Jak zautomatyzować wdrażanie pracowników w kilka minut dzięki Integromatowi

Onboarding pracowników to kluczowy proces, którym większość firm musi zarządzać regularnie.

Podobnie jak w przypadku większości procesów biznesowych, nie jest on pozbawiony wyzwań. Mogą one wpływać na wydajność nowych pracowników, a także na efektywność całego procesu.

Najpierw skupmy się na problemach, z którymi mogą się spotkać nowi pracownicy.

Dołączenie do firmy jest zawsze ekscytujące, ale może też być nieco przytłaczające. Poza wprowadzeniem w nowe środowisko, nowi pracownicy otrzymują wiele informacji, które muszą zostać przetworzone w krótkim czasie.

Po stronie firmy źle zorganizowany proces onboardingu może również mieć niepożądane konsekwencje. Na przykład może wpłynąć na początkowe wrażenie , które będzie odzwierciedlone w pracy pracownika.

Aby rozwiązać te i inne problemy, nic nie przebije zautomatyzowanego procesu wdrażania.

W tym artykule pokażemy, jak zautomatyzować wdrażanie pracowników. Zanim jednak do tego dojdziemy, przyjrzyjmy się podstawom zautomatyzowanych przepływów pracy HR.

Podstawy automatyzacji wdrażania HR

Aby usprawnić proces wdrażania, zespoły HR zwykle tworzą i wdrażają przepływy pracy.

Obejmuje to szereg zadań i procesów specyficznych dla wdrażania, takich jak:

  • Tworzenie rekordu w bazie danych firmy dla każdego nowego pracownika
  • Wysyłanie formularzy do nowych pracowników, aby mogli podać swoje dane osobowe
  • Ręczne wpisywanie odpowiedzi z formularza w bazie danych HR
  • Napisanie umowy i przesłanie jej do podpisu
  • Wysyłanie e-maili z dokumentami lub linkami do ważnych zasobów, takich jak struktura firmy
  • Planowanie spotkań w celu zapoznania się lub wyznaczenia współpracownika

Czy te zadania można zautomatyzować? Odpowiedź brzmi: tak, w całości lub częściowo.

Jeśli przyjrzysz się uważnie, zauważysz, że kroki w procesie wdrażania Twojej firmy mają zwykle powtarzalny charakter.

To dobry znak, ponieważ powtarzalne procesy są zwykle łatwiejsze do zautomatyzowania.

Co najważniejsze, automatyzacja zapewni Twoim procesom wdrażania spójność i skalowalność.

Przyjrzyjmy się teraz, jak zautomatyzować wdrażanie pracowników przy użyciu prostych, codziennych narzędzi.

Automatyzacja zadań związanych z wdrażaniem pracowników

Podobnie jak w przypadku innych procesów biznesowych, onboarding obejmuje transfer danych między działem HR a nowym pracownikiem.

Dlatego automatyzacja wszystkich podprocesów będzie wymagać „warstwy interakcji” z bazą danych Twojej firmy.

W tym przykładzie użyjemy Airtable jako naszej bazy danych. Jest to popularna i elastyczna aplikacja, dzięki czemu idealnie nadaje się do tego przypadku.

Uwaga: będziesz potrzebować konta Integromat do tworzenia poniższych integracji. Jeśli jeszcze go nie masz, zarejestruj się bezpłatnie.

Konfigurowanie bazy danych Airtable

Zanim zautomatyzujemy, skonfigurujemy bazę danych HR w Airtable. Baza danych będzie zawierała rekordy wszystkich naszych pracowników.

Poniżej znajduje się przykładowa podstawa Airtable. Zawiera podstawowy zestaw pól danych i przykładowy zestaw danych dla wyimaginowanej firmy.

Możesz skopiować tę bazę na swoje konto Airtable, odwiedzając ten link .

widok na pracownika-na-antenie-alt

W tej bazie danych mamy pole o nazwie „ Onboarding Stage ” z czterema różnymi opcjami do wyboru. Każdy z nich wskazuje status każdego nowego pracownika.

To pole będzie działać jako wyzwalacz dla wszystkich naszych automatyzacji wdrażania .

onboarding-stage-airtable-alt

Teraz, gdy mamy już bazę danych i kilka pól wyzwalających do pracy, zautomatyzujmy niektóre zadania wdrożeniowe z Integromatem.

1. Utwórz rekord pracownika i zbierz informacje

Pierwszą rzeczą, którą musimy osiągnąć, jest utworzenie nowego rekordu dla nowego pracownika w naszej bazie danych. Każdy rekord będzie zawierał wszystkie wymagane dane osobowe pracownika.

