszyć i nic nie zrobić.

Korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Toggl lub Harvest, to świetny sposób na odzyskanie kontroli nad swoim dniem. Strategia śledzenia czasu jest dwojaka:

Najpierw planowanie. Jak myślisz, ile czasu poświęcasz na każde zadanie i jakiej ilości pracy oczekujesz w określonym czasie?

Potem przychodzi ocena. Śledzenie czasu pozwala uzyskać jasny, uczciwy obraz tego, ile czasu poświęcasz na każdą część swojej pracy. Porównanie Twoich oczekiwań z Twoją rzeczywistą wydajnością może być trudną do przełknięcia pigułką, ale jest to świetny sposób na ulepszenie i skoncentrowane na danych podejście do Twojej pracy.

toggl-dashboard-interfejs-zrzut ekranu Źródło obrazu: Toggl

4 sposoby, w jakie automatyzacja może zwiększyć produktywność małych zespołów

Motywuj swój zespół i skup się na wynikach

W małym zespole utrzymanie zaangażowania każdego pracownika w kluczowe wskaźniki ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że wszyscy są wyrównani.

Ale kto zbierze te kluczowe wskaźniki wydajności, zamieni je w ładne pulpity nawigacyjne i udostępni je wszystkim? W małej firmie prawda jest taka, że prawdopodobnie nikt nie ma czasu.

Na szczęście narzędzia takie jak Databox lub Mixpanel mogą automatycznie generować świetnie wyglądające pulpity nawigacyjne, aby Twój zespół był na bieżąco z wydajnością. Mogą być jednak nieco drogie.

Jeśli jesteś ograniczony do gotówki lub nie chcesz spędzać zbyt dużo czasu na tworzeniu ładnych pulpitów nawigacyjnych, skonfigurowanie tygodniowego raportu wysyłanego z Twojego CRM to kolejny, prosty sposób, aby wszyscy byli na bieżąco.

pipedrive-wykres-raport-przykład Źródło obrazu: Pipedrive

Ustaw swoje kalendarze jako publiczne, aby wszyscy mogli je zobaczyć

Czy nie nienawidzisz chodzić tam i z powrotem po spotkaniach, próbując dowiedzieć się, która godzina najlepiej pasuje? Wszyscy to robią, ale ta praktyka nadal ma miejsce w 2021 roku, mimo że kilka prostych sztuczek może rozwiązać problem.

W przypadku użytkowników Google Workplace może to być tak proste, jak wewnętrzne upublicznienie Kalendarza Google. Dzięki temu wszyscy w firmie będą mogli sprawdzić dostępność swoich współpracowników i umówić się na spotkania w najbardziej odpowiednim czasie dla wszystkich zaangażowanych osób. Jest też sprawa o przejrzystości wewnętrznej, ale to jest dyskusja na inny czas.

Jeśli chodzi o spotkania z klientami, możesz nie mieć ochoty na udostępnianie pełnego kalendarza. Narzędzia takie jak Calendly pozwolą Ci udostępnić publiczny link klientom i zewnętrznym interesariuszom, prezentując Twoją dostępność i pozwalając im zarezerwować termin w dogodnym dla nich czasie.

kalendarz-rezerwacja-przykladowa-strona Źródło obrazu: Hubspot

Przestań marnować czas na spotkania

Kontynuując bezpośrednio poprzedni krok, porozmawiajmy więcej o spotkaniach i produktywności.

Niezależnie od tego, czy mówimy o małych i średnich firmach, czy o dużych przedsiębiorstwach, jedna niezmienna pozostaje prawdziwa: spotkania są jedną z najbardziej czasochłonnych czynności w pracy. Twój czas jest cenny, podobnie jak czas Twoich pracowników, a bezużytecznych spotkań należy unikać za wszelką cenę.

Nie jest to tak przełomowe, jak mogłoby się wydawać, ponieważ wiele odnoszących sukcesy firm już wdrożyło środki mające na celu ograniczenie spotkań: Elon Musk słynie z zachęcania współpracowników do wychodzenia ze spotkań, jeśli nie wnoszą one żadnej wartości, podczas gdy Amazon promuje podejście oparte na notatkach dla większej wydajności .

Nie mówimy o całkowitym zakazie spotkań, ale zachęcanie do produktywnej kultury w pracy wiąże się z dbaniem o czas wszystkich i zachęcaniem do skutecznej komunikacji.

Wypróbuj to zabawne narzędzie lub spójrz na następujące drzewo decyzyjne przed podjęciem decyzji o zorganizowaniu spotkania:

harvard-business-review-meeting-decision-tree Źródło obrazu: Harvard Business Review

A jeśli skończysz na spotkaniu, pamiętaj, aby to zrobić!

Dokumentuj wszystko

Właściciele małych i średnich firm są bardzo zaangażowani w codzienną działalność swoich firm. Często jest to konieczność na wczesnym etapie i świetny sposób na zbudowanie zespołu i kultury wokół centralnej postaci.

Z czasem jednak założyciele mogą stać się również pojedynczym punktem awarii, przechowując wszystkie informacje i stając się potencjalnym zobowiązaniem.

Aby uniknąć tej klasycznej pułapki dla małych firm, ważne jest, aby zebrać obszerną dokumentację wewnętrzną, którą współpracownicy mogą przeglądać w dowolnym momencie, bez pytania kogokolwiek. Stanie się to coraz ważniejsze w miarę rozwoju firmy, aby skutecznie wdrażać nowych pracowników .

Tworzenie wewnętrznej bazy wiedzy można wykonać za pomocą dedykowanych narzędzi, takich jak atSpoke , lub za darmo z Dyskiem Google . Można to następnie zautomatyzować, na przykład integrując SlackBota, pobierając odpowiedzi bezpośrednio z bazy wiedzy.

atspoke-slack-bot Źródło obrazu: atSpoke

Wniosek

Dzięki tym 12 wskazówkom masz teraz wszystko, czego potrzebujesz, aby natychmiast zwiększyć wydajność w swojej firmie.

Dla małych i średnich firm automatyzacja to świetna okazja, by osiągnąć więcej, w krótszym czasie, przy mniejszych zasobach, a tym samym konkurować z większymi firmami na równych zasadach.

Pisaliśmy wcześniej o tym, jak automatyzacja może zwiększyć produktywność i zachęcamy do rozważenia automatyzacji jako sposobu na zwiększenie produktywności i wzmocnienie zespołu!