Jak Integromat pomógł Verb.co zmienić 2-godzinne zadanie w 5-minutowe?

W przypadku szybko rozwijających się firm nawet najdrobniejsze szczegóły procesu mogą się sumować, aby wywrzeć wpływ.

Jasne, nie zawsze łatwo jest dostrzec potencjalne zyski. Proces, który zajmuje kilka godzin, może wydawać się całkowicie akceptowalny, gdy trzeba to robić tylko raz w tygodniu.

Jednak, gdy codziennie przechodzisz przez ten proces, aby sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu, ta dwugodzinna procedura staje się stratą czasu. Tego rodzaju sytuacja związana z zajętą pracą jest również jednym z najwcześniejszych znaków, że potrzebujesz automatyzacji przepływu pracy .

Wykorzystanie automatyzacji do udoskonalania procesów biznesowych pomaga w rozwoju, zapewniając zespołom więcej czasu i możliwości. I tak, przez większość czasu logika stojąca za automatyzacją jest taka prosta.

Nawet najmniejsze firmy mogą skalować swoje procesy dzięki automatyzacji i skrócić czas poświęcany na powtarzalne, nie opłacalne zadania.

W tym studium przypadku pokażemy, jak jedna automatyzacja pomogła firmie Verb — szybko rozwijającej się firmie zajmującej się fitnessem i wellness — odzyskać kilka godzin tygodniowo.

O czasowniku

Czasownik to usługa coachingu fitness i odnowy biologicznej oparta na SMS-ach, która zapewnia indywidualne instrukcje za pośrednictwem aplikacji. Aplikacja zachęca użytkowników do określania swoich celów i codziennej refleksji nad swoimi postępami i zmaganiami.

strona główna-czasownika-aplikacji

Dodatkowo użytkownicy Verb mogą znaleźć trenerów za pośrednictwem aplikacji i zapisać się na dodatkowe szkolenia na dedykowanej stronie trenera.

Ten ostatni proces stanowił wyzwanie dla czasownika.

Tworzenie tych stron ręcznie dla każdego trenera było możliwe, gdy firma dopiero zaczynała. Ale gdy zaczęli zatrudniać więcej trenerów, proces ten zaczął pochłaniać znaczną ilość czasu każdego tygodnia.

Doprowadziło to do zasadniczego pytania: czy proces tworzenia stron internetowych można zautomatyzować? Przyjrzyjmy się, co zrobił zespół Verb.

Spersonalizowane wellness: tworzenie unikalnej strony dla każdego trenera czasowników

Regularne aktualizowanie CMS witryny może być kłopotliwe w każdych okolicznościach.

Gdy zadanie obejmuje tworzenie produktów Stripe i koordynację z nowym członkiem zespołu przy każdej aktualizacji, może to stać się krytyczną przeszkodą w rozwoju firmy.

To jest problem, przed którym stanął czasownik.

Ponieważ każdy trener ma swój własny zestaw umiejętności, Verb musi stworzyć stronę profilu dla każdego z nich i pokazać ich unikalne kwalifikacje i usługi. Standardowa strona trenera zawiera:

  • Biografia trenera
  • Oferowane usługi
  • Integracja płatności poprzez Stripe, która pozwala użytkownikom rezerwować i płacić za sesje coachingowe

trenerzy-czasowników-aplikacji

Przed uruchomieniem automatyzacji konieczne było wykonanie szeregu ręcznych czynności, aby utworzyć i przesłać strony. One były:

  1. Członek zespołu Verb kontaktował się z trenerami przez e-mail, dopóki nie zebrano całego tekstu i danych dla strony for
  2. Wszystkie informacje zostały następnie skopiowane i wklejone do ogromnego „matki” Google Doc zawierającego dane dla każdego trenera
  3. Tekst został sprawdzony pod kątem błędów
  4. Informacje zostały następnie skopiowane z Google Doc do Webflow CMS
  5. Powstały produkty Stripe związane z usługami trenera
  6. Opublikowano stronę profilową trenera

Verb poświęcał około dwóch godzin tygodniowo na zbieranie informacji i publikowanie stron trenerów.

Jako rozwijająca się firma wiedzieli, że ilość czasu, jaką poświęcają na ten proces, będzie się tylko zwiększać. Oczywiście potrzebowali rozwiązania, które byłoby szybsze, bardziej skalowalne i mniej podatne na błędy.

Mając to na uwadze, firma Verb skontaktowała się z XRay — certyfikowanym partnerem firmy Integromat — w celu opracowania prostszego i bardziej skalowalnego procesu tworzenia stron i produktów Stripe .

Automatyczne tworzenie stron internetowych? Integracje z niestandardowym paskiem? To są rzeczy, w których Integromat zawsze może pomóc.

O XRay

XRay to firma konsultingowa zajmująca się automatyzacją, która specjalizuje się w budowaniu automatyzacji bez kodu i o niskim kodzie, aby zaoszczędzić czas dla ludzi.

Firma oferuje różnorodne członkostwa i pakiety automatyzacji, aby pomóc firmom dowolnej wielkości zbudować zautomatyzowaną infrastrukturę.

xray-tech-integromat

Ich misją jest zaoszczędzenie ponad 1 miliarda godzin ludzkiej pracy poprzez wyeliminowanie zadań robotycznych z ich przepływów pracy.

Po dokładnym przeanalizowaniu istniejącego przepływu pracy Verb, XRay zaprojektował i wdrożył automatyzację Integromat, aby uprościć proces i przyspieszyć działanie.

Przyjrzyjmy się temu.

Tworzenie stron internetowych i produktów Stripe za pomocą prostego formularza

Po przyjrzeniu się problemowi i zaangażowanym narzędziom, XRay zbudował automatyzację Integromat do kompilacji treści i publikowania stron.

Wymagało to szeregu zmian, które pozwoliły skrócić czas poświęcony na zadanie o 90% .

Pierwszym aspektem, który uległ zmianie, była metoda zbierania danych.

Zamiast prosić o każde dane przez wymianę e-maili, Verb rozpoczyna teraz proces, wysyłając prostą ankietę Typeform do nowych trenerów.

Ankieta prosi każdego trenera o wszystkie wymagane informacje i przechowuje odpowiedzi w bazie danych Airtable .

Gdy w bazie danych pojawi się nowy wpis, scenariusz Integromat automatycznie generuje produkty Stripe i stronę Webflow wraz z referencjami, tagami i nie tylko.

automatyczne-budowanie-stron-internetowych

Integromat wysyła również automatyczne powiadomienia do odpowiednich interesariuszy, dzięki czemu każdy może szybko potwierdzić, że wszystko na stronie jest poprawne.

Automatyzacja Verb Integromat wykorzystuje operacyjną bazę danych w Airtable do tworzenia, odczytu i edycji danych. Baza danych zawiera również dziennik aktywności, który aktualizuje się przy każdym uruchomieniu automatyzacji.

Zespół Verb i technicy XRay mogą łatwo sprawdzić dziennik aktywności, aby upewnić się, że automatyzacja działa zgodnie z przeznaczeniem, lub usunąć wszelkie błędy, gdy się pojawią.

Wynik mówi sam za siebie: Verb spędza teraz tylko około pięciu minut tygodniowo na tworzeniu nowych stron internetowych dla swoich trenerów. Eliminując ryzyko błędu ludzkiego podczas kopiowania i wklejania, automatyzacja zapewnia również bardziej niezawodne wydruki.

czasownik-automatyczny przepływ pracy

Verb skorzystał z ponad 7,5 godziny czasu zaoszczędzonego podczas pierwszego miesiąca użytkowania automatyzacji i zaoszczędzi tylko więcej czasu, gdy firma się skaluje.

„Verb szybko się rozwija, a automatyzacja XRay Integromat ratuje życie. Tworzenie stron dla wszystkich naszych trenerów jest teraz o wiele szybsze i nie musimy tracić czasu na grzebanie w Webflow lub Stripe. Wszystko dzieje się po prostu za pomocą jednej ankiety”.

– Vincent Miceli, dyrektor generalny Verb

Wniosek

Automatyzacja to nie tylko narzędzie dla przedsiębiorstw; jest to istotny zasób dla każdego przedsiębiorcy lub właściciela małej firmy, który chce zwiększyć skalę swojej firmy.

Odnajdując powtarzalne zadania w przepływach pracy, każdy może znaleźć możliwości bardziej znaczącej pracy i skoncentrować się na budowaniu bardziej udanej firmy.

Miłej automatyzacji!