Wszystko to możemy osiągnąć za pomocą jednej prostej automatyzacji.

Najpierw musimy znaleźć sposób na zebranie danych od pracownika. Najprostszym sposobem osiągnięcia tego jest użycie formularza cyfrowego.

Po raz kolejny masz wiele opcji, jeśli chodzi o wybór aplikacji do tworzenia formularzy. W tym przykładzie użyjemy Typeform, jednego z najpopularniejszych w tej chwili.

Aby kontynuować, możesz zarejestrować bezpłatne konto Typeform.

Następnie musisz utworzyć formularz zawierający pola na wszystkie dane, które chcesz zebrać od nowego pracownika.

W naszym przypadku wygląda to tak:

onboarding-with-airtable-alt

Następnym krokiem jest stworzenie nowego scenariusza Integromat, który będzie używał modułu Typeform> Watch Responses jako wyzwalacza.

Ten moduł pobierze wszystkie nowe odpowiedzi przesłane za pośrednictwem formularza.

typeform-on-integromat-alt

Ponieważ jest to pierwszy krok w procesie onboardingu, zautomatyzujemy tworzenie rekordu dla nowego pracownika w bazie danych.

Aby to zrobić, musimy załączyć stół Airtable> Utwórz moduł nagrywania.

airtable-typeform-on-integromat-alt

I to wszystko!

Nowi pracownicy wypełnią formularz, a gdy to zrobią, Integromat:

  • Wykrywa nowe zgłoszenia
  • Utwórz nowy rekord w bazie HR Airtable zawierający wszystkie odpowiedzi z formularza

Poniżej możesz zobaczyć scenariusz w akcji:

automatyzacja-procesów-onboardingu-airtable-type -form-integromat-alt

2. Podpisanie umów

Teraz, gdy rekord pracownika znajduje się w naszej bazie danych, uruchomimy różne automatyzacje w zależności od statusu „Onboarding Stage”.

Pierwsza opcja w tym polu to „Podpisz umowę”. Jak widać, celem jest podpisanie umowy przez nowego pracownika.

Aby to osiągnąć, musimy stworzyć zautomatyzowany przepływ pracy, który:

  • Generuje niestandardową umowę z informacjami w rekordzie Airtable nowego pracownika
  • Wysyła umowę do podpisania

Aby stworzyć umowę, zwrócimy się do popularnej aplikacji Eversign , która spełnia to zadanie.

Eversign ułatwia stworzenie szablonu umowy zawierającego pola, które może wypełnić Integromat.

Aby skonfigurować ten scenariusz, zaczniemy od wybrania modułu Airtable> Watch Records .

Ten moduł zrobi za nas dwie rzeczy:

  • Monitoruj wszystkie rekordy w bazie Airtable HR
  • Pobierz te, które mają „Etap wprowadzający” ustawiony na „Podpisz umowę”

airtable-module-on-integromat-alt

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie kontraktu. Aby to zrobić, użyjemy modułu Eversign> Użyj szablonu .

Ten moduł pozwoli Ci:

  • Wybierz szablon umowy
  • Przypisz dynamiczne pola danych z rekordu Airtable, aby wygenerować kontrakt
  • Wyślij umowę do pracownika

airtable-eversign-on-integromat-alt

Poniżej możesz zobaczyć ten scenariusz w akcji:

airtable-eversign-in-action-on-integromat-alt

3. Udostępnianie informacji i dokumentów nowym pracownikom

Poniższa automatyzacja wyśle wiadomość e-mail z linkami do dokumentów i zasobów do nowych pracowników.

Jest to przydatne, aby przedstawić pracownika firmie, zespołowi i dostarczyć wszelkiego rodzaju użytecznych informacji.

Podobnie jak w przypadku poprzedniej automatyzacji, scenariusz ten rozpocznie się od modułu Airtable> Watch records .

Moduł pobierze rekordy Airtable tylko z polem „Etap wprowadzający” ustawionym na „Informacje o firmie”.

Następnie wygeneruje i wyśle niestandardową wiadomość e-mail do pracownika za pomocą modułu E-mail> Wyślij wiadomość e-mail .

Oto jak wygląda scenariusz po wykonaniu:

scenariusz-w-akcji-email-connect-with-airtable-alt

Możesz zobaczyć, jak nazwisko pracownika jest automatycznie dodawane do pierwszego wiersza wiadomości e-mail.

Chociaż dotyczy to konkretnego HR, pokazuje również, jak Integromat może być używany do automatycznego tworzenia wiadomości e-mail z niestandardowymi danymi pobieranymi z innych aplikacji.

4. Organizowanie spotkań wprowadzających pracowników

Ta automatyzacja zapewni status „Spotkania wprowadzające” przepływu pracy.

Celem jest przypisanie współpracownika wprowadzającego do nowego pracownika, a następnie wygenerowanie dla niego spotkania Zoom.

Dzięki tej automatyzacji nowi pracownicy otrzymają wiadomość e-mail zawierającą:

  • Informacje o towarzyszu na pokładzie
  • Link do spotkania Zoom, aby spotkać się ze znajomym wprowadzającym

Przed skonfigurowaniem tej automatyzacji będziesz musiał utworzyć pole w swojej bazie danych, które będzie używane do ustawienia znajomego wprowadzającego.

Podobnie jak w przypadku poprzedniej automatyzacji, scenariusz rozpocznie się od modułu Airtable> Watch records .

Ten moduł pobierze rekordy Airtable tylko wtedy, gdy „Onboarding Stage” jest ustawione na „Onboarding Meetings”.

Dane z pobranego rekordu zostaną następnie przesłane do modułu Zoom> Utwórz spotkanie . Następnie Integromat utworzy spotkanie i wygeneruje link dołączający do nowego pracownika.

Mając wszystkie te nowe dane w scenariuszu, Integromat utworzy również i wyśle wiadomość e-mail do nowego pracownika za pomocą modułu E-mail> Wyślij wiadomość e-mail .

Oto scenariusz w akcji:

airtable-zoom-email-in-action-with-integromat-alt

5. Przydziel zadanie nowemu pracownikowi

W tej automatyzacji przydzielimy nowe zadanie nowemu pracownikowi na Twojej platformie zarządzania projektami.

Oprócz ułatwienia procesu wdrażania pomoże to pracownikowi przyzwyczaić się do Twojego obecnego stosu oprogramowania.

W tym przykładzie używamy ClickUp, popularnego narzędzia do zarządzania projektami / zadaniami.

W Airtable Base utworzono nową opcję „Onboarding Stage”, aby uruchomić automatyzację. Nazywa się „Przypisz zadania”.

Ten scenariusz zaczyna się również od modułu Airtable> Watch Records. Moduł pobierze rekordy za każdym razem, gdy stan „Etap wdrażania” zostanie ustawiony na „Przydziel zadania”.

Gdy to nastąpi, Integromat utworzy zadanie ClickUp i przydzieli je pracownikowi. W naszym przypadku zadanie nazywa się „Przedstaw się swojemu zespołowi :)”.

Pamiętaj, że możesz utworzyć więcej zadań, dołączając kolejne moduły ClickUp> Utwórz zadanie jedno po drugim.

Oto scenariusz w akcji:

6. Wyślij wiadomość powitalną

Kolejnym ważnym zadaniem w każdym procesie wdrażania jest wprowadzenie nowego pracownika do całego zespołu.

Popularnym sposobem na to jest wysłanie wiadomości powitalnej na platformie czatu biznesowego.

Często jest to formalność, ale też dobra okazja do zainicjowania rozmów i lepszego poznania się.

W tym przykładzie używamy Slacka jako naszej platformy komunikacji biznesowej.

Stół Airtable został zaktualizowany i zawiera opcję „Wiadomość powitalna” w polu „Etap wprowadzający”.

Po raz kolejny scenariusz opiera się na module Airtable> Watch Records , który pobiera nowe rekordy z bazy za każdym razem, gdy „Etap wprowadzający” jest ustawiony na „Wiadomość powitalna”.

Dane rekordu Airtable są następnie przekazywane do modułu Slack> Create a Message . Tutaj Integromat automatycznie tworzy wiadomość powitalną zawierającą:

  • Pełne imię i nazwisko nowego pracownika
  • Dział, w którym będą pracować

Oto scenariusz w akcji:

Wniosek

Widzieliśmy, jak powtarzalne i czasochłonne procesy związane z wdrożeniem mogą zostać całkowicie zautomatyzowane dzięki Integromatowi.

Pamiętaj, że dopiero zarysowujemy powierzchnię automatyzacji onboardingu opartej na Integromat.

Są szanse, że jeśli masz wdrożony przepływ pracy, można go w pełni lub częściowo zautomatyzować.

Niezależnie od tego, czy chcesz skalować proces, czy też ułatwić pracę zespołowi HR, automatyzacja wdrażania pomoże Ci to osiągnąć.

Miłej automatyzacji!