Jak Scentia oszczędza 10 godzin tygodniowo dzięki automatyzacji onboardingu klienta

Edukacja nie kończy się po wyjściu z lokalu z deską do zapraw murarskich. Ścieżka uczenia się jest kontynuowana, gdy wchodzisz na rynek pracy lub gdy podejmujesz decyzję o założeniu własnej firmy.

Kilka lat po rozpoczęciu kariery możesz poczuć swędzenie, aby wznowić formalną edukację i rzucić sobie wyzwanie akademickie.

Doktorat jest nadal pożądany w wielu dziedzinach i zawodach. Pokazuje prestiż i może działać jak katalizator kariery.

Znalezienie odpowiedniego programu to pierwsza przeszkoda do pokonania. Wiele programów wymaga od studentów uczęszczania na obowiązkowe wykłady. Może to stanowić wyzwanie dla osób prowadzących życie rodzinne i pracę na pełen etat.

Ponadto dr hab. Programy są notorycznie trudne do zdobycia. Nierzadko setki kandydatów polują na zaledwie kilkanaście dostępnych miejsc.

Znając stawkę, kandydaci, którzy poważnie podchodzą do doktoratu, muszą wyjść poza granice.

Aby to osiągnąć, nic nie przebije spełnienia minimalnych wymagań i zbudowania solidnej aplikacji, która zwiększa szanse na dotarcie do wybranej grupy.

W tym miejscu firma Scentia z siedzibą w Hamburgu wypełnia lukę.

O Scentii

Scentia pomaga pracującym profesjonalistom, którzy chcą rozwijać swoją karierę poprzez doktorat, znaleźć odpowiednią uczelnię partnerską dla swojego doktoratu.

Klienci otrzymują wsparcie w całym procesie pisania i publikowania swojej pracy doktorskiej, od burzy mózgów do etapu obrony akademickiej.

Ponadto Scentia zdejmuje z rąk wszystkie sprawy administracyjne związane z procedurą, dzięki czemu studenci mogą w pełni skoncentrować się na doktoracie.

W tym studium przypadku zbadamy, w jaki sposób agencja automatyzacji Wemakefuture pomogła Scentii usprawnić i ulepszyć procesy, które podtrzymują ich działalność.

Wąskie gardło

Najdłuższym procesem biznesowym Scentii jest aplikowanie o klientów i dopasowywanie ich do odpowiednich europejskich uniwersytetów, dla których spełniają doktorat. wymagania.

Pełny proces składa się z kilku zadań i etapów, w tym:

  • Bliska komunikacja z wnioskodawcą
  • Zbieranie dużej ilości dokumentów podczas procesu kontaktu i aplikacji (takich jak akty urodzenia, świadectwa ukończenia studiów, transkrypcje akademickie, referencje, listy polecające)

Ten proces onboardingu klienta od pierwszego kontaktu do akceptacji kandydata do doktoratu. program może potrwać wiele tygodni, jeśli nie miesięcy.

Przed automatyzacją

Proces wstępnej automatyzacji Scentia składał się z trzech kluczowych elementów:

  • Formularz kontaktowy na stronie internetowej firmy WordPress
  • Pipedrive jako system zarządzania relacjami z klientami (CRM)
  • I cała komunikacja e-mailowa za pośrednictwem Office365

Za każdym razem, gdy potencjalny klient kontaktował się ze Scentią za pośrednictwem formularza kontaktowego, na skrzynkę Outlooka wysyłany był e-mail. Następnie pracownik Scentii dodał tę osobę jako nowego leada w Pipedrive i odpowiednio odpowiedział na wiadomość e-mail.

Gdy potencjalny klient wykazywał poważne zainteresowanie usługami Scentii, wszelkie nowe informacje i aktualizacje statusu musiały być ręcznie przeniesione do Pipedrive przez pracownika Scentii. Za każdym razem trzeba było prosić klientów o przesłanie dokumentów.

Kiedy potencjalni klienci lub klienci wysyłali swoje dokumenty do Scentii, pracownicy Scentii musieli ręcznie zweryfikować każdy dokument, a następnie przesłać go do Pipedrive. Jeśli dokumenty nadawały się do doktoratu, były łączone, przygotowywane i wysyłane do europejskich uniwersytetów partnerskich Scentii.

Chociaż ten proces może wydawać się dość prosty, był pełen nieefektywności. Dwa główne problemy to:

  • Utracony czas: Ręczna aktualizacja danych klientów w Pipedrive zajęła dużo czasu. Za każdym razem, gdy Scentia otrzymywała nowy e-mail od klienta, konieczna była zmiana lub sprawdzenie jego statusu lub danych w Pipedrive.
  • Dostępność danych klientów w czasie rzeczywistym: Różni pracownicy Scentia mogą kontaktować się z klientami. Oznacza to, że dane w Pipedrive muszą być zawsze aktualne.

Brak aktualizacji danych klienta może prowadzić do nadmiaru informacji lub, co gorsza, braku ważnego dokumentu. Błędy te mogą łatwo przełożyć się na utratę sfrustrowanego klienta po pierwszym kontakcie.

Krótko mówiąc, cała komunikacja z klientem i zbieranie niezbędnych dokumentów odbywały się ręcznie.

To ciągłe powtarzanie zabierało dużo czasu i sprawiało, że proces był podatny na błędy.

Było jasne, że potrzebne są ustandaryzowane procesy, aby zebrać wszystkie niezbędne dokumenty i wysłać je na uczelnie.

W jaki sposób Wemakefuture zabezpieczyło proces onboardingu klientów na przyszłość dzięki Integromat

Aby rozwiązać utrzymujące się problemy w swoich procesach, Scentia zwróciła się do Wemakefuture , pierwszej niemieckiej agencji automatyzacji.

zrzut-strony-wemakefuture

Celem było stworzenie kompleksowego, zautomatyzowanego przepływu pracy. Aby tak się stało, Scentia musiała polegać na aplikacjach w chmurze, z których korzysta na co dzień, a rozwiązaniem integracyjnym jest Integromat.

Zobaczmy, jak im się to udało.

1. Wpisy w formularzu routingu

Pierwszym krokiem było przechwycenie wpisów z formularza kontaktowego na stronie WordPress firmy Scentia.

Aby dać Ci żywy przykład tego, jak można to zrobić: Integromat posiada moduł „ Obserwuj nowe przesyłanie formularzy ” dla formularza kontaktowego 7, który jest uruchamiany za każdym razem, gdy przesyłany jest nowy formularz.

Następnie przesłane dane wejściowe do formularza można przesłać do dowolnej aplikacji za pośrednictwem Integromatu.

W przypadku Scentii przesłanie nowego formularza uruchamia następujące działania:

  • Wyślij e-mail do pracownika odpowiedzialnego za kontakt z potencjalnym klientem
  • Wyślij webhooka, który przechowuje informacje o kliencie w bazie danych Airtable

Ponieważ stały kontakt Scentii z potencjalnymi klientami i klientami odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail, program Outlook został również zintegrowany ze zautomatyzowanym przepływem pracy.

Po pierwszym kontakcie osoby, z którymi się kontaktujesz, otrzymują dalsze dalsze działania i cenne informacje we właściwym, wcześniej ustalonym czasie.

2. Automatyczne tagowanie leadów

Obecne narzędzie CRM firmy Scentia , Pipedrive , zostało również zintegrowane z przepływem pracy automatyzacji. Klienci otrzymywaliby różne statusy klientów w Pipedrive.

Ułatwia to śledzenie każdego kandydata, a także kroków, które należy podjąć. Zapewnia również, że żaden kontakt nie zostanie pozostawiony.

Po automatyzacji

Myśląc o procesach, ważne jest, aby pamiętać o następujących kwestiach: Nawet jeśli długotrwały proces jest tolerowany jako status quo, nadal może stanowić ogromny odwrót dla klientów.

Zbyt duży kłopot może odstraszyć klienta, nawet jeśli istnieje prawdziwe zainteresowanie Twoimi usługami.

Wdrażanie klientów, zarządzanie jakością, podróże klientów — to wszystko jest częścią bliskiej, udanej relacji z klientem. Do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej potrzebne są metody wybiegające w przyszłość.

Dzięki zautomatyzowaniu onboardingu klientów łatwiej jest identyfikować potencjalnych klientów i nimi zarządzać. Rozwiązaniem dla Scentii i wielu innych firm, które posiadają kompleksowe procesy onboardingowe, jest automatyzacja .

Chodzi o wydajność, ale także o tworzenie unikalnych podróży klientów i spersonalizowanych doświadczeń onboardingowych bez zwiększania kosztów administracyjnych.

zautomatyzowany przepływ-włączania-klienta

Automatyzacja onboardingu: wyniki

Po zautomatyzowaniu procesu wdrażania Scentia czerpie korzyści.

Od tego czasu zwiększył się zasięg klientów, a firmie udało się skrócić czas pracy o około 10 godzin tygodniowo.

Zaoszczędzony czas jest inwestowany z powrotem w zoptymalizowane konsultacje z klientami, a także w testowanie nowych metod docierania do klientów. Oba te czynniki pozytywnie wpływają na rozwój firmy.

Co więcej, „modułowa” struktura Integromatu umożliwia dodawanie lub usuwanie aplikacji z przepływów pracy w dowolnym momencie, bez konieczności dostosowywania całego procesu.

Otwiera to możliwości dalszej automatyzacji i indywidualnego dostosowania do istniejących procesów.

Scentia korzystała już z aplikacji takich jak Pipedrive i Outlook. Włączenie ich do zautomatyzowanych przepływów pracy zapewniło płynne przejście do automatyzacji. Nie było potrzeby wdrażania całego nowego stosu technologicznego ani nawet wdrażania programów szkoleniowych dla zespołu.

W rezultacie żadna ze stron nie czuje się przytłoczona kłopotami administracyjnymi. Błędy zostały zminimalizowane, ponieważ dane są przekazywane między systemami automatycznie.

Co najważniejsze, pracownicy Scentia mogą teraz skupić się na prowadzeniu klientów przez przeszkody związane z uzyskaniem doktoratu. zamiast na papierkowej robocie.