9 prostych sposobów na zautomatyzowanie zdalnego onboardingu już dziś

W tym złotym wieku pracy zdalnej nie wszystko jest światłem księżyca i różami. Wśród wielu wyzwań, przed którymi stoją firmy, zdalne dołączanie wystaje jak bolesny kciuk.

I zrozumiałe! Przejście z regionalnej lub krajowej puli talentów na globalną to wydarzenie bez precedensu. Nikt nie chce przegapić świeżego talentu, gdziekolwiek by on nie był.

Ale zanim zaczniesz robić skoki, postawmy jedną stopę przed drugą.

W tym artykule omówimy procesy związane ze zdalnym onboardingiem i pokażemy, dlaczego ich automatyzacja ma sens.

Regularne wdrażanie a zdalne wdrażanie: jaka jest różnica?

Pomyśl o tradycyjnym pierwszym dniu w nowej pracy. Niektóre z czynności, które tradycyjnie mają miejsce na tym etapie, obejmują zwiedzanie biura, spotkanie z zespołem, ustawienie się przy nowym biurku i zaplanowanie pierwszej partii zadań.

Większość z nich jest osiągalna również dla pracowników zdalnych, choć w inny sposób. Wycieczki piesze stają się wycieczkami wirtualnymi. Spotkania odbywają się przez telefon lub rozmowy wideo. Pierwsze zadania są szczegółowe i zaplanowane w narzędziu zwiększającym produktywność.

Prawdopodobnie napotkasz również więcej różnic, takich jak:

  • Uprzejmie strefy czasowe
  • Nieoczekiwane przerwy
  • Bardziej zniuansowane różnice kulturowe

Te zmiany środowiskowe mogą prowadzić do pewnego tarcia. Firmy i nowi pracownicy znajdą się w nowym scenariuszu charakteryzującym się:

  • Większy potencjał nieporozumień i nieporozumień
  • Brak „organicznej” komunikacji między kolegami a zespołami
  • Trudności w przekazywaniu niektórych aspektów kultury firmy
  • Większe poleganie na technologii
  • Zwiększona potrzeba umiejętności miękkich i proaktywnej komunikacji
  • Potrzebujesz dokładniejszej dokumentacji i innych zasobów cyfrowych

W rezultacie tradycyjne przepływy pracy związane z wdrażaniem będą wymagały dopracowania. I tutaj może pomóc automatyzacja.

Korzyści z automatyzacji procesu zdalnego onboardingu

Zarówno firmy, jak i pracownicy mogą skorzystać na automatyzacji zdalnego procesu onboardingu. Celem tego jest poprawa każdego aspektu doświadczenia dla wszystkich zaangażowanych stron.

W przypadku firm zautomatyzowane dołączanie ułatwia działania asynchronicznym zespołom w różnych strefach czasowych, ogranicza błędy w gromadzeniu danych i pracy papierkowej oraz oszczędza czas i pieniądze.

Pracownikom zapewnia mniej stresujący okres dostosowawczy, krótszy czas wdrażania i spersonalizowane doświadczenie, w którym nie marnuje się ani czas, ani zasoby.

Aby zobrazować, jak może wyglądać zautomatyzowane zdalne wdrażanie pracowników, przyjrzyjmy się teraz konkretnym przykładom.

9 kroków zdalnego wdrażania, które możesz zautomatyzować

Nic nie przebije zorganizowanego, jasno określonego przepływu pracy przy wdrażaniu nowych pracowników.

Chociaż ten rodzaj standaryzacji jest częściej spotykany w większych firmach, nie ma powodu, aby jakakolwiek firma go miała.

Ostatecznie rozbicie procesu wdrażania na kroki, które można podjąć, gwarantuje wydajność, przejrzystość i odpowiedzialność.

Mając to na uwadze, pokażemy Ci 9-etapowy proces onboardingu i jak zautomatyzować każdy z jego kroków.

Od przygotowania dokumentów do przypisania pierwszych zadań, jesteśmy pewni, że poniższa lista doda wartości w procesie wdrażania.

Przyjrzyjmy się temu.

1. Usuń papierkową robotę z drogi

Pierwszą poważną przeszkodą, której nie można uniknąć podczas onboardingu, jest cała papierkowa robota. Od umów o pracę po formularze podatkowe i ubezpieczenie zdrowotne, ilość dokumentów, które obejmuje proces onboardingu, może wydawać się zniechęcająca.

Na szczęście jest to świetny przypadek do automatyzacji. Proces ten można łatwo zdigitalizować, w wyniku czego jest mniej błędów.

Podczas podpisywania dokumentów Integromat może podpowiedzieć rozwiązanie do podpisu elektronicznego w celu wzbogacenia arkusza kalkulacyjnego. Ten przykład automatyzacji pozwala menedżerom HR na natychmiastowe upewnienie się, które dokumenty zostały ukończone, a które oczekują.

2. Przyspiesz zbieranie danych osobowych nowego pracownika

Ręczne zbieranie danych jest bardzo skąpe i podatne na błędy, a automatyczne wprowadzanie danych może pomóc w usprawnieniu procesu.

Aby zautomatyzować ten proces, działy HR mogą stworzyć ankietę dotyczącą danych osobowych, którą każdy nowy pracownik może wypełnić podczas onboardingu.

W przypadku części ankiety możesz użyć rozwiązań do tworzenia formularzy, takich jak JotForm, Cognito Forms i Survey Anyplace.

Integromat można następnie skonfigurować tak, aby wysyłał odpowiedzi z formularzy do arkusza kalkulacyjnego, dokumentu lub narzędzia produktywności do późniejszej oceny.

3. Automatycznie informuj swój zespół o nowych pracownikach

Śledzenie każdego nowego pracownika jest szczególnie trudne dla firm, które:

  1. szybko rosną
  2. Mieć wysoki wskaźnik rotacji pracowników (pomyśl Walmart lub Amazon)
  3. Oba powyższe

Upewnienie się, że zespoły i menedżerowie są świadomi tego, kto zostaje zatrudniony, jest trudne. Ostatnią rzeczą, jakiej byś chciał, jest zapomnienie o nowym pracowniku pierwszego dnia, co jest jeszcze bardziej prawdopodobne, gdy wszyscy pracują zdalnie.

Prosty zautomatyzowany scenariusz może pomóc złagodzić ten problem, powiadamiając członków zespołu za każdym razem, gdy ktoś dołącza do firmy.

4. Daj dostęp do stosu technologicznego

Tworzenie kont i udostępnianie kluczy dostępu nowym pracownikom może szybko zamienić się w znaczne zaangażowanie czasowe. Czy na pewno chcesz ręcznie udostępniać nazwy użytkowników i hasła za każdym razem, gdy do zespołu dołącza ktoś nowy? A co gorsza, przechowywać je wszystkie w publicznym arkuszu kalkulacyjnym?

Integromat może pomóc, automatycznie tworząc profile użytkowników i konta, zanim atrament na umowie wyschnie, i to bez żadnego wysiłku z Twojej strony.

5. Twórz linie komunikacji

Spontaniczna small talk działa magicznie w fizycznym miejscu pracy, ale trudno ją naśladować zdalnie.

W dobie pracy zdalnej musisz pracować z tym, co masz: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet i tak dalej.

Większość narzędzi komunikacyjnych, takich jak Slack, pozwala konfigurować boty i z góry określone działania na podstawie wyzwalaczy. Ale jak HR może to wykorzystać?

Opcją jest ustawienie automatycznej wiadomości powitalnej, aby przedstawić nowych pracowników członkom zespołu i kluczowym interesariuszom. W wiadomości możesz zawrzeć wszystkie powtarzające się informacje, dzięki czemu nie musisz w kółko wpisywać tych samych słów.

Na szczęście jest to łatwe do wykonania za pomocą poniższego szablonu Integromat – prostego bota powitalnego, którym możesz zarządzać z Airtable.

6. Wyślij materiały do czytania

Oprowadzanie pracowników wymaga dostarczenia materiałów do czytania. W tym wierszu zrzucenie podręcznika na (wirtualne) biurko nowego pracownika może być kuszącym sposobem podejścia do szkolenia pracowników, ale może okazać się stratą czasu.

Tutaj narzędzie bazy wiedzy jest twoim przyjacielem do rozpowszechniania informacji w sposób przyjazny dla użytkownika. Jest to również świetny sposób na uniknięcie powtarzających się odpowiedzi na te same pytania.

Narzędzia do automatyzacji, takie jak atSpoke, mogą dodać warstwę do tej bazy wiedzy, umożliwiając nowym pracownikom zadawanie pytań bezpośrednio na Slacku i udzielanie odpowiedzi pochodzących z bazy wiedzy.

asspoke-slack-baza-wiedzy Źródło obrazu: atSpoke

7. Czas spotkania: Przedstaw interesariuszy

Podczas gdy zdalne ustawienie nie pozwoli na przysłowiowy pierwszy lunch z zespołem, współpracownicy nadal muszą spotykać się wirtualnie i poznawać się nawzajem.

Na szczęście jest to łatwe dzięki narzędziom do wideokonferencji, ale nadal musisz zarządzać uciążliwymi zadaniami, takimi jak ustalanie porządku obrad, planowanie spotkania, zapraszanie wszystkich i wysyłanie przypomnień.

Narzędzia takie jak Calendly ułatwiają proces organizowania i zapamiętywania spotkań, synchronizując widoki kalendarza i wysyłając przypomnienia.

Jednak ludzie nadal mogą zapomnieć, a dodanie kolejnego automatycznego powiadomienia jest czasami konieczne. Lepiej dmuchać na zimne!

8. Zacznij od prawej stopy z jasnymi celami

Onboarding pracowników ma głęboki wpływ na wydajność, samopoczucie i satysfakcję nowych pracowników w przyszłości.

Niezależnie od metodologii używanej do śledzenia wydajności (takiej jak OKR i KPI), ustalenie jasnych celów pomoże nowym pracownikom odnieść sukces.

Wyznaczanie celów nie jest czymś, co chciałbyś zautomatyzować, ponieważ wymaga komunikacji i jest ciągłym tematem. Niemniej jednak automatyzacja może wskoczyć i pomóc utrzymać te cele na pierwszym planie.

Korzystanie z Integromatu z narzędziem takim jak Databox lub Mixpanel umożliwia automatyczne wprowadzanie danych do pulpitów nawigacyjnych i ustawianie terminowych przypomnień dla interesariuszy.

Databox-kpi-dashboard-zrzut ekranu Źródło obrazu: skrzynka danych

9. Zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnych (i pozostawaj na bieżąco)

Jak wspomnieliśmy, zdalny onboarding pracowników obejmuje krzywą uczenia się dla zespołów HR i rekrutacji.

Są szanse, że Twoi pierwsi zdalni pracownicy ucierpią najgorzej, ale w miarę upływu czasu powinieneś być w stanie poprawić i zapewnić lepsze wrażenia.

Można to osiągnąć poprzez ciągłe zbieranie informacji zwrotnych i aktywne stosowanie wniosków, które z nich wyciągasz.

Świetnym sposobem, aby być na bieżąco, jest przechowywanie go w scentralizowanym miejscu, w którym można szybko uzyskać dostęp do wszystkich informacji i otrzymywać powiadomienia, gdy nadejdzie nowa odpowiedź.

Na szczęście można to łatwo osiągnąć dzięki zautomatyzowanemu scenariuszowi. Aby mieć pewność, że nigdy nie przegapisz formularza zwrotnego, skonfiguruj powiadomienie na preferowanej platformie komunikacyjnej.

Super łatwe i zawsze wygodne.

Wniosek

Automatyzacja onboardingu pracowników w środowisku zdalnym polega na empatii i umiejętności postawienia się na miejscu drugiej osoby.

Nowi pracownicy docenią płynne wrażenia z wdrożenia i będą czerpać z tego korzyści, aby rozpocząć pracę z pełną mocą.

Po stronie firmy pytanie, gdzie automatyzacja ma sens, jest pierwszym krokiem w kierunku usprawnienia powiązanych procesów.

Ponadto, nie zapominajmy: Basen kandydatów prostu dużo większe. Czy nie byłoby wspaniale mieć więcej czasu i zasobów, aby w zadowalający sposób zaangażować więcej osób?

Jeśli tak uważasz, to czas spróbować czegoś nowego.

Miłej automatyzacji